Scénario 2 : intégration à la Gestion des ressources humaines 

Utilisation

Vous pouvez utiliser ce scénario :

Pour pouvoir transférer correctement les adresses budgétaires aux données d’imputation, ce scénario exige que des adresses budgétaires de la Gestion des ressources humaines soient définies dans les données de base du poste ou de l'entité organisationnelle (Gestion de l'organisation), ou dans les données de base de la personne.

Conditions préalables

Pour plus d’informations sur les principales conditions préalables à la mise à jour des frais de personnel, voir Conditions préalables à la mise à jour dans la Comptabilité budgétaire.

Ce scénario impose d'autres conditions :

Dans le Customizing de la Comptabilité budgétaire, sélectionnez Déterminer date pour intégration HR (Human resources), définissez la date, par société, à partir de laquelle vous souhaitez intégrer la Comptabilité budgétaire et la Gestion des ressources humaines. À partir de cette date, vous devez définir un centre financier et, si vous le souhaitez, un fonds lors de la création de nouvelles fiches du personnel ou de la modification de fiches du personnel existantes pour l’infotype 0001.

Pour définir les infotypes appropriés avec des adresses budgétaires, les zones Centre financier et, si nécessaire, Compte budgétaire et Fonds doivent être accessibles. Vous pouvez effectuer ces paramétrages dans le Customizing de l'Administration du personnel et de la Gestion des temps. Pour plus d’informations, voir Personnalisation du statut des zones.

Si vous utilisez la composante HR depuis un certain temps, les infotypes des fiches du personnel existantes ne comprennent pas automatiquement une adresse budgétaire. Par conséquent, vous devez créer une nouvelle fiche d’information à partir de la date d’intégration et délimiter l’ancien enregistrement. À partir de cette date, vous devez saisir un centre financier ou, si nécessaire, un compte budgétaire et un fonds lors de la création ou de la modification d’un enregistrement des infotypes 0001, 0027 (sous-type 01) et lors de la création ou de la modification de l’affectation des coûts dans les infotypes 0014, 0015, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 et 2010.

Pour plus d’informations sur la création de fiches du personnel et sur les infotypes, reportez-vous à la documentation des composantes Administration du personnel (PA-PA) et Calcul de paie (PY).

Si vous souhaitez utiliser la composante Gestion de l'organisation avec la composante Administration du personnel, des entités organisationnelles et des postes peuvent également être inclus dans ce scénario d'intégration au cours de la répartition des coûts. Pour cela, il faut que les adresses budgétaires de l'infotype 1018 soient définies dans l'entité organisationnelle ou dans le poste. Pour plus d’informations, reportez-vous à la documentation de la composante Gestion de l'organisation.

Si vous souhaitez changer de scénario après le démarrage productif, vous devez tenir compte du fait que toute modification entraîne des activités de comparaison et de rapprochement étendues.

Fonctionnalités

Vous disposez des options suivantes pour affecter les frais personnels d'un salarié aux centres financiers ou, si nécessaire, à un compte budgétaire et à un fonds :

Si l'ensemble des dépenses liées à un salarié doivent être imputées à une seule adresse budgétaire, vous ne devez définir qu’un centre financier et, si nécessaire, un fonds dans l' infotype Affectation (0001).

Si vous avez besoin de réaliser une répartition des dépenses correspondant aux tâches d'un salarié, vous devez définir plusieurs centres financiers et un pourcentage pour la répartition détaillée des coûts ainsi que, lorsque cela s'avère nécessaire, un fonds dans l'infotype Personne (0027).

Si la Gestion de l'organisation est active, vous pouvez également définir cette répartition dans l'infotype Ventilation des coûts (1018) pour l'entité organisationnelle ou le poste. Si un enregistrement valable existe pour les deux infotypes (0027 et 1018), les entrées dans l'infotype 1018 annulent celles de l'infotype 0027 dans la paie. Si aucune entrée n'est gérée dans l'infotype 0027, la ventilation des coûts de l'infotype 1018 (entité organisationnelle ou poste) est utilisée. En règle générale, c’est la règle suivante qui s’applique : les imputations réalisées dans des entités organisationnelles et des postes subordonnés sont transférées aux personnes si aucun enregistrement valable n'est défini.

Si vous ventilez moins de 100 % des dépenses, le pourcentage restant est enregistré dans l'adresse budgétaire de l'infotype 0001. Par conséquent, vous devez toujours définir l'adresse budgétaire dans l'infotype 0027 (Personne) si une personne occupe plusieurs postes.

Si, dans le Customizing de la Comptabilité budgétaire sous Effectuer autres paramétrages, l'imputation FM-CO affectation de flux est définie, vous devez saisir dans les infotypes 0001 et 0027 les centres financiers et les fonds qui ont été affectés dans la Comptabilité budgétaire de la même manière que les imputations CO définies dans ces infotypes.

Si vous devez réaliser une répartition individuelle des éléments de salaire distincts, vous devez définir un centre financier et, si nécessaire, un fonds dans les infotypes correspondants. Ces entrées d'imputation annulent alors les entrées définies dans l'infotype 0001 pendant la paie.

En outre, il est possible de spécifier un compte budgétaire dans ces infotypes. Dans la paie, ce compte budgétaire est alors imputé à la place du compte budgétaire défini dans le compte général pour la rubrique individuelle ou le compte budgétaire qui a été défini dans les affectations d'adresses budgétaires à l'affectation d'imputation CO dans l'élément de coûts.

Vous pouvez définir une adresse budgétaire dans les infotypes suivants :

Comptabilisation du calcul de paie

Dans l'écriture d'imputation, les comptes budgétaires sont imputés en fonction des entrées effectuées dans les infotypes ou en fonction des affectations réalisées (par exemple, un compte budgétaire du compte général). Pour plus d’informations sur les affectations, voir Logique d’imputation de la Comptabilité budgétaire.

Toutefois, des écritures sont passées sur les centres financiers et les fonds définis pour les infotypes, indépendamment du fait que vous ayez ou non défini, par exemple, un centre financier par défaut dans la fiche de compte budgétaire ou un fonds par défaut dans la fiche de centre financier.

Avant l’imputation, la période exacte est déterminée pour le scénario dans lequel intervient le salarié sur la base de la société définie dans l'infotype 0001.

Un salarié peut toutefois prendre part au scénario 2 et au scénario 1 pendant la répartition des dépenses (infotype 0027) si vous utilisez des scénarios différents pour l'intégration de la Gestion des ressources humaines dans des sociétés différentes. Cela est possible parce que vous pouvez définir les imputations CO (pour le scénario 1) et les adresses budgétaires (pour le scénario 2) dans des lignes séparées de l'infotype 0027. Chaque ligne correspond à une société. Les sociétés peuvent différer de la société de la personne mentionnée dans l'infotype 0001 ; elles doivent toutefois être affectées au même périmètre financier. Une adresse budgétaire est ensuite dérivée de l'imputation CO pour la société dans laquelle le scénario 1 est actif. L'adresse budgétaire définie dans l'infotype 0027 est ensuite imputée pour la société dans laquelle le scénario 2 est actif.

Comptabilisation des avances du personnel

Selon que les avances des salariés affectent votre budget, vous pouvez traiter les avances enregistrées au moyen d’un compte d’attente de deux façons :

Observations particulières concernant le calcul rétroactif

Si vous exécutez, après le début de l’intégration, un calcul rétroactif qui a des répercussions sur des périodes situées avant l’intégration, vous devez tenir compte des éléments suivants :

Lors de la comptabilisation des écarts résultant du calcul rétroactif, des jeux d’écritures sans centre financier apparaissent. Ces jeux d’écritures sont généralement enregistrés dans la période comptable en cours. Cette comptabilisation nécessite toutefois l’inclusion d’un centre financier. L’inclusion d’un centre financier est nécessaire lors d’une comptabilisation dès que la date d’intégration est passée.

Vous devez définir un centre financier (un « centre de recouvrement HR », par exemple) dans les fiches des comptes budgétaires que vous avez définis dans les comptes de dépenses du calcul de paie. Sinon, le système ne trouve pas de centre financier lorsqu’il impute les comptes rétroactifs et la comptabilisation est refusée.

Lors de la comptabilisation, les données enregistrées sont transférées automatiquement à ce centre financier. Vous devez saisir le centre de recouvrement HR dans le cadre de la gestion des données de base. Celui-ci doit présenter les caractéristiques suivantes :

Pour ce faire, vous devez définir une tolérance d’exception pour ce centre financier à l’étape Définir tolérances d’exception pr ctrle des disponibilités du Guide d’implémentation de la Comptabilité budgétaire. Dans la définition, vous ne devez spécifier un profil de budget que si vous souhaitez qu’en cas de dépassement des limites de tolérance associées à la transaction 30 (comptabilisation au réel), le système affiche un avertissement. Pour plus d’informations, voir Paramètres du contrôle des disponibilités.

Voir aussi :

Pour plus d’informations, voir Création de centres financiers supérieurs.

Affectation de centres financiers à des centres de coûts