Zentrale Reisestellenkarte mit zentraler Zahlung (SAP-Bibliothek

Zentrale Reisestellenkarte mit zentraler Zahlung

Einsatzmöglichkeiten

Diese Prozessvariante setzen Sie ein, wenn Ihr Reisebüro bestimmte Reisedienstleistungen (in erster Linie Flug und Bahn) über eine zentrale Reisestellenkarte (Lodged Card, Company Account, BTA Card) abrechnet, für die Sie als Firma die Rechnung erhalten und die volle Haftung übernehmen. Diese Prozessvariante ist mit den Prozessvarianten für persönliche Karten kombinierbar.

Voraussetzungen

Um diese Prozessvariante des Kreditkartenclearings einsetzen zu können, müssen zusätzlich zu den allgemeinen Voraussetzungen, die in Kreditkartenclearing beschrieben sind, die folgenden speziellen Voraussetzungen gegeben sein:

Sie müssen im Customizing Reisespesenarten für Einzelbelege eingerichtet haben, die als vom Unternehmen bereits bezahlt gekennzeichnet und im Weiteren den Umsatzschlüsseln Ihrer Kreditkartenfirma zugeordnet sind. Wenn Sie Leistungserbringer verwenden, können Sie diese hier als Vorschlagswerte eintragen.
Aktivität: Zuordnungstabelle Kreditkartenclearing definieren
Sicht: Zuordnung Kreditkartenumsatz zu den Reisespesenarten

Wenn Sie mit mehreren zentralen Reisestellenkarten arbeiten, sollten Sie einen Leistungserbringer verwenden. Damit ermöglichen Sie eine differenzierte Kontenfindung. Während eine Spesenart ohne Leistungserbringer immer auf das gleiche Verrechnungskonto gebucht wird, kann eine Spesenart + Leistungserbringer auf das spezielle Verrechnungskonto der jeweiligen Reisestellenkarte gebucht werden,
Aktivität: Zuordnungstabelle Kreditkartendaten definieren
Sicht: Zuordnung Kreditkartenumsatz zu den Reisespesenarten

Wenn sie mehrere Leistungserbringer eingetragen haben, benötigen Sie für die Kontenfindung des Verrechnungskontos je Kreditkartenfirma eine spezielle Lohnart, die sie der Kombination Spesenart + Leistungserbringer zuordnen.
Aktivität: Reisespesenarten für Einzelbelege zuordnen
Sicht: Lohn-/Gehaltsart für Beleg

Sie müssen einstellen, dass bei Buchungen der Reisekostenabrechnung für alle Lohnarten, die einer Spesenart bereits vom Unternehmen bezahlt zugeordnet ist, mit Kreditkartendaten gebucht wird. Nur so ist gewährleistet, dass die für das automatische Ausgleichen der offenen Posten, notwendigen Daten, wie Kreditkarten- und Transaktionsnummer, bei der Überleitung in die Finanzbuchhaltung mitkommen.
Aktivität: Zuordnung Lohnart – Symbolisches Konto
Sicht: Symbolische Kontierung für Finanzbuchhaltung
Hier ordnen Sie der als bezahlt durch Firma gekennzeichneten Lohnart ein 2. symbolisches Konto – das Verrechnungskonto - zu und markieren den Eintrag ohne CO-Empfänger und mit Kreditkartendaten.

Um die Transaktionsdaten aus der gebuchten Reisekostenabrechnung mit den Posten auf dem Kreditkartenfirma-Rechnungsfile ausgleichen zu können, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

Anlegen eines Sachkontos mit OP(Offene Posten)-Verwaltung als Verrechnungskonto für bezahlte Reisekostenbelege je Reisestellenkarte
(Konto entspricht dem RE/WE-Konto aus der Materialwirtschaft).

Einrichten einer Infrastruktur zur elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung.

Ablauf

Sie setzen eine zentrale Kreditkarte ein, die von der Reisestelle Ihrer Firma oder vom Reisebüro bei der Buchung von Reisedienstleistungen verwendet wird.
Für den Mitarbeiter bedeutet dies, dass die größten Posten der Reisekostenabrechnung nicht über sein eigenes Bankkonto laufen. Um jedoch eine vollständige Reisekostenabrechnung sowie eine verursachungsgerechte Zuordnung aller Kosten auf die entsprechenden Kostenträger zu gewährleisten, muss der Mitarbeiter diese bereits durch die Firma bezahlten Belege neben seinen persönlichen Ausgaben, in die Reisekostenabrechnung integrieren. Mit der Funktion Kreditkartenbelege anzeigen (Report RPRCCC_DISPLAY_RECEIPTS) lässt sich prüfen, welche Belege noch keiner Reisekostenabrechnung zugeordnet sind. Sie erhalten, wie bei allen vorhergehenden Prozessvarianten, tägliche Transaktionsdaten für den Import ins Reisemanagement. Abhängig von der Kreditkartenfirma erhalten Sie, tägliche oder periodische (Transaktions-)daten für den Import ins Reisemanagement.

Kreditkartenbelege, die als vom Unternehmen bereits bezahlt gekennzeichnet sind, können nicht aus dem Belegpuffer gelöscht werden, da jeder einzelne Beleg für die Abstimmung und Rechnungsprüfung in der Finanzbuchhaltung benötigt wird. In bezahlten Kreditkartenbelegen können Währung, Betrag und Kurs nicht manuell geändert werden. Sie lassen sich nur mit Hilfe des Beleg-Wizards auf andere bezahlte Spesenarten umschlüsseln. Im Allgemeinen besteht für Belege der Reisestellenkarte kein Umschlüsselungsbedarf.

Parallel dazu erhalten Sie in regelmäßigen Abständen eine Rechnungsdatei (i.a. alle 10 Tage), die – bei entsprechender Infrastruktur - automatisch als Eingangsrechnung in der Finanzbuchhaltung vorerfasst wird. Die Gegenbuchung zum Kreditorenkonto der Kreditkartenfirma erfolgt auf das Verrechnungskonto für bezahlte Reisekostenbelege je Reisestellenkarte, das auch durch die Reisekostenabrechnung bebucht wird

Zur Unterstützung der Rechnungsprüfung werden als zusätzliche Ausgleichskriterien die eindeutige Transaktionsnummer der Kreditkartenfirma und die Kreditkartennummer des Belegs neben den Standardkriterien Währung und Betrag herangezogen. Am Monatsende sind dann nur noch strittige Posten bzw. Posten, für die noch keine Reisekostenabrechnung oder Kreditkartenrechnung vorliegen, manuell zu behandeln.

Besonderheiten für externe Dienstleister

Reisedienstleistungen für externe Dienstleister (DL), die im Auftrag des Unternehmens reisen, werden oft auch über die Reisestellenkarten abgerechnet. Da für diese Personen keine Personalnummer im Unternehmen angelegt ist, werden beim Einlesen der Kreditkartendaten (RPRCCC00) die entsprechenden Zeilen als fehlerhaft identifiziert. Es empfiehlt sich in diesem Fall, einen separaten Geschäftsprozess zu definieren. Folgende Möglichkeiten kommen hier in Betracht:

Anlegen von Reisestammsätzen (FI-TV-Mini-Master) je externem DL in einem separaten Nummern- und Abrechnungskreis.
Vorteil: Klare Verantwortungs- und Kostenzuordnung, Dezentralisierung der Reisekostenabrechnung für externe Dienstleister (Rechnungsprüfung) und Überleitung ins Rechnungswesen.
Nachteil: Aufwändige Verwaltung

Anlegen eines Reisestammsatzes (FI-TV-Mini-Master) je Kostenverantwortungsbereich in einem separaten Nummern- und Abrechnungskreis.

Manuelle Buchung auf das Verrechnungskonto für bezahlte Reisedienstleistungen je Reisestellenkarte.

Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt

Buchungsbeispiel

500 EUR Flugkosten, bezahlt mit Reisestellenkarte

	Aufwand		Kreditor KKF
1)	500	-	-	-
2)	-	-	-	500

	Verrechnung bez. Belege
1)	-	500
2)	500	-

1) Import CCD-File, Reisekostenabrechnung

Eingang Kreditkartenfirma-Rechnungsfile

Besonderheiten für Abhebungen mit Firmenkreditkarten

Wenn Abhebungen mit der Firmenkreditkarte erlaubt sind, hilft dies Kosten für die Zahlung und Verwaltung von reisebedingten Vorschüssen zu vermeiden.

Firmenkreditkarte mit persönlicher Haftung (Prozessvariante 1 und 2)

Legen Sie im Customizing eine Spesenart CASH für Einzelbelege an. Diese Spesenart muss vom Typ dem Mitarbeiter zu erstatten sein und dem entsprechenden Umsatzschlüssel der Kreditkartenfirma zugeordnet sein.
Nach Übernahme der Kreditkartendaten ins Reisemanagement ordnet der Reisende die Zahlung einer Spesenart zu. Da CASH eine nicht erstattungsfähige Spesenart ist, muss der Reisende die Zahlung aufteilen, indem er die Zeilen mit reisebedingten Ausgaben der erstattungsfähigen Spesenart zuordnet, für die er das Bargeld verwendet hat (Taxi, Trinkgeld, Bus). Wir empfehlen, hierfür den Beleg-Wizard zu verwenden, um sicherzustellen, dass der korrekte Wechselkurs beibehalten wird. Privatausgaben werden einfach aus dem Originalbetrag abgeleitet.

Firmenkreditkarte mit Firmenhaftung (Prozessvariante 3)

Legen Sie im Customizing eine Spesenart CASP für Einzelbelege an. Diese Spesenart muss vom Typ von Firma bereits bezahlt sein und dem entsprechenden Umsatzschlüssel der Kreditkartenfirma zugeordnet sein.

Nach Übernahme der Kreditkartendaten ins Reisemanagemet, ordnet der Reisende den Barzahlungsbetrag einer Spesenart zu. Weil CASP eine nicht erstattungsfähige Spesenart ist, muss der Reisende die Zahlung aufteilen, indem er die reisebedingten Ausgaben mit Hilfe des Beleg-Wizards jeweils der erstattungsfähigen Spesenart zuordnet, für die er das Geld verwendet hat (Taxi, Trinkgeld, Bus). Privatausgaben müssen bei der Aufteilung mit dem Beleg-Wizard gekennzeichnet werden; diese werden später dem Mitarbeiterkonto belastet.