Hotelbelege enthalten oft außer dem erstattungsfähigen Betrag für Übernachtung und Verpflegung private Anteile wie beispielsweise Ausgaben für Minibar, Video etc. Der Beleg-Wizard unterstützt Sie dabei, diese Anteile aus dem Hotelbeleg herauszurechnen, um sie von dem Hotelbeleg abzuziehen oder ggf. dafür eigene Belege zu erzeugen.

Sie können den Beleg-Wizard außerdem dazu einsetzen, Belege aufzuteilen. Wenn Sie beispielsweise einen Beleg mit einer Hotelrechnung für mehrere Tage haben, können Sie diesen in mehrere Einzelbelege für jeweils einen Tag aufteilen.

Wenn mehrere Spesenarten mit einer Hotelrechnung beglichen wurden, können Sie den Wizard dazu verwenden, Belege entsprechend den in Ihrem Unternehmen geltenden Spesenarten abzuspalten. Beispielsweise würden Sie die Hotelkosten als Übernachtungskosten und Telefon- oder Internetkosten als eigenen Beleg mit eigener Spesenart buchen.

Der Beleg-Wizard stellt dabei sicher, dass keine ungewollten Änderungen an den ursprünglichen Daten vorgenommen werden, z.B. bei Kreditkartenclearing und/oder von der Firma bezahlten Belegen.

Die Information darüber, aus welchem Ursprungsbeleg ein abgeleiteter Beleg entstanden ist, bleibt erhalten. Wird der abgeleitete Beleg gelöscht, so wird der Betrag wieder dem Ursprungsbeleg hinzugefügt.

In den Transaktionen PR02 und PR04 steht der Beleg-Wizard nicht zur Verfügung.

Die Erweiterungen im Zusammenhang mit dem Beleg-Wizard haben keine negative Auswirkung auf existierende Daten. Die neue Funktionalität kann auf existierende Belege angewandt werden, sofern die Voraussetzungen im Customizing des Reisemanagements gegeben sind.

Der Beleg-Wizard ist in den Reisemanager (TRIP) und den Reisekostenmanager (PR05) integriert.

Im Customizing des Reisemanagements muss der Beleg-Wizard im Arbeitsschritt Reisespesenarten für Einzelbelege eingeben pro Spesenart aktiviert werden.

Für Erweiterungen existiert ein Business Add-In. Sie finden dies ebenfalls im Customizing des Reisemanagements unter Business Add-Ins und User-Exits im Reisemanagement im Arbeitsschritt Business Add-In: Beleg-Wizard oder direkt über die Transakation SE18. Der Name des BadIs ist: TRIP_RECEIPT_WIZARD.

Der Reisende benutzt eine persönliche Firmenkreditkarte, die ein Konto des Arbeitgebers belastet. Mit dieser Kreditkarte hat er den Gesamtbetrag folgender Hotelrechnung beglichen:

Die Ausgaben für privates Telefonieren, Restaurant und TV sollen vom Mitarbeiter zurückgefordert werden. Die Ausgaben für Parken und Internet werden vom Unternehmen bezahlt, sollen aber nicht der Kostenart Unterkunft, sondern den Kostenarten Mietwagen und Kommunikation zugeordnet werden. Außerdem sollen Übernachtungsbelege möglichst tageweise erfasst werden.

In der Reisekostenabrechnung des Reisemanagers (TRIP) oder des Reisekostenmanagers (PR05) legen Sie entweder manuell oder automatisch über das Kreditkartenclearing einen bezahlten Hotelbeleg über den Gesamtbetrag von 478.63 USD an. Anschließend markieren Sie den Beleg und rufen über die Drucktaste Wizard mit Quick-Info Privatanteile, Belegsplit den Beleg-Wizard auf. Gehen Sie dann folgendermaßen weiter vor:

1. Einstieg: Sie bekommen eine kurze Erklärung zur Anwendung des Beleg-Wizards, Sie können diese mit der Taste Nie wieder anzeigen ausschalten.
2. Privatanteile: Sie geben nacheinander Ihre Privatanteile ein. Bei bezahlten Belegen werden diese Privatanteile festen Spesenarten zugeordnet (siehe Abschnitt "Voraussetzungen"), bei nicht bezahlten Belegen werden diese Beträge lediglich vom Gesamtbetrag abgezogen. Im Beispiel gibt der Benutzer 13.27, 23.00 und 9.99 ein.
3. Belege abspalten: Sie geben nacheinander die Spesenarten und Beträge ein, die von der Spesenart Unterkunft getrennt erfasst werden sollen. Im Beispiel gibt der Benutzer 3 x 14.00 mit Spesenart Mietwagen bezahlt von Firma und 57.73 mit Spesenart Kommunikation bezahlt durch Firma ein.
4. Beleg teilen: Nur wenn es sich um einen Beleg über mehrere Tage handelt (siehe Datum in den Belegzusatzinformationen) erscheint dieses Bild. Wenn Sie den Beleg aufteilen möchten, werden Sie zur Eingabe des Preises (inkl. Steuer) pro Tag sowie der Anzahl von Tagen aufgefordert. Als Vorschlagswerte erscheinen die Anzahl aus den Belegzusatzinformationen und der verbleibende Betrag dividiert durch diese Anzahl.
5. Übersicht und Sichern: In einer Liste werden zusammenfassend noch einmal alle neu erzeugten Belege angezeigt. Erst wenn Sie Ausführen drücken, werden diese Belege (zusammen mit dem Ursprungsbeleg, dessen Betrag nun verändert ist) in die Reise übernommen.