Auditplanung
Verwendung
Mit Hilfe der Auditplanung legt der verantwortliche Auditplaner einen (Mehr-)Jahresauditplan für seinen Bereich an oder kopiert den Auditplan des Vorjahres. Es gibt immer nur einen aktuellen Auditplan, aus dem alle Terminverschiebungen sowie der Erledigungsgrad der einzelnen Audits ersichtlich sind.
Integration
· An der Auditplanung sind folgende Rollen beteiligt: Verantwortlicher, Genehmigender, Leadauditor. Diese Rollen werden durch Geschäftspartner, die im Systems vorhanden sind, wahrgenommen.
· In die Auditplanung ist eine grafische Terminplanung (MS Project) integriert.
· Änderungen an Auditplänen werden in Änderungsbelegen dokumentiert.
Voraussetzungen
Die an der Auditplanung beteiligten Geschäftspartner und Rollen müssen im System angelegt sein.
Aktivitäten
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1. Zur Erstellung eines (Mehr-)Jahresauditplans kopiert der Auditplaner den Auditplan vom Vorjahr oder legt einen neuen Jahresauditplan an. Dabei kann er den Auditplan in Unterauditpläne gliedern.
Jedem Auditplan können Dokumente zugeordnet werden.
2. Für jedes Audit legt er den geplanten Zeitrahmen, den Ort, den auditierten Bereich, den Leadauditor und die beteiligten Personen fest.
3. Der Genehmigende (z.B. die Geschäftsführung) genehmigt den Jahresauditplan.
4. Der Auditplaner gibt den Jahresauditplan frei. Dadurch wird diese Version des Auditplans "eingefroren", d.h. sie kann nicht mehr geändert werden.
5. Der Leadauditor legt aus dem Auditplan heraus seine Audits an.
Audits, die nach Freigabe des Auditplans angelegt wurden (ungeplante Audits) sind gekennzeichnet.
Jedem Audit können Dokumente zugeordnet werden.
6. Bei Terminverschiebungen informiert der Leadauditor den Auditplaner von der Verzögerung des geplanten Audits.
7. Der Auditplaner hält diese Terminverschiebungen im aktuellen Auditplan fest.
Terminverschiebungen von geplanten Audits, die im MS Project vorgenommen wurden, werden automatisch im Auditplan fortgeschrieben.
8. Der Leadauditor oder der Auditplaner legt für das Audit eine Fragenliste an oder ordnet dem Audit eine bestehende Fragenliste zu, ändert ggf. die Fragen, vergibt zu neuen Fragen eine mögliche Bewertung und sichert die aktuelle Fragenliste.
9. Der Leadauditor informiert die am Audit beteiligten Personen.
optionale Aktivitäten
· Der Auditplaner legt eine Checkliste für die Auditdurchführung für die Auditoren an.
· Der Auditplaner legt einen aktuellen Fragebogen für die Auditdurchführung an.
Siehe auch