Das Kreditkartenclearing ist eine Erfassungshilfe für Einzelbelege in der Reisekostenabrechnung. Sie können Sie nur für Einzelbelege (Hotelrechnung, Restaurantquittung etc.) nutzen, die mit einer Kreditkarte bezahlt wurden. Folgende Arten von Kreditkarten können dabei verwendet werden:

• Persönliche Firmenkreditkarten mit persönlicher Haftung und Zahlung
• Persönliche Firmenkreditkarten mit Firmen-Haftung und -Zahlung
• Zentrale Reisestellenkarten mit Firmen-Haftung und -Zahlung

Mit Hilfe des Kreditkartenclearings können Sie Einzelbelege einfach und effizient erfassen. Neben der Reduzierung des Erfassungsaufwands bietet Ihnen das Kreditkartenclearing weitere Vorteile:

• Der Umrechnungskurs der Währung entspricht dem tatsächlichen Kurs des Kreditkarten-Dienstleisters.
• Zahlung und Verwaltung von reisebezogenen Anzahlungen sind nicht mehr notwendig. Dadurch können erhebliche Prozess- und Finanzierungskosten eingespart werden.
• Sinnvolle Zusatzdaten über die erbrachte Leistung (z.B. Hotel, Restaurant) stehen Ihnen direkt in einem einheitlichen Format zur Verfügung, dies erleichtert einerseits die Kontrolle von Reisekostenabrechnungen und liefert andererseits wertvolle Informationen für Verhandlungen mit Leistungsträgern.
• Der Einsatz einer Reisestellenkarte ermöglicht es Ihnen, auf einfache Art und Weise eine Vollkostenerfassung in der Reiseabrechnung durchzuführen und den Rechnungsprüfungsprozess in der Finanzbuchhaltung effizient zu unterstützen.

SAP unterstützt damit nicht nur die Erstellung der Reisekostenabrechnung, sondern erleichtert auch die nachfolgenden Kontroll- und Abstimmprozesse in der Finanzbuchhaltung. Eine detaillierte Beschreibung der verschiedenen Prozessvarianten soll dies im Folgenden verdeutlichen.

Bei gleichzeitigem Einsatz des Kreditkartenclearings und der SAP Reiseplanung ist darauf zu achten, dass beim Anlegen eines Reiseplans nicht gleich Planungsbelege in der zeitgleich erzeugten (unsichtbaren) Reisekostenabrechnung angelegt werden. Diese würden dann über das Kreditkartenclearing ein weiteres Mal in der Reisekostenabrechnung erfasst. Da das Kreditkartenclearing immer die aktuellsten Daten liefert, sollten für Belegarten, die per Kreditkartenclearing der Reise zugeordnet werden, keine Einträge in Tabelle TA22A erfasst werden.

MySAP Financials unterscheidet vier Prozessvarianten im Kreditkartenclearing:

Damit Sie das Kreditkartenclearing nutzen können, müssen für alle Prozessvarianten die im Folgenden beschriebenen Anforderungen erfüllt sein. Spezielle Customizing-Einstellungen sind bei den einzelnen Prozessvarianten beschrieben.

• Anforderungen an die Kreditkarte

• Allgemeine Anforderungen an das Customizing des Reisemanagements

Die nachfolgende Grafik beschreibt das Kreditkartenclearing beispielhaft anhand der Prozessvariante Persönliche Firmenkreditkarte mit Abrechnung über persönliches Mitarbeiter-Bankkonto. Die verwendeten Ziffern beschreiben

• die einzelnen Teilprozesse des Kreditkartenclearings

• den optimalen zeitlichen Ablauf der einzelnen Teilprozesse im betriebswirtschaftlichen Gesamtprozess

Der Mitarbeiter löst das Kreditkartenclearing aus, wenn er einen Einzelbeleg (z.B. eine Hotelrechnung) über 500 € mit einer Kreditkarte bezahlt (1).

Die Firma, die die Leistung erbringt (z.B. Hotel) stellt den Umsatz, den Sie mit der Kreditkarte getätigt haben, der Kreditkartenfirma in Rechnung (2).

Die Kreditkartenfirma übermittelt in einem bestimmten Rhythmus die Kreditkartentransaktionen der Mitarbeiter per Datenträger an das Unternehmen des Mitarbeiters (3). Diese importiert über die Funktion Kreditkartenclearing die eingehenden Kreditkartentransaktionen ins Reisemanagement.

Nach der erfolgten Reise macht der Mitarbeiter seine Reisekostenabrechnung und ergänzt vorerfasste Kreditkartenbelege oder die Reisekostenabrechnung um weitere Reisefakten. Dabei darf er keine Einzelbelege manuell erfassen, die er mit einer Kreditkarte bezahlt hat (4).

Im Unternehmen laufen dann die folgenden Schritte ab:

Die Kreditkartenfirma belastet das mitarbeitereigene Bankkonto (8).