Kreditkarte mit Abrechnung über Mitarbeiterkonto (SAP-Bibliothek

Kreditkarte mit Abrechnung über Mitarbeiterkonto

Einsatzmöglichkeiten

Diese Prozessvariante setzen Sie ein, wenn Ihr Mitarbeiter eine persönliche Firmenkreditkarte verwendet, für die er allein haftet. Der Mitarbeiter erhält die Kreditkartenrechnung und zahlt diese von seinem persönlichen Bankkonto. Sie zahlen die genehmigten Reisekosten an den Mitarbeiter aus.

Voraussetzungen

Um diese Prozessvariante des Kreditkartenclearings einsetzen zu können, müssen zusätzlich zu den allgemeinen Voraussetzungen, die in Kreditkartenclearing beschrieben sind, die folgenden speziellen Voraussetzungen gegeben sein:

HR-Stammdaten

Sie müssen im Infotyp 0105 (Kommunikation) Subtyp 0011 (Kreditkartennummer) die Kreditkartennummer der persönlichen Firmenkreditkarte des Mitarbeiters hinterlegen. Dabei ist zu beachten, dass die Gültigkeitsdauer des Infotyps der Gültigkeitsdauer der Kreditkarte entspricht.
Reisemanagement ® Umfeld ® Stammdaten pflegen
Übermitteln Sie außerdem die Personalnummer an die Kreditkartenfirma und vereinbaren Sie eine Vorgehensweise für zukünftige, laufende Modifikationen.

Customizing des Reisemanagements

Sie müssen im Customizing Reisespesenarten für Einzelbelege eingerichtet haben, die als dem Mitarbeiter zu erstatten gekennzeichnet und im weiteren den Umsatzschlüsseln Ihrer Kreditkartenfirma zugeordnet sind.
Aktivität: Zuordnungstabelle Kreditkartenclearing definieren.
Sicht: Zuordnung Kreditkartenumsatz zu den Reisespesenarten.

Ablauf

Jeder Mitarbeiter bekommt von Ihnen eine Firmenkreditkarte zur Begleichung seiner berufsbedingten Reisekosten. Er erhält monatlich einen Kontoauszug – der als Rechnung gilt - von der Kreditkartenfirma und muss die offenen Posten innerhalb einer bestimmten Frist aus seinem persönlichen Guthaben begleichen.

Das Unternehmen hat mit dem Kreditkartenlieferanten ein Zahlungsziel vereinbart, das es im Allgemeinen dem Mitarbeiter ermöglicht, seine Reisekostenabrechnung einzureichen und die Erstattung rechtzeitig zu erhalten, bevor er selbst seine Kreditkartenrechnung begleichen muss.

Um dem Mitarbeiter eine zeitnahe Reisekostenabrechnung zu ermöglichen, erhält das Unternehmen (arbeits-)täglich eine Datei mit den Kreditkarten-Transaktionsdaten. Diese werden in das SAP Reisemanagement eingespielt und dort automatisch oder von den Mitarbeitern den einzelnen Reisekostenabrechnungen zugeordnet sowie gegebenenfalls um erforderliche Zusatzinformationen ergänzt.

Für Sie als Firma ist es weder notwendig, dem Mitarbeiter vor Beginn der Reise verwaltungstechnisch aufwändige Vorschusszahlungen zu leisten, noch müssen Sie sich um eine Rechnungsprüfung (Abstimmung) zwischen geplanten und tatsächlichen Reisekosten kümmern. Diese Aufgabe übernimmt der Mitarbeiter für Sie. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass die Prüfung und Erstattung der Reisekosten immer vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnungen der Kreditkartenfirma möglich ist (Abgabefrist für Reisekosten).

Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt

Buchungsbeispiel

500 EUR Reisekosten, bezahlt mit Firmenkreditkarte

10 EUR private Ausgaben, bezahlt mit Firmenkreditkarte

	Aufwand			Kreditor Mitarbeiter
1)	500	-		-	500

Import CCD-File, Reisekostenabrechnung

Die privaten Ausgaben, die mit der Firmenkreditkarte getätigt wurden, werden nicht in der Reisekostenabrechnung erfasst und vom Mitarbeiter aus dem Belegpuffer gelöscht. Mitarbeiter zahlt 510 € an die Kreditkartenfirma.