Ausführen eines Workitem als SAPforms-Formular (SAP-Bibliothek

Ausführen eines Workitem als SAPforms-Formular

Verwendung

Ein Schritt in einem Workflow kann durch eine SAPforms-Formularaufgabe definiert werden, so daß die Bearbeitung dieses Schrittes mit einem SAPforms-Formular erfolgen muß. Das Workitem wird zwar in der üblichen Weise im Workflow-Eingang des Benutzers im SAP-System angezeigt, die Ausführung des Workitem wird jedoch über ein zuvor erstelltes SAPforms-Formular, das sich als lokale Datei auf dem PC befindet, abgewickelt.

Voraussetzungen

Aufgabencontainer erweitern

Der Aufgabencontainer der SAPforms-Formularaufgabe muß um die Elemente erweitert werden, die auf dem Formular angezeigt bzw. bearbeitet werden sollen. Es sind nur Elemente mit Feldreferenz, nicht mit Objektreferenz zulässig.

Die neuen Containerelemente müssen als Import- und / oder Exportelement gekennzeichnet werden:

Sollen Daten über das Formular eingegeben werden, müssen die entsprechenden Elemente des Aufgabencontainers als Exportelemente deklariert werden. Diese Daten können dann vom Aufgabencontainer an den Workflow-Container übergeben werden.
Elemente, die als Importelemente deklariert werden, können sinnvollerweise nur angezeigt werden, da eine Änderung der Daten keine Auswirkung auf den Workflow-Container hätte.

SAPforms-Formular erstellen und mit dem SAPforms Designer bearbeiten

Nach dem Erstellen des SAPforms-Formulars muß es für die Kommunikation mit dem SAP-System vorbereitet werden. Hierzu dient der SAPforms Designer.

Funktionsumfang

Eine SAPforms-Formularaufgabe müssen Sie über eine Aktivität in eine Workflow-Definition einbinden. In den vorgelagerten Schritten müssen dabei die Informationen erzeugt werden, die dann auf dem SAPforms-Formular angezeigt und ggf. bearbeitet werden sollen.

Abhängig von der Ausgestaltung der Formularfunktion kann ein Benutzer im SAPforms-Formular Werte ändern. Bei der Ausführung des SAPforms-Formulars werden die geänderten Werte an das zugehörige Workitem im SAP-System übergeben. Dort wird folgendes ausgeführt:

Der Workitem-Container wird mit den Werten des geänderten SAPforms-Formulars gefüllt.
Das Workitem, zu dem das SAPforms-Formular erzeugt wurde, wird beendet.

In einem der nächsten Schritte des Workflow muß dann der geänderte Inhalt des Workflow-Containers ausgewertet werden.

Ausführen einer SAPforms-Formularaufgabe als Workitem im Workflow-Eingang

Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt Wenn zu einer SAPforms-Formularaufgabe ein Workitem erzeugt wird, sehen die Empfänger dieses Workitem in ihrem Workflow-Eingang im SAP-System.

Danach laufen folgende Schritte ab:

Führt ein Empfänger das Workitem aus, übergibt die SAPforms-Formularaufgabe eine R3F-Datei an den SAPforms Helper.

Das Formular wird gestartet.

Nach dem Ausfüllen und Abschicken des SAPforms-Formulars wird die veränderte R3F -Datei wieder an das SAP-System übergeben und füllt dort den Aufgabencontainer mit den veränderten Daten. Weitere Informationen zur Datenübergabe an das SAP-System finden Sie unter Starten von Workflows durch SAPforms-Formulare.

Ausführen einer SAPforms-Formularaufgabe als Internet-Mail in einem externen Mail-System

Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt

Zusätzlich zum erzeugten Workitem wird eine Internet-Mail an die Empfänger verschickt, die als Anlage die R3F-Datei die Daten aus dem Aufgabencontainer enthält.

Beim Öffnen der Anlage im externen Mail-System wird der SAPforms Helper gestartet und präsentiert dem Benutzer das SAPforms-Formular, das mit den Werten aus der R3F-Datei gefüllt ist.

Nach dem Ausfüllen und Abschicken des SAPforms-Formulars wird die veränderte R3F-Datei wieder an das SAP-System übergeben und füllt dort den Aufgabencontainer mit den veränderten Daten. Weitere Informationen zur Datenübergabe an das SAP-System finden Sie unter Starten von Workflows durch SAPforms-Formulare.

Von folgenden Voreinstellungen ist abhängig, ob diese Internet-Mails überhaupt erzeugt werden und welche der Empfänger sie empfangen:

Im Benutzerstamm muß für jeden Bearbeiter, der die Funktion nutzen möchte, das "Automatische Weiterleiten" an seine Internet-Adresse aktiviert sein.

Ein Report muß gestartet werden, der das System periodisch nach entsprechenden Workitems durchsucht und an die beim automatischen Weiterleiten gepflegte Internet-Adresse jeweils eine Mail für das Workitem schickt.

Weitere Informationen finden Sie unter SAPforms-Administration.