Création d’un plan de déplacement à l’aide de QuickPlan (Gestionnaire de la planification) 

Utilisation

Dans le Gestionnaire de la planification, vous pouvez utiliser des modèles de déplacement prédéfinis (QuickPlan) pour accélérer le processus de planification et d’enregistrement des déplacements récurrents.

Les modèles de déplacement contiennent (tout comme les modèles de document Microsoft Office) les données de base d’un plan de déplacement telles qu’un vol aller et retour d’une destination fréquemment visitée.

Si vous créez un plan de déplacement sur la base d’un modèle de déplacement QuickPlan, il vous suffit de saisir la date du déplacement pour réserver immédiatement le déplacement.

En règle générale, nous vous recommandons de créer des modèles pour les déplacements fréquents d’une même personne (déplacements hebdomadaires chez un client, par exemple) ou pour les déplacements effectués par plusieurs personnes (déplacements dans le cadre d’une foire commerciale, par exemple).

Les modèles de déplacement sont généralement créés par des utilisateurs experts disposant de l’autorisation requise.

Vous pouvez configurer des modèles de déplacement sur base d’un profil de déplacement de manière à ce que le salarié affecté à un profil spécifique ne visualise que les QuickPlans qui s’y appliquent.

Fonctionnalités

·        Vous pouvez créer un plan de déplacement sur la base d’un modèle de déplacement défini dans le système R/3.

·        Vous pouvez créer un modèle de déplacement à utiliser pour des déplacements ultérieurs sur la base d’un plan déjà créé et réservé. Notez que pour cela vous avez besoin d’une autorisation spéciale (voir ci dessous).

Activités

Fonction	Activités
Création d’un plan de déplacement à l’aide d’un modèle de déplacement	Dans le menu SAP, sous Gestion comptable ® Comptabilité financière ® Gestion des déplacements professionnels ® Planification des déplacements, appelez le Gestionnaire de la planification. Cliquez sur  Créer via QuickPlan avec l’info-bulle Créer plan de déplacement via QuickPlan (F9). Dans la boîte de dialogue s’affiche, sélectionnez le modèle de déplacement de votre choix. Vous pouvez afficher les détails du modèle de déplacement sélectionné en cliquant sur  Détails avec l’info-bulle Détails pour QuickPlan (F2). Cliquez sur  Sélection (avec l’info-bulle Sélectionner QuickPlan) et sélectionnez le modèle de déplacement de votre choix. Pour enregistrer ce plan de déplacement, confirmez la boîte de dialogue qui apparaît. Saisissez les données requises.
Enregistrement d’un plan de déplacement comme modèle de déplacement dans le système	Dans le Gestionnaire de la planification, appelez un plan de déplacement valable. Cliquez sur  Sauvegarder comme QuickPlan. Saisissez les données requises.

 

Exemple

Plusieurs salariés se rendent régulièrement dans la division située près de Londres. Ce déplacement s’effectue toujours sur le même vol (même numéro de vol) et dans la même classe de réservation. Dans ce cas de figure, vous pouvez définir un modèle de déplacement contenant déjà ces spécifications.

Lors de leur prochain déplacement à Londres, ces personnes sélectionnent dans le Gestionnaire de la planification la fonction Créer via QuickPlan ainsi que le modèle de déplacement approprié et saisissent la date du jour du déplacement avant de confirmer le plan de déplacement pour la réservation. Le système exécute automatiquement les demandes de disponibilité sur la base de la règle de déplacement et présente un plan de déplacement pré-renseigné que la personne en déplacement peut modifier selon ses besoins ou accepter et réserver d’un simple clic.

Si une des prestations de déplacement définies dans le modèle de déplacement n’est pas disponible, le système copie la demande de vol dans le plan de déplacement avec le statut En cours. La personne en déplacement peut ensuite consulter la disponibilité du vol manuellement ; le système contrôle parallèlement le profil du déplacement.

Autorisation de création d’un modèle de déplacement

Pour affecter l’autorisation de créer des modèles de déplacement, utilisez la zone d’autorisation AUTHC de l’objet d’autorisation de planification des déplacements F_TRAVL.

La valeur « Q » de la zone d’autorisation AUTHC contrôle l’autorisation de création des modèles de déplacement.

Il n’est pas possible de contrôler cette autorisation à l’aide d’un QuickPlan avec des profils d’autorisation simples. Cette fonction est accessible à tout utilisateur autorisé à utiliser le Gestionnaire de la planification.

Pour plus d’informations sur la zone d’autorisation AUTHC, reportez-vous aux contrôles d’autorisation de la Planification des déplacements.