Originaldatei bearbeiten (Office Integration)

Verwendung

Die Bearbeitung einer Originaldatei mit einer Workstation-Applikation, die direkt in die Funktionen der Dokumentenverwaltung integriert ist, wird mit einem Beispiel erläutert.

In diesem Beispiel bearbeiten Sie einen Dokumentinfosatz der Dokumentart DRW (Konstruktionszeichnung).

  • Im ersten Schritt erfassen Sie die Gliederung für eine Dokumentation. Sie legen dafür eine Originaldatei mit der Workstation-Applikation MS Word an.

    Dabei soll der Dokumentinfosatz separat in dem aktuellen Bearbeitungsfenster angezeigt werden und für die Word-Datei soll ein zweites Fenster geöffnet werden ( outplace ).

    In diese Originaldatei übertragen Sie ein Feld aus dem Dokumentinfosatz des SAP-Systems, den Dokumentstatus.

  • Im zweiten Schritt zeigen Sie den Dokumentinfosatz und die zugeordnete Originaldatei (Word-Datei) an.

    Dabei soll MS Word direkt im Bearbeitungsfenster des Dokumentinfosatzes gestartet werden (inplace).

Voraussetzungen

Diese Einstellungen für die Office Integration erfolgen im Customizing der Dokumentenverwaltung , unter Workstation-Applikation definieren. Allgemeine Informationen zu den Einstellungen erhalten Sie in Desktop Office Integration .

In der Aktivität Workstation-Applikation definieren wurde die Applikation MS Word ( WRD) definiert. Für dieses Beispiel erfassen Sie für die Office Integration zusätzlich folgende Einstellungen:

  • Aktivität Workstation-Applikation im Netzwerk definieren

    • Sie erfassen zwei Einträge für die Workstation-Applikation WRD mit Angabe des gewünschten Datenträgertyps (z.B. PC für Frontendrechner mit dem Betriebssystem Windows NT).

      Feld

      Erster Eintrag für den Änderungsmodus

      Zweiter Eintrag für den Anzeigemodus

      Applikationstyp

      2

      1

      Pfad mit Programmname

      %SAP-OFFICE-INTEGRATION.OUTPLACE%

      %SAP-OFFICE-INTEGRATION.INPLACE%

  • Aktivität Office-Integration einstellen

    • Geben Sie die Dokumentart (z.B. DRW ) und den Applikationstyp 2 für Ändern ein.

    • Wählen Sie als Technik Link-Technik .

      Alternativ können Sie die File-Property-Technik einstellen. Informationen zur Vorgehensweise finden Sie unter File-Property-Technik sowie unter Dateieigenschaften übernehmen (FORM_INF) .

    • Wählen Sie die Datengruppe aus, aus der Felder übertragen werden sollen. Das Feld Dokumentstatus ist beispielsweise der Datengruppe Dokumentdaten zugeordnet.

    • Setzen Sie das Kennzeichen Export .

Originaldatei anlegen

  1. Bearbeiten Sie ein Dokument der Dokumentart DRW.

  2. Im unteren Bildbereich Originale wählen Sie (Anlegen).

    Sie gelangen auf das Dialogfenster Grunddaten .

  3. Auf dem Dialogfenster führen Sie folgende Aktivitäten aus:

    • Geben Sie die Workstation-Applikation WRD ein.

    • Wählen Sie .

      Das System öffnet ein neues Fenster mit der Office Applikation (MS Word).

  4. Im Fenster der Office Applikation (MS Word) können Sie die Dokumentation für die Konstruktionszeichnung erfassen. Es stehen alle Funktionen von MS Word zur Verfügung, beispielsweise zum Formatieren, Einfügen oder Zwischenspeichern.

  5. Erfassen Sie den Link für das SAP-Feld Dokumentstatus .

  6. Wenn Sie in eine Originaldatei den ersten Link einfügen, müssen Sie die Feldinhalte aktualisieren .

  7. Sichern Sie die Originaldatei in der Office Applikation.

Originaldatei anzeigen

  1. Zeigen Sie das Dokument an.

  2. Im unteren Bildbereich Originale wählen Sie (Anlegen).

    Sie gelangen auf das Dialogfenster Grunddaten .

  3. Auf dem Dialogfenster führen Sie folgende Aktivitäten aus:

    • Geben Sie die Workstation-Applikation WRD ein.

    • Wählen Sie .

      Das System teilt den Bildbereich für die Bearbeitung des Dokumentinfosatzes in zwei Bereiche:

    • Im linken Bildereich werden Daten des Dokumentinfosatzes angezeigt.

    • Im rechten Bildbereich startet das System die Office Applikation, in diesem Beispiel MS Word.

  4. Im Bildbereich der Office Applikation (MS Word) können Sie die Dokumentation für die Konstruktionszeichnung erfassen. Es stehen alle Funktionen von MS Word zur Verfügung, beispielsweise zum Formatieren oder Einfügen.

    Hinweis Hinweis

    Wenn die Office-Applikation inplace gestartet wird, besteht eine Besonderheit für das Sichern der Originaldatei. Sie können die Originaldatei nicht direkt in der Office Applikation (MS Word) sichern, sondern nur über das Sichern des Dokumentinfosatzes.

    Durch dieses Sichern werden sowohl die Originaldatei als auch der Dokumentinfosatz gesichert. Das Sichern beendet gleichzeitig die Bearbeitung des Dokumentinfosatzes und Sie gelangen deshalb wieder auf das Einstiegsbild Dokument anlegen bzw. ändern .

    Ende des Hinweises