Der Beleg-Wizard ermöglicht das Buchen von Privatanteilen an von der Firma bezahlten Belegen. Wie das System diese Buchungen behandelt und welche Einstellungen Sie dafür im Customizing vornehmen müssen ist im folgenden beschrieben.

Für die Buchung von Privatanteilen an von der Firma bezahlten Belegen werden zwei neue Spesenarten ausgeliefert:

• PRIV Privatanteil, der zurückzuzahlen ist und
• PRBZ Privatanteil, der von der Firma vorab gezahlt wurde

Diese Spesenarten sind im Customizing des Reisemanagements unter der Reisekostenabrechnung in der IMG-Aktivität Reisespesenarten für Einzelbelege anlegen (V_T706B1) mit der Spesenart für Hotel bezahlt durch Firma verknüpft.

Die Benutzung der zwei Spesenarten PRIV und PRBZ soll folgendes sicherstellen:

• Der nicht erstattungsfähige Privatanteil wird dem Kreditor des Reisenden in das Soll gestellt, er muss diesen Betrag also zurückzahlen.

• Das dem bezahlten Beleg zugeordnete Aufwandskonto bekommt den Privatanteil in das Haben gestellt (der Aufwand reduziert sich also um den Privatanteil) oder das Aufwandskonto wird gar nicht erst mit Privatanteilen belastet.
• Das Reiseformular weist den Erstattungsbetrag, den Betrag bezahlt durch Firma und die Gesamtkosten der Reise korrekt aus.
• Die Erfassung ist für den Benutzer möglichst einfach.

Im Auslieferungs-Customizing sind den Spesenarten PRIV und PRBZ die vorhandenen Lohnarten für Unterkunft und Unterkunft bezahlt durch Firma zugeordnet. Entsprechend kann das ausgelieferte Customizing nur zur Buchung von Privatanteilen an bezahlten Unterkunftsbelegen verwendet werden, siehe Abschnitt „Customizing für Privatanteile an einer einzelnen Aufwandsart".

Wenn die Spesenarten PRIV und PRBZ für mehrere bezahlte Belegarten (z.B. Flug, Hotel, Mietwagen, ...) verwendet werden sollen, sollten Sie hierfür neue Lohnarten anlegen, siehe Abschnitt „Customizing für Privatanteile an mehreren Aufwandsarten".

Eine Hotelrechnung über 450 EUR sei vom Arbeitgeber bezahlt. Sie enthält Übernachtungskosten in Höhe von 400 EUR und private Ausgaben von 50 EUR. In der Belegliste des Reisekostenmanagers (PR05) oder des Reisemanagers (TRIP) wird der Beleg-Wizard aufgerufen mit:

Dieser Beleg wurde zuvor entweder aus dem Belegpuffer des Kreditkartenclearings in die Reise eingefügt oder per Hand eingegeben. Nach Abzug des Privatanteils innerhalb des Beleg-Wizards werden anschließend folgende Belege in die Reise zurückgeschrieben:

In den IMG-Arbeitsschritten Reisespesenarten für Einzelbelege anlegen (V_T706B1) und Lohnarten den Reisespesenarten für Einzelbelege zuordnen (V_T706B4) sind folgende Spesenarten gepflegt:

Im IMG-Arbeitsschritt Zuordnung Lohnart - Symbolisches Konto definieren (V_T706K) werden die Lohnarten folgenden symbolischen Konten zugeordnet:

Im IMG-Arbeitsschritt Umwandlung symbolisches Konto in Aufwandskonto (Tabelle T030) sind die symbolischen Konten (Konto-Modifikatoren) folgenden realen Konten zugeordnet:

Mit diesem Customizing führt das System folgende Buchungen durch:

(1) Aufwand Hotel an Verrechnung bezahlte Belege 400 EUR

(2) Aufwand Hotel an Verrechnung bezahlte Belege 50 EUR

(3) Kreditor Mitarbeiter an Aufwand Hotel 50 EUR

[(4) Verrechnung bezahlte Belege an Bankkonto 450 EUR]

Die den Kreditor belastende Buchung (3) entlastet das Konto Aufwand Hotel, die Spesenart

PRIV kann daher mit diesem Auslieferungs-Customizing nicht für beliebige bezahlte Belege (z.B. Flug bez.) verwendet werden. Gleiches gilt für PRBZ. Vorteil ist, dass zunächst keine neuen Lohnarten benötigt werden. Diese müssen erst eingeführt werden, wenn der Beleg-Wizard für verschiedene Aufwandsarten benutzt werden soll. Der nächste Abschnitt beschreibt ein Customizing, in dem die Aufwandskonten nicht mit Privatanteilen be- und entlastet werden.

Das Reiseformular weist folgende Beträge aus:

In den IMG-Aktivitäten Reisespesenarten für Einzelbelege anlegen (V_T706B1) und Lohnarten den Reisespesenarten für Einzelbelege zuordnen (V_T706B4) sind folgende Spesenarten angelegt worden:

In der IMG-Aktivität Zuordnung Lohnart - Symbolisches Konto definieren (V_T706K) werden die Lohnarten folgenden symbolischen Konten zugeordnet:

In der IMG-Aktivität Umwandlung symbolisches Konto in Aufwandskonto (Tabelle T030) sind die symbolischen Konten (Konto-Modifikatoren) folgenden realen Konten zugeordnet:

Mit diesem Customizing führt das System folgende Buchungen durch:

(1) Aufwand Hotel an Verrechnung bezahlte Belege 400 EUR

(2) Kreditor Mitarbeiter an Verrechnung bezahlte Belege 50 EUR

(3) Verrechnung an Verrechnung 50 EUR

[(4) Verrechnung bezahlte Belege an Bankkonto 450 EUR]

Die den Kreditor belastende Buchung (2) geht nicht über das Aufwandskonto, die Spesenart

PRIV kann daher für beliebige bezahlte Belege (z.B. Flug bez.) verwendet werden. Gleiches gilt für PRBZ. Die Null-Buchung (3) ist im Reiseübertragungsbeleg nicht sichtbar.

Das Reiseformular zeigt mit diesem Customizing die gleichen Beträge wie oben.