Gestionnaire de la planification 

Définition

Le Gestionnaire de la planification est une transaction de saisie qui permet de créer et de traiter des plans de déplacement. Dans un plan de déplacement, il vous permet de saisir les données générales (date, destination, motif, etc.) d’un déplacement professionnel. Vous pouvez également vérifier la disponibilité des prestations de déplacement (vols, chambres d’hôtel, véhicules de location, etc.) et réserver directement en ligne les offres disponibles.

Utilisation

Vous pouvez utiliser le Gestionnaire de la planification pour gérer efficacement les plans de déplacement et effectuer systématiquement les réservations en ligne. Vous pouvez ainsi tirer parti de toutes les fonctionnalités du Gestionnaire de la planification :

·        Contrôler la disponibilité des vols, des chambres d’hôtel, des véhicules de location et des déplacements en train

·        Demander les combinaisons de vols les plus avantageuses pour l’ensemble du déplacement

·        Réserver en ligne des vols, des chambres d’hôtel et des véhicules de location

·        Si vous voulez apporter des modifications à un déplacement planifié, vous pouvez annuler les prestations réservées et effectuer de nouvelles réservations.

·        Si l’agence de voyages apporte des modifications, le système transfère automatiquement ces données dans le système de gestion des déplacements professionnels.

Utilisation du Gestionnaire de la planification

Le Gestionnaire de la planification vous permet de naviguer de l’écran de synthèse, qui contient les données générales du déplacement ainsi que le statut de tous les plans de déplacement déjà créés, vers les différentes fonctions de saisie. L’écran initial propose les fonctions suivantes :

Création d’un plan de déplacement
Création d’un plan de déplacement à l’aide d’un modèle	Vous pouvez créer de nouveaux plans de déplacement sur la base de modèles de déplacements existants à l’aide de la fonction QuickPlan.
Modification d’un plan de déplacement
Affichage d’un plan de déplacement
Copie d’un plan de déplacement	Vous pouvez copier un plan de déplacement existant pour un matricule identique ou différent.
Approbation d’un plan de déplacement	Si vous ne devez pas en vérifier les détails, vous pouvez approuver un déplacement directement dans la synthèse. Si vous appelez le déplacement à traiter, vous pouvez contrôler les prestations de déplacement avant d’approuver le déplacement.
Annulation d’un plan de déplacement	Si vous avez déjà réservé les prestations d’un plan de déplacement, vous devez annuler le plan de déplacement avant de pouvoir le supprimer. Vous pouvez également annuler des prestations de déplacement individuelles.
Suppression d’un plan de déplacement	Si vous n’avez pas encore réservé de prestations de déplacement ou si vous avez annulé des prestations de déplacement qui ont été réservées, vous pouvez supprimer tout le plan de déplacement du système. Au cours du processus, le système supprime également le calcul des frais de déplacement de ce plan de déplacement ( ® même numéro de déplacement). Vous pouvez également supprimer des prestations de déplacement individuelles.
Gestion des données de base	Sélectionnez Environnement ® Données de base du personnel ® Gérer.
Appel du centre d’informations :  avec l’info-bulle Centre d’informations : Contact, cours, tarifs… (MAJ + F11)	Dans le centre d’informations, vous pouvez exécuter des conversions de devise à l’aide des valeurs du jour, vous renseigner sur les frais forfaitaires par pays de déplacement et afficher l’affectation de la personne en déplacement.

 

Lorsque vous avez ouvert un plan de déplacement et saisi les données générales du déplacement, vous pouvez sélectionner les prestations de déplacement nécessaires (vol, hôtel, véhicule de location, déplacement en train) à l’aide des boutons de commande. Une boîte de dialogue vous permet de demander si et quand les prestations de déplacement seront disponibles, et les réserver en ligne.

Transfert de données dans les Frais de déplacement

Le système crée automatiquement le calcul des frais de déplacements professionnels correspondant au plan de déplacement créé. Lorsque vous réservez une prestation de déplacement en ligne dans le système de réservation et que vous sauvegardez le plan de déplacement, le système crée un justificatif pour la prestation de déplacement dans les Frais de déplacement.

Le justificatif d’une prestation de déplacement réservée n’est créé qu’une seule fois. Après toute annulation ou nouvelle réservation, vous devez mettre à jour le justificatif dans les Frais de déplacement manuellement.

Vous pouvez appeler les Frais de déplacement depuis le Gestionnaire de la planification, via Environnement ® Imputation ® Gestionnaire des frais de déplacement. Les plans de déplacement et les justificatifs de frais de déplacement correspondants portent le même numéro de déplacement.

 

Voir aussi :

Sélection de prestations de déplacement

Réservation de prestations de déplacement

Demande de billets d’avion

Saisie inter-processus dans le Gestionnaire des déplacements