Kreditkarte mit Abrechnung über Mitarbeiterkonto / Zahlungssplit 
Einsatzmöglichkeiten
Diese Prozessvariante setzen Sie ein, wenn Ihr Mitarbeiter eine persönliche Firmenkreditkarte verwendet, für die er selbst die Rechnung erhält. Das Unternehmen erstattet die genehmigten Reisekosten direkt an die Kreditkartenfirma. Der Mitarbeiter zahlt nur noch den verbleibenden Privatanteil per Scheck an das Kreditkartenunternehmen. Diese Variante wird zur Zeit nur in den USA von den Kreditkartenanbietern angeboten.
Voraussetzungen
Um diese Prozessvariante des Kreditkartenclearings einsetzen zu können, müssen zusätzlich zu den allgemeinen Voraussetzungen, die in
Kreditkartenclearing beschrieben sind, die folgenden speziellen Voraussetzungen gegeben sein:
Sie müssen im Infotyp 0105 (Kommunikation) Subtyp 0011 (Kreditkartennummer) die Kreditkartennummer der persönlichen Firmenkreditkarte mit persönlicher Haftung hinterlegen. Dabei ist zu beachten, dass die Gültigkeitsdauer des Infotyps der Gültigkeitsdauer der Kreditkarte entspricht.
Reisemanagement ®
Umfeld ®
Stammdaten pflegen
Übermitteln Sie außerdem die Personalnummer an die Kreditkartenfirma und vereinbaren Sie eine Vorgehensweise für zukünftige, laufende Modifikationen.
- Customizing des Reisemanagements
- Definieren Sie für jede Kreditkartengesellschaft einen Leistungserbringer.
Aktivität: Leistungserbringer definieren
Sicht: Leistungserbringer/Zahlungsempfänger ändern
- Sie müssen im Customizing Reisespesenarten für Einzelbelege eingerichtet haben, die als dem Mitarbeiter zu erstatten gekennzeichnet und im Weiteren den Umsatzschlüsseln Ihrer Kreditkartenfirma zugeordnet sind. Zusätzlich muss hier für jeden Eintrag der entsprechende Leistungserbringer der Kreditkartenfirma als Vorschlagswert eingetragen werden. Dies bewirkt, dass Belege mit dieser Kennzeichnung, bei der Überleitung in die Finanzbuchhaltung, nicht als Haben-Posten auf dem Mitarbeiter-Konto, sondern auf dem Kreditorenkonto für die jeweilige Kreditkartenfirma gebucht werden. Die Auszahlung der genehmigten Reisekosten erfolgt somit direkt an das Kreditkartenunternehmen.
Aktivität: Zuordnungtabelle Kreditkartendaten definieren
Sicht: Zuordnung Kreditkartenumsatz zu den Reisespesenarten
- Um die korrekte Verbuchung der Belege mit Leistungserbringer zu ermöglichen, benötigen Sie für die Kontenfindung eine spezielle Lohnart, die sie der Kombination Spesenart + Leistungserbringer zuordnen.
Aktivität: Reisespesenarten für Einzelbelege zuordnen
Sicht: Lohn-/Gehaltsart für Beleg
- Sie müssen darauf achten, dass bei der Buchung der Reisekostenabrechnung in die Finanzbuchhaltung für die jeweilige Lohnart mit Kreditkartendaten gebucht wird. Nur so ist gewährleistet, dass Daten, wie Kreditkarten- und Transaktionsnummer an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet und dort für die Auszahlung auf dem Kreditorenkonto der Kreditkartenfirma verwendet werden können. Aufgrund der Kennzeichnung Buchung mit Kreditkartendaten (T706K) wird je Kreditkarten-Reisekostenbeleg eine Gutschriftsbelegzeile mit den Zusatzinformationen Transaktions- und Kreditkartennummer erzeugt. Es ist darauf zu achten, dass das automatische Zahlprogramm F110 diese Zusatzinformationen an die Kreditkartenfirma übermittelt
Aktivität: Zuordnung Lohnart – Symbolisches Konto
Sicht: Symbolische Kontierung für Finanzbuchhaltung
Hier ordnen Sie der entsprechenden Lohnart in der Spalte symbolisches Konto für Gegenbuchung das zweistellige Kürzel für den Leistungserbringer zu und markieren den Eintrag mit Kreditkartendaten.
Ablauf
Jeder Mitarbeiter bekommt von Ihnen eine persönliche Firmenkreditkarte zur Begleichung seiner berufsbedingten Reisekosten. Er erhält monatlich einen Kontoauszug – der als Rechnung gilt - von der Kreditkartenfirma und muss die offenen Posten innerhalb einer bestimmten Frist aus seinem persönlichen Guthaben begleichen. Die Besonderheit dieses Prozesses liegt darin, dass der Mitarbeiter bei jedem einzelnen Kreditkartenbeleg entscheiden kann, ob er eine direkte Bezahlung der Kreditkartenfirma durch sein Unternehmen wünscht oder ob er eine persönliche Zahlung vorzieht. Im letzteren Fall erhält der Mitarbeiter zunächst den Betrag von Ihnen erstattet und zahlt dann die Rechnung der Kreditkartenfirma.
Um dem Mitarbeiter eine zeitnahe Reisekostenabrechnung zu ermöglichen, werden (arbeits-)täglich Transaktionsdaten in das SAP Reisemanagement eingespielt. Der Mitarbeiter ordnet die Kreditkarten-Transaktionen der jeweiligen Reisekostenabrechnung zu, ergänzt sie um notwendige Zusatzinformationen und mindert den Betrag ggf. um Privatanteile (z. B.: Mini-Bar). Zusätzliche Reisekosten, die nicht per Kreditkarte bezahlt wurden, müssen manuell hinzugefügt werden.
Entscheidet sich der Mitarbeiter für eine persönliche Zahlung der Reisekosten an die Kreditkartenfirma, so muss er den vorbelegten Leistungserbringer aus den Zusatzdaten des Kreditkartenbeleges entfernen. Die weitere Verarbeitung entspricht dann der Prozessvariante „Kreditkarte mit Abrechnung über Mitarbeiterkonto".
Wünscht der Mitarbeiter eine direkte Zahlung der geschäftsbedingten Reisekosten durch sein Unternehmen an die Kreditkartenfirma, so wird bei der Überleitung in die Finanzbuchhaltung eine Gutschrift auf dem Kreditorenkonto der Kreditkartenfirma gebucht.
Sie können auch bei dieser Prozessvariante von aufwändigen Vorschusszahlungen absehen. Eine Rechnungsprüfung (Abstimmung) zwischen geplanten Reisekosten und tatsächlichen Reisekosten entfällt ebenfalls. Über die Customizing-Einstellung mit Kreditkartendaten stellen Sie sicher, dass bei der direkten Zahlung an die Kreditkartenfirma notwendige Informationen für die Zuordnung der Belege mitgeliefert werden. Das automatische Zahlprogramm übernimmt dann die Auszahlung an die Kreditkartenfirma und die Erstattung der verbleibenden Reisekosten an den Mitarbeiter.
Buchungsbeispiel
400 USD Hotel-Reisekosten, bezahlt mit Firmenkreditkarte
100 USD Taxi-Reisekosten, bar bezahlt
10 USD private Ausgaben, bezahlt mit Firmenkreditkarte
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Aufwand |
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Kreditor Mitarbeiter |
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Kreditor KKF* |
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1) |
100 |
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100 |
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400 |
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400
Kreditkartennr.
Transaktionsnr. |
*KKF = Kreditkartenfirma
- Import CCD-File, Reisekostenabrechnung
Die geschäftlichen Reisekosten für die Hotelübernachtung werden vom Unternehmen direkt an die Kreditkartenfirma ausgezahlt. Der Mitarbeiter bekommt seine Taxikosten in Höhe von 100 USD erstattet. Die persönlichen Ausgaben löscht er aus dem Belegpuffer und begleicht die Rechnung per Scheck (10 USD) an die Kreditkartenfirma.