Szenario 2: Integration Personalwirtschaft (SAP-Bibliothek

Szenario 2: Integration Personalwirtschaft

Verwendung

Sie verwenden dieses Szenario

wenn es in Ihrer Organisation nicht notwendig ist, über den Einsatz der Komponente Stellenwirtschaft Personalobligo im Haushaltsmanagement aufzubauen, sondern lediglich die Aufwendungen aus der Lohn- und Gehaltsrechnung den einzelnen Verantwortungsbereichen (Finanzstellen) und ggf. Fonds, Funktionsbereich, Grant und Haushaltsprogramm im Haushaltsmanagement zugeordnet werden sollen
wenn die Stammdatenstruktur des Haushaltsmanagements nicht der Stammdatenstruktur im Controlling entspricht und daher bei der Abrechnungsbuchung die HHM-Kontierungen nicht vollständig aus den Zuordnungen von HHM-Kontierungselementen zu CO-Kontierungen abgeleitet werden können.

Wenn die Stammdatenstrukturen nicht übereinstimmen, könnten bspw. in Abhängigkeit von den vorgenommenen Zuordnungen bei der Überleitung der Daten nur die Finanzstellen aus den CO-Kontierungen (Kostenstelle, Innenauftrag, PSP-Element), jedoch nicht die Fonds abgeleitet werden.

wenn bei der Abrechnungsbuchung die HHM-Kontierungen nicht vollständig aus anderen Zuordnungen abgeleitet werden können. (Bspw. die Finanzpositionen aus den Sachkonten).

Um die HHM-Kontierungen korrekt in die Abrechnungsdaten übernehmen zu können, ist es in diesem Szenario daher notwendig, die HHM-Kontierungen in der Personalwirtschaft entweder in den Stammdaten der Planstelle oder der Organisationseinheit (Organsisationsmanagement) und/oder in den Stammdaten der Person zu hinterlegen.

Voraussetzungen

Informationen, welche prinzipiellen Voraussetzungen für die Fortschreibung der Personalaufwendungen in das Haushaltsmanagement erfüllt sein müssen, finden Sie unter Voraussetzungen für die Fortschreibung im Haushaltsmanagement.

Wenn Sie dieses Szenario einsetzen wollen, müssen weitere Voraussetzungen erfüllt sein:

Customizing Haushaltsmanagement

Im Customizing des Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung muss im Arbeitsschritt Beginn für Integration HR (ohne Personalobligo Szenario 2) festlegen pro Buchungskreis der Zeitpunkt festgelegt sein, ab dem Sie das Kontierungselement Finanzstelle beim Anlegen von neuen oder beim Ändern von bereits vorhandenen Personalstammsätzen für den Infotyp 0001 hinterlegt werden müssen.

Customizing Public Sector Management

Wenn Sie die Kontierungselemente Fonds, Funktionsbereich oder Grant verwenden, muss im Arbeitsschritt Kontierungselemente aktivieren das Datum hinterlegt sein, ab dem diese Kontierungselemente beim Anlegen von neuen oder beim Ändern von bereits vorhandenen Personalstammsätzen für den Infotyp 0001 hinterlegt werden müssen.

Customizing Personaladministration

Damit Sie die für Sie relevanten Infotypen mit HHM-Kontierungen versorgen können, müssen die Felder Finanzstelle, Fonds, Funktionsbereich und Grant und ggf. das Feld Finanzposition eingabebereit sein. Diese Einstellungen nehmen Sie im Customizing der Personaladministration und der Personalzeitwirtschaft vor. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Customizing Feldstatus.

Gültige Personalstammsätze anlegen

Falls Sie die Personalwirtschaft seit längerer Zeit im Einsatz haben, werden die Infotypen der bereits vorhandenen Personalstammsätze nicht automatisch mit einer HHM-Kontierung versorgt. Sie müssen daher ab dem Beginndatum der Integration einen neuen Infosatz anlegen und den alten Satz abgrenzen. Ab diesem Datum wird beim Anlegen und Ändern eines Satzes der Infotypen 0001, 0027 (Subtyp 01) sowie beim Anlegen und Ändern der Kostenzuordnung in den Infotypen 0014, 0015, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 und 2010 die Eingabe von Finanzstelle, Fonds, Funktionsbereich und Grant sowie ggf. die Eingabe einer Finanzposition notwendig.

Weitere Informationen zum Anlegen von Personalstammsätzen und den Infotypen erhalten Sie in der Dokumentation der Komponente Personaladministration (PA-PA) und Personalabrechnung (PY).

Organisationsmanagement

Wenn Sie die Komponente Organisationsmanagement zusammen mit der Komponente Personaladministration einsetzen, können auch Organisationseinheiten und Planstellen an diesem Integrationsszenario bei der Kostenverteilung teilnehmen. Voraussetzung ist dann, dass Sie die HHM-Kontierungen im Infotyp 1018 an der Organisationseinheit und/oder der Planstelle hinterlegen. Weitere Informationen zum Organisationsmanagement erhalten Sie in der Dokumentation der Komponente Organisationsmanagement

Hinweis

Wenn Sie nach dem Produktivstart das Szenario wechseln wollen, müssen Sie beachten, dass diese Änderungen aufwendige Abgleichaktivtäten nach sich ziehen.

Funktionsumfang

Sie haben folgende Möglichkeiten, die Personalaufwendungen eines Mitarbeiters den Finanzstellen, Fonds, Funktionsbereichen oder Grants sowie ggf. einer Finanzposition zuzuordnen:

Zuordnung einer Stammkontierung für einen Mitarbeiter

Wenn die gesamten Personalaufwendungen eines Mitarbeiters nur auf eine HHM-Kontierung gebucht werden sollen, müssen Sie lediglich eine Finanzstelle und ggf. einen Fonds, Funktionsbereich, Grant im Infotyp Organisatorische Zuordnung (0001) hinterlegen.

Prozentuale Aufteilung der Aufwendungen für einen Mitarbeiter auf mehrere HHM-Kontierungen

Wenn Sie entsprechend der Aufgaben des Mitarbeiters eine Aufteilung der Aufwendungen benötigen, müssen Sie mehrere HHM-Kontierungen (Finanzstelle, Fonds, Funktionsbereich, Grant) und jeweils einen Prozentsatz für die Kostenverteilung im Infotyp Kostenverteilung Person (0027) hinterlegen.

Falls das Organisationsmanagement aktiv ist, können Sie diese Verteilung auch im Infotyp Kostenverteilung (1018) für die Organisationseinheit oder Planstelle festlegen. Wenn für beide Infotypen (0027 und 1018) ein gültiger Satz vorhanden ist, übersteuern bei der Personalabrechnung die Angaben im Infotyp 0027 die Angaben im Infotyp 1018. Wenn keine Angaben im Infotyp 0027 gepflegt sind, wird die Kostenverteilung aus dem Infotyp 1018 (Organisationseinheit oder Planstelle) verwendet. Hierbei gilt prinzipiell, daß die Kontierungen jeweils auf untergeordnete Organisationseinheiten und Planstellen und weiter an die Personen vererbt werden, wenn dort kein gültiger Satz definiert ist.

Wenn Sie weniger als 100 % der Aufwendungen aufteilen, wird der verbleibende Prozentsatz auf die HHM-Kontierung des Infotyps 0001 gebucht. Falls eine Person mehr als eine Planstelle besetzt, müssen Sie daher die HHM-Kontierungen immer im Infotyp 0027 (Person) hinterlegen.

Hinweis

Falls in Ihrer Ableitungsstrategie in einem Ableitungsschritt für die Ableitung der Finanzstelle festgelegt ist, dass ein abgeleiteter Wert nicht manuell überschrieben werden darf, müssen Sie in den Infotypen 0001 und 0027 die Finanzstellen eingeben, die auch in den Ableitungsregeln den in diesen Infotypen hinterlegten CO-Kontierungen zugeordnet wurden.

Individuelle Zuordnung von einzelnen Gehaltsbestandteilen

Wenn Sie eine individuelle Aufteilung von einzelnen Gehaltsbestandteilen benötigen, müssen Sie in den entsprechenden Infotypen eine HHM-Kontierung (Finanzstelle, Fonds, Funktionsbereich, Grant) hinterlegen. Diese Kontierungsangaben übersteuern dann bei der Personalabrechnung die im Infotyp 0001 hinterlegten Angaben.

Außerdem ist es in diesen Infotypen möglich, eine Finanzposition anzugeben. Bei der Personalabrechnung wird dann diese Finanzposition bebucht statt der Finanzposition, die ggf. aus der für Ihren Mandanten gültigen Ableitungsstrategie ermittelt wird.

Sie können in folgenden Infotypen eine HHM-Kontierung hinterlegen:

Wiederk. Be/Abzüge (0014)
Ergänzende Zahlung (0015)
Abwesenheiten (2001)
Anwesenheiten (2002)
Vertretungen (2003)
Bereitschaften (2004)
Mehrarbeiten (2005
Entgeldbelege (2010)

Buchung der Personalabrechnung

Bei der Abrechnungsbuchung werden die Finanzpositionen entsprechend der Eingaben in den Infotypen oder aus der für Ihren Mandanten gültigen Ableitungsstrategie (z. B. Finanzposition aus Zuordnung zu Sachkonto) bebucht. Weitere Informationen zur Kontierungsableitung finden Sie in der Dokumentation zur Kontierungsableitung.

Finanzstellen, Fonds, Funktionsbereich, Grant werden entsprechend der Angaben in den Infotypen bebucht; unabhängig von Ihrer Ableitungsstrategie.

Hinweis

Vor der Abrechnung wird für jeden Mitarbeiter aus dem im Infotyp 0001 hinterlegten Buchungskreis zeitraumsgenau ermittelt, an welchem Szenario er teilnimmt.

Ein Mitarbeiter kann jedoch bei der Verteilung der Aufwendungen (Infotyp 0027) an Szenario 2 und Szenario 1 teilnehmen, falls Sie für unterschiedliche Buchungskreise auch unterschiedliche Szenarien für die Integration der Personalwirtschaft einsetzen. Dies ist möglich, weil Sie im Infotyp 0027 die CO-Kontierungen (für Szenario 1) und die HHM-Kontierungselemente (für Szenario 2) in gesonderten Zeilen hinterlegen können. Jede Zeile gehört zu einem Buchungskreis. Die Buchungskreise können vom Buchungskreis der Person im Infotyp 0001 abweichen; sie müssen jedoch demselben Finanzkreis zugeordnet sein. Für den Buchungskreis, in dem das Szenario 1 aktiv ist, werden dann die HHM-Kontierungselemente aus der CO-Kontierung abgeleitet. Für den Buchungskreis, in dem das Szenario 2 aktiv ist, werden dann die im Infotyp 0027 hinterlegten HHM-Kontierungselemente bebucht.

Buchung von Personalkostenvorschüssen

In Abhängigkeit davon, ob Mitarbeitervorschüsse für Sie budgetrelevant sind oder nicht, können Sie über ein Verrechnungskonto gebuchte Mitarbeitervorschüsse auf zwei Arten bearbeiten:

Vorschüsse sind nicht budgetrelevant und sollen nicht im Budget des Haushaltsmanagements ausgewiesen werden: Hierzu müssen Sie dem Vorschusskonto eine Finanzposition zuordnen, die den Finanzvorgang 60 und den Positionstyp 3 hat.
Vorschüsse sind budgetrelevant: Hierzu müssen Sie dem Vorschusskonto eine Finanzposition zuordnen, die den Finanzvorgang 30 und den Positionstyp 3 hat. Außerdem müssen Sie dieser Finanzposition, eine Dummy-Finanzstelle zuordnen.

Was ist bei Rückrechnungen zu berücksichtigen?

Wenn Sie nach dem Integrationsbeginn Rückrechnungen durchführen, die in den Zeitraum vor der Integration (Integrationsdatum) fallen, müssen Sie folgendes beachten:

Beim Buchen der Rückrechnungsdifferenzen entstehen Buchungssätze, die keine Finanzstelle enthalten. Diese Buchungssätze werden in der Regel in die aktuelle Buchungsperiode gebucht, die jedoch die Mitgabe einer Finanzstelle verlangt. Ab dem Integrationsdatum ist bei der Buchung die Mitgabe einer Finanzstelle notwendig.

In Ihrer Ableitungsstrategie müsste daher festgelegt sein, dass aus den Finanzpositionen, die den Aufwandskonten für die Löhne und Gehälter zugeordnet sind, eine Finanzstelle (z. B. HR-Sammelstelle) abgeleitet werden kann. Andernfalls findet das System beim Buchen der Rückrechnung keine Finanzstelle und die Buchung wird abgelehnt.

Beim Buchen fließen die Buchungsdaten dann automatisch auf diese Finanzstelle. Die HR-Sammelstelle legen Sie innerhalb der Stammdatenpflege an. Sie sollte folgende Eigenschaften haben:

sie muss Teil der Finanzstellenhierarchie sein
sie darf nicht budgetiert werden
sie darf nicht durch andere Geschäftsvorfälle bebucht werden
die Verfügbarkeitskontrolle darf nicht zu einem Fehler führen

Hierzu definieren Sie im Einführungsleitfaden Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung im Arbeitsschritt Ausnahmetoleranzen für die Verfügbarkeitskontrolle festlegen für diese Finanzstelle eine Ausnahmetoleranz. Sie müssen bei der Definition lediglich ein Budgetprofil angeben, für das Sie folgende Festlegung getroffen haben: Für den Vorgang 30 (Istbuchung) wird bei Überschreiten der festgelegten Toleranzgrenzen nur eine Warnung ausgegeben. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen für die Verfügbarkeitskontrolle.

Siehe auch

Finanzstelle