Einplanung von Aufgaben

Verwendung

Damit eine Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Aufgabenliste eines Benutzers erscheint, muss die entsprechende Aufgabe eingeplant sein.

Nicht alle Aufgaben müssen eingeplant werden, sondern im Wesentlichen die der folgenden Bereiche:

Andere Aufgaben werden automatisch durch eine andere Aufgabe ausgelöst, zum Beispiel die Zuordnung von Rollen zu Personen .

Hinweis Hinweis

Wenn eine Person die Berechtigung für mehrere Aufgaben hat, die sie in derselben Web-Anwendung durchführt, reicht es aus, nur eine der Aufgaben einzuplanen. Dadurch können Sie die Anzahl der zu versendenden Aufgaben einschränken. Weitere Informationen finden Sie unter Rollen- und Berechtigungskonzept .

Ende des Hinweises

Integration

Die Einplanung nutzt Funktionen des SAP Business Workflow und des Case Management .

Voraussetzungen

  • Sie haben im Customizing Werte für die Einplanungshäufigkeiten und deren Zeiträume innerhalb eines Jahres festgelegt. Die Häufigkeiten definieren Sie unter Attributwerte bearbeiten , deren Zeiträume unter Zeiträume für Häufigkeiten festlegen .

  • Sie haben im Customizing unter Attributwerte bearbeiten Werte für das Attribut Wichtigkeit der Kontrolle festgelegt.

  • Sie haben im Customizing die Einstellungen unter Workflow vorgenommen.

Funktionsumfang

Die Einplanung erfolgt zweistufig:

  1. Die Aufgabe wird zentral eingeplant und dabei wird Folgendes festgelegt:

    • die Häufigkeit, mit der eine Aufgabe ausgeführt werden soll

    • das Datumsintervall, innerhalb dessen die Aufgabe für einen bestimmten Zeitraum ausgeführt werden soll

    • die Kontrollen, die betroffen sind (nicht bei allen Aufgaben möglich)

  2. Eine Organisationseinheit kann die zentralen Einstellungen folgendermaßen verfeinern und verschärfen:

    • eine Aufgabe häufiger einplanen als zentral vorgesehen

    • ein früheres Start- und Enddatum für einen Zeitraum bestimmen als zentral vorgesehen

    • mehr Kontrollen vorgeben als zentral vorgesehen

      Für den Fall, dass eine zentral eingeplante Aufgabe für eine bestimmte Organisationseinheit nicht relevant ist, kann die Häufigkeit einer solchen Aufgabe auch auf Nie gesetzt werden.

Wenn Sie für eine Organisationseinheit keine spezielle Einplanung durchführen, gelten die zentralen Einstellungen.

Die Einstellungen zur Einplanung sind so lange änderbar, bis das Startdatum erreicht ist.

Zentrale Einplanung

Die zentrale Einplanung wird von der Person mit der Berechtigung für die Aufgabe Zentrale Einstellungen für Einplanung bearbeiten (EDIT-CSCH) durchgeführt. Die Person legt zunächst fest, wie häufig eine Aufgabe durchgeführt werden muss (z.B. halbjährlich). Das System ermittelt automatisch, welche genauen Zeiträume für diese Häufigkeit im Customizing festgelegt wurden (z.B. 1. Halbjahr, 2. Halbjahr). Das Jahr übernimmt das System aus der Personalisierung des Einplaners. Dann kann der Einplaner für einen oder mehrere Zeiträume das Datumsintervall angeben, in dem die Aufgabe durchgeführt werden muss. Das Datumsintervall besteht aus einem spätesten Startdatum (das heißt, die Aufgabe kann auch früher ausgeführt werden) und einem Enddatum.

Hinweis Hinweis

Beachten Sie, dass sich die Datumsintervalle bei der Einplanung von zwei aufeinander folgenden Zeiträumen nicht überlappen dürfen. Das heißt, dass das gewünschte Startdatum der Einplanung für das 2. Halbjahr nicht vor dem spätesten Enddatum der Einplanung für das 1. Halbjahr liegen darf.

Ende des Hinweises

Empfehlung Empfehlung

Wir empfehlen, bei der zentralen Einplanung nicht das aktuelle Tagesdatum als Startdatum anzugeben. Wenn Sie dies tun, dann werden die entsprechenden Workflows sofort gestartet. Das System prüft sofort für jede Organisationseinheit, ob dort bereits eigene Einstellungen zur Einplanung vorgenommen wurden. Wenn nicht, dann übernimmt das System die zentralen Einstellungen, d.h. es versendet die Aufgaben sofort an die Verantwortlichen. Das bedeutet, dass die Organisationseinheiten keine Zeit haben, die zentralen Einstellungen zu revidieren und an die eigenen Gegebenheiten anzupassen.

Ende der Empfehlung.

Bei Beurteilungen und Tests von Kontrollen können Sie außerdem angeben, ob alle Kontrollen berücksichtigt werden sollen oder zum Beispiel nur die wichtigsten (abhängig vom Attribut Wichtigkeit der Kontrolle ).

Beispiel Beispiel

Aufgabe: Beurteilung des Kontrolldesigns

Häufigkeit (zentral): halbjährlich

Zeitraum: 1. Halbjahr 2005, spätestes Startdatum: 15.10.2005, Enddatum: 31.10.2005, alle Kontrollen

Zeitraum: 2. Halbjahr 2005, spätestes Startdatum: 15.03.2006, Enddatum 31.03.2006, nur die wichtigsten Kontrollen

Ende des Beispiels.

Sie können auch festlegen, dass eine Aufgabe nie eingeplant werden soll. Dies kann notwendig sein, wenn Sie eine Aufgabe deaktivieren möchten, weil sie nicht relevant ist (z.B. die Aufgabe Beurteilung des Prozessdesigns ).

Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie über Benachrichtigung senden alle Benutzer informieren, die die Einplanung für die Organisationseinheit durchführen müssen. Diesen stellt daraufhin das System die Aufgabe Einstellungen zur Einplanung für Orgeinheit bearbeiten in deren Aufgabenliste.

Hinweis Hinweis

Die Drucktaste Benachrichtigung senden dient nicht zum Starten der eingeplanten Aufgaben. Dies wird über das angegebene Startdatum gesteuert. Die Drucktaste dient lediglich zum Starten der Einplanung für die Organisationseinheiten.

Ende des Hinweises
Einplanung für Organisationseinheit

Die Benutzer mit der Berechtigung für die Aufgabe Einstellungen zur Einplanung für Orgeinheit bearbeiten (EDIT-OUCH) erhalten die Aufgabe in ihrer Aufgabenliste, wenn die zentrale Einplanung abgeschlossen ist und die entsprechenden Benachrichtigungen versendet wurden (siehe oben). Wenn sie die Aufgabe auswählen, werden zunächst die zentralen Vorgaben angezeigt.

Sie können die zentral vorgegebene Häufigkeit entweder auf Nie setzen (wenn die Aufgabe nicht relevant ist) oder sie erhöhen. Wenn z.B. zentral halbjährlich vorgegeben ist, dürfen Sie nicht jährlich auswählen, sondern nur halbjährlich, vierteljährlich oder monatlich . Wenn Sie eine andere Häufigkeit auswählen, ergeben sich daraus auch andere Zeiträume, z.B. Quartal 1 bis 4 bei der Häufigkeit vierteljährlich . In diesem Fall müssen Sie die Aufgabe für vier Zeiträume einplanen.

Auch bei den Kontrollen sind nur weitergehende Vorgaben erlaubt. Wenn zentral bestimmt ist, dass alle Kontrollen berücksichtigt werden müssen, dürfen Sie nicht bestimmen, dass in der Organisationseinheit nur die wichtigsten berücksichtigt werden sollen.

Über die Konsistenzprüfung können Sie feststellen, ob Ihre Einstellungen im Rahmen der zentralen Vorgaben liegen.

Wenn Sie die Einplanung für die Organisationseinheit abgeschlossen haben, können Sie die Aufgabe Einstellungen zur Einplanung für Orgeinheit bearbeiten aus Ihrer Aufgabenliste entfernen, indem Sie Abschließen wählen.

Wenn Sie überprüfen möchten, welche Aufgaben wann eingeplant wurden, können Sie im Customizing des MIC die IMG-Aktivität Anfang des Navigationspfads Workflow Navigationsschritt Anwendungslog der Einplanung auswerten Ende des Navigationspfads nutzen.

Versenden der Aufgaben

Wenn für eine Organisationseinheit am zentral eingeplanten Startdatum keine spezifische Einplanung vorliegt, dann wird die eingeplante Aufgabe am zentralen Startdatum versendet. Wenn für eine Organisationseinheit eine spezifische Einplanung existiert, wird die Aufgabe am spezifischen Startdatum versendet. In beiden Fällen erscheint die jeweilige Aufgabe am Startdatum in der Aufgabenliste der jeweils Berechtigten.

Wenn nach dem zentral eingeplanten Startdatum, also nach dem Versenden der Aufgaben, weitere Organisationseinheiten angelegt werden, wird für diese nicht nachträglich auch eine Aufgabe versendet. Für diese später angelegten Organisationseinheiten können Sie die Aufgabe jedoch ad hoc starten. Weitere Informationen darüber finden Sie unter Ad-hoc-Start von Beurteilungen und Tests .