Über die Korrespondenzfunktion haben Sie die Möglichkeit, spezielle Schreiben zu den im System verwalteten Geschäften zu erzeugen.

Diese Korrespondenzen können direkt aus dem System über Fax oder E-Mail sowie SWIFT-Files oder IDoc's (im Bereich Geld- und Devisenhandel) versendt oder über einen Drucker ausgegeben werden.

Die Korrespondenzen dienen zum einen der internen Dokumentation der Finanzgeschäfte (Händlerzettel) und zum anderen dem Abgleich der getätigten Finanzgeschäfte mit den Geschäftspartnern über externe Korrespondenzen die auch gegenbestätigt werden können.

• ob es sich um eine externe oder interne Korrespondenzart handelt
• ob die Korrespondenz archiviert werden soll (Kennzeichen 'Optisches Archiv')

• ob bei externen Korrespondenzarten evtl. keine initiale Stornokorrespondenz erzeugt werden soll.
• in welcher Sprache die Korrespondenz erfolgen soll

• Für die Erstellung von IDoc's können Sie hier 'Partnerart' und 'Partnernummer' hinterlegen. Über diese Einstellungen wird in der SAP Basis Kommunikationsschnittstelle ein Empfängerport bestimmt. Dabei sind folgende Szenarien möglich:

• Sie geben eine 'Partnerart' und eine 'Partnernummer' ein. Das bedeutet, daß alle ausgehenden IDoc's zu dieser Korrespondenzart über den so definierten Port versendet werden.

• Sie geben nur eine 'Partnerart' vor. Das bedeutet, daß zu jedem IDoc dieser Korrespondenzart die 'Partnernummer' der Name des Geschäftspartners ist. So wird jedes IDoc über einen eigenen Port versandt.
• Sie können die 'Partnerart' und die 'Partnernummer' auch individuell im Customer Exit (RFTBCOEX) zuweisen.

• Unter 'Korrespondenzvorfälle definieren' wird auf Buchungskreisebene gesteuert zu welchem Zeitpunkt, welche Korrespondenzart mit welchem Formular (SAPscript) erzeugt werden soll. Diese Einstellung muß auch bei den Medien SWIFT-File und IDoc vorgenommen werden, d.h. auch wenn keine SAPscript-Formular benötigt wird.

• Sie definieren hier die Korrespondenzvorfälle über die Produktart, die Geschäftsart und den Vorgangstypen, denen Sie die gewünschten Korrespondenzarten mit den gewünschten Formularen zuordnen.

• Die stausrelvanten externen Korrespondenzen können gegenbestätigt werden. Setzen Sie dafür hier das Kennzeichen 'Gegenbestätigung erforderlich', um die generelle Möglichkeit der Gegenbestätigung der Korrespondenzen zu diesem Korrespondenzvorfall zu eröffnen.

• In den IMG-Aktivitäten 'Druckeroptionen definieren' und 'Telefaxoptionen definieren (Spool)' (die Einstellungen unter 'Telefaxoptionen definieren (Spool)' sind nur relevant, wenn Sie die Basis Kommunikationsschnittstelle SAPcomm nutzen) geben Sie pro Buchungskreis für die Korrespondenzvorfälle an, über welchen Drucker oder welches Fax-Gerät die Korrespondenzen ausgegeben werden sollen. Außerdem können noch einige spezielle Angaben zur Duck- bzw. Faxausgabe (Sofortausgabe ja/nein, Angaben zur Benennung der Spoolaufträge etc.) hinterlegt werden.

• Bei einer externen Korrespondenz ist es zusätzlich notwendig, für jeden Geschäftspartner in den Stammdaten zum Geschäftspartner die 'Standing Instructions: Korrespondenz' zu pflegen. Dadurch ist es möglich, die externen Korrespondenzarten partnerabhängig zu steuern.

• Im Customizing der Treasury Grundfunktionen können Sie unter 'Nachrichtensteuerung ändern' für die statusrelevante Korrespondenzart zum Geschäftsvorgang über den Message-Typ (I,W,E.-) Einfluß auf den Bearbeitungsablauf in einem Finanzgeschäft nehmen. Die Einstellungen können Sie für alle User (Benutzername ausgefüllt) oder einzelne Benutzer vornehmen.

• Die erzeugten Plansätze zur Korrespondenz können entweder automatisch bei der Sicherung des korrespondenzrelevanten Vorgangs ausgeführt werden oder die Plansätze werden gesichert und dann über den Report 'Ausgehende Korespondenz' ausgeführt.

• Die Daten zu den Finanzgeschäften werden aufbereitet und in den Bestätigungsschreiben (Formulare) aufbereitet.

• Sie können im System auch einen Gegenbestätigungsstatus für die Finanzgeschäft führen.

• Im Bereich Geldhandel und Devisenhandel erfolgt die Gegenbestätigung über die Funktion 'Eingehende Bestätigungen'.
• In den anderen Bereichen können Sie über den 'Korrespondenzmonitor' die gegenbestätigungsrelevanten Korrespondenzvorfälle abgestimmt kennzeichnen.

• Korrespondenzschreiben können archiviert werden (optisches Archiv). Der Zugriff auf die archivierte Korrespondenz wird aus der Geschäftsanzeige realisiert. Wenn Sie sich im Anzeige-/Änderungsmodus zu einem Geschäft befinden, können Sie sich unter Springen die Korrespondenzvorfälle anzeigen lassen. Per Doppelklick auf eine Zeile aus der 'Korrespondenzübersicht' wird der Archivlink aktiviert und das Dokument zur Anzeige gebracht. Im Falle einer SWIFT-Korrespondenz wird der Inhalt des Files angezeigt.

• Der Bestätigungsstatus d.h. Informationen über den Zeitpunkt, den Vorgang, den Bearbeiter, das verwendete Formular und die Ausgabeart der Bestätigungen beim Geschäft mitgeführt.

• Korrespondenzmonitor

• Übersicht über den aktuellen Bearbeitungsstatus
• Setzen des Gegenbestätigungsstatus auf 'abgestimmt'.
• Geplante Korrespondenzen können direkt aus dem Monitor heraus ausgeführt werden.
• Bereits erzeugte Korrespondenzen können wiederholt ausgegeben werden.
• Absprung in die IDoc-Verwaltung
• Absprung in die Geschäftshistorie
• Absprung in die Anzeige des optischen Archivs