Um diese Prozessvariante des Kreditkartenclearings einsetzen zu können, müssen zusätzlich zu den allgemeinen Voraussetzungen, die in Kreditkartenclearing beschrieben sind, die folgenden speziellen Voraussetzungen gegeben sein:

• Es kommt häufig vor, dass ein Mitarbeiter mit der Kreditkarte Ausgaben bezahlt hat, die von der Firma nicht erstattet werden. Um diese Privatanteile an von der Firma bezahlten Belegen abziehen zu können, steht Ihnen der Beleg-Wizard zur Verfügung. Beachten Sie auch die Hinweise zur Buchung von Privatanteilen mit dem Beleg-Wizard.
  Aktivität: Reisespesenarten für Einzelbelege anlegen
  Sicht: Reisespesenarten für Beleg
• Sie müssen im Customizing Reisespesenarten für Einzelbelege eingerichtet haben, die als vom Unternehmen bereits bezahlt gekennzeichnet und im Weiteren den Umsatzschlüsseln Ihrer Kreditkartenfirma zugeordnet sind. Wenn Sie Leistungserbringer verwenden, können Sie diese hier als Vorschlagswerte eintragen.
  Aktivität: Zuordnungstabelle Kreditkartenclearing definieren
  Sicht: Zuordnung Kreditkartenumsatz zu den Reisespesenarten
• Wenn Sie mit mehreren Kreditkartenfirmen zusammenarbeiten, sollten Sie einen Leistungserbringer eintragen. Damit ermöglichen Sie eine differenzierte Kontenfindung. Während eine Spesenart ohne Leistungserbringer immer auf das gleiche Verrechnungskonto gebucht würde, wird eine Spesenart + Leistungserbringer auf das spezielle Verrechnungskonto der jeweiligen Kreditkartenfirma gebucht, wenn dies bei der Kontenfindung eingestellt ist.
  Aktivität: Zuordnungstabelle Kreditkartendaten definieren
  Sicht: Zuordnung Kreditkartenumsatz zu den Reisespesenarten
• Um die korrekte Verbuchung der Belege mit Leistungserbringer zu ermöglichen, benötigen Sie für die Kontenfindung eine spezielle Lohnart, die sie der Kombination Spesenart + Leistungserbringer zuordnen.
  Aktivität: Reisespesenarten für Einzelbelege zuordnen
  Sicht: Lohn-/Gehaltsart für Beleg
• Sie müssen darauf achten, dass bei Buchungen der Reisekostenabrechnung in die Finanzbuchhaltung mit Kreditkartendaten gebucht wird. Nur so ist gewährleistet, dass Daten wie Kreditkarten- und Transaktionsnummern an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet und dort für die Auszahlung auf dem Kreditorenkonto der Kreditkartenfirma verwendet werden können.
  Aktivität: Zuordnung Lohnart – Symbolisches Konto
  Sicht: Symbolische Kontierung für Finanzbuchhaltung
  Hier ordnen Sie einer FI-Lohnart ein symbolisches Konto – das Verrechnungskonto - zu und markieren das Feld mit Kreditkartendaten.

• Der Mitarbeiter bekommt von Ihnen eine Firmenkreditkarte zur Begleichung seiner berufsbedingten Reisekosten. Er erhält monatlich eine Auflistung aller Umsätze von der Kreditkartenfirma, um seine Reisekostenabrechnung zu erleichtern. Ihr Unternehmen erhält periodisch eine Gesamtrechnung über die Umsätze je Mitarbeiter bzw. Kartennummer.
• Täglich werden alle Kreditkartentransaktionen ihrer Mitarbeiter in das SAP Reisemanagement importiert. Der Mitarbeiter muss alle bezahlten Belege in eine seiner Reisekostenabrechnungen einfügen und Privatanteile mit Hilfe des Beleg-Wizards identifizieren. Sie werden im weiteren Prozessverlauf dem Kreditorenkonto des Mitarbeiters belastet.
• Kreditkartenbelege, die als vom Unternehmen bereits bezahlt gekennzeichnet sind, können nicht aus dem Belegpuffer gelöscht werden, da jeder einzelne Beleg zur Abstimmung und Rechnungsprüfung in der Finanzbuchhaltung benötigt wird. In bezahlten Kreditkartenbelegen können die Felder Währung, Betrag und Kurs nicht geändert werden. Es muss gewährleistet sein, dass der Rechnungsbetrag für die Belege ausgeglichen werden kann. Bezahlte Belege lassen sich nur mit Hilfe des Beleg-Wizards auf andere bezahlte Spesenarten umschlüsseln.
• Zusätzlich zu der Datei mit den täglichen Transaktionsdaten (*.CCD-File) erhalten Sie von der Kreditkartenfirma periodisch eine Rechnungsdatei, die - bei entsprechender Infrastrukur - automatisch als Eingangsrechnung in der Finanzbuchhaltung vorerfasst wird. Die Gegenbuchung zum Kreditorenkonto der Kreditkartenfirma erfolgt auf das Verrechnungskonto für bezahlte Reisekostenbelege je Kreditkartenunternehmen, das auch durch die Reisekostenabrechnung bebucht wird
• Zur Unterstützung der Rechnungsprüfung werden als zusätzliche Ausgleichskriterien die eindeutige Transaktionsnummer der Kreditkartenfirma und die Kreditkartennummer neben den Standardkriterien Währung und Betrag herangezogen. Am Monatsende sind dann nur noch strittige Posten bzw. Posten, für die noch keine Reisekostenabrechnung oder Kreditkartenrechnung vorliegen, manuell zu behandeln.
  Weitere Informationen hierzu finden Sie in Kreditkartenbelege anzeigen.