Verwendung

Bei der Abzeichnung bestätigt das Management, dass alle in der Komponente Management des internen Kontrollsystems dokumentierten Kontrollen angemessen und aktuell sind. Die Abzeichnung erfolgt bottom-up. Das heißt, dass zunächst die Manager der untersten Organisationseinheiten in der Organisationshierarchie die Abzeichnung durchführen, danach das Management der direkt übergeordneten Ebene usw. Wenn die Abzeichnung für alle Ebenen der Organisationshierarchie durchgeführt worden ist, zeichnen der Hauptgeschäftsführer (CEO) und der CFO das gesamte interne Kontrollsystem des Konzerns ab.

Zur Erfüllung der Anforderungen des Sarbanes-Oxley-Act muss die Abzeichnung am Ende eines Geschäftsjahres durchgeführt werden. Sie können die Abzeichnung jedoch auch häufiger durchführen, z.B. am Ende jedes Quartals. Die Abzeichnung bezieht sich nicht auf einen bestimmten Zeitpunkt, sondern auf den gesamten Zeitraum, für den die Abzeichnung durchgeführt wird.

Integration

Auf der Startseite können Sie im Informationsbereich den Monitor: Abzeichnung einblenden und dort den Status der Abzeichnung verfolgen. Voraussetzung dafür ist die Berechtigung für das Durchführen der Abzeichnung oder für die Aufgabe Abzeichnung anzeigen (DISP-SIGNO) .

Voraussetzungen

Funktionsumfang

Mit der zentralen Einplanung der Aufgabe Abzeichnung durchführen wird die Abzeichnung angestoßen; eine dezentrale Einplanung gibt es nicht (siehe Einplanung von Aufgaben ).

Die Manager der untersten Organisationseinheiten in der Organisationshierarchie erhalten daraufhin die Aufgabe Abzeichnung durchführen in ihrer Aufgabenliste. Sobald die Abzeichnung für alle untergeordneten Organisationseinheiten abgeschlossen ist, wird die Aufgabe Abzeichnung durchführen automatisch an den Manager der nächsthöheren Organisationseinheit gesendet. Wenn die Abzeichnung aller Organisationseinheiten abgeschlossen ist, erhalten der CEO und der CFO die Aufgabe Abzeichnung durchführen in ihrer Aufgabenliste.

Als Basis für die Abzeichnung prüfen die Manager im Berichtswesen den Status des internen Kontrollsystems.

Es ist erlaubt, dass zum Zeitpunkt der Abzeichnung Schwachstellen und Behebungspläne offen sind. Bei den Arten von Schwachstellen, die für die Abzeichnung relevant sind (einstellbar im Customizing), muss der abzeichnende Manager jedoch in einem Kommentarfeld zu den Schwachstellen Stellung nehmen. Der Abzeichnende kann z.B. angeben, dass seiner Ansicht nach die Schwachstellen durch die Umsetzung der im System abgelegten Behebungspläne zuverlässig behoben werden.

Sobald die Abzeichnung für einen Zeitraum durchgeführt wurde, sind keine Änderungen mehr für diesen Zeitraum erlaubt. Die noch offenen Schwachstellen werden jedoch automatisch in den neuen Zeitraum übertragen (siehe Übertragung in neuen Zeitraum ).