File-Property-Technik

Verwendung

Im Rahmen der Office Integration können Sie mit der File-Property-Technik Daten aus der Dokumentenverwaltung des SAP-Systems an eine Office-Anwendung übertragen. In der Office-Anwendung ergänzen Sie die Daten aus dem SAP-System über das Menü Datei → Dateieigenschaften

Dateieigenschaften sind Details einer Datei, mit denen diese identifiziert werden kann, wie z. B. Titel, Beschreibung, Autor. Folgende vier Typen von Dokumenteigenschaften werden unterschieden:

Automatisch aktualisierte Eigenschaften

Statistiken, die automatisch von der Office-Anwendung gepflegt werden, wie z. B. Dateigröße, Anlegdatum, Änderungsdatum.

Vordefinierte Eigenschaften

Bereits existierende Eigenschaften wie Autor, Titel etc., die mit einem Wert zu füllen sind.

Benutzerdefinierte Eigenschaften

Beliebige vom Benutzer definierte Eigenschaften, entweder aus einem vorgegebener Vorrat von Eigenschaften oder selbst definiert. Sie können einen Text, Zeit, numerischen Wert oder Werte wie „ja“ oder „nein“ zuordnen.

Eigenschaften der Dokumentbibliothek

Dateien in einer Dokumentbibliothek einer Web-Seite oder eines öffentlichen Ordners. Sie können beim Anlegen einer Dokumentbibliothek Eigenschaften definieren und die Werteeingabe mit Regeln versehen. Möchte ein Benutzer Dokumente in die Bibliothek hinzufügen, muss er zunächst Werte für die Eigenschaften der Dokumentbibliothek eingeben.

Integration

Sie legen im Customizing der Dokumentenverwaltung (CA-DMS )→ Allgemeine Daten → Workstation-Applikation einstellen beispielsweise fest, welche Daten für die Übertragung vom SAP-System in die Office-Datei vorgesehen sind. Sie können Dokumentdaten, Klassendaten, Texte und benutzerdefinierte Dateieigenschaften übertragen und in einem Office-Dokument Dateiinformationen zu Organisationszwecken und zum späteren einfacheren Wiederauffinden hinterlegen.

Sie können die File-Property-Technik ab dem SAP-Release ERP 2005 einsetzen. Beachten Sie dazu den SAP-Hinweis 964107.

Für Originale, die Sie mit Microsoft Word angelegt haben, können Sie nur Daten mit der Link-Server-Technik übernehmen. Eine Übertragung von Daten aus dem SAP-System an Microsoft Excel und Power Point wird nicht unterstützt.

Voraussetzungen

Sie haben die File-Property-Technik ( FORM_INF) im Customizing der Komponente Dokumentenverwaltung (CA-DMS) unter Allgemeine Daten → Workstation-Applikationen definieren eingestellt.

Sie haben in dieser Aktivität das Kennzeichen Export aktiviert.

Funktionsumfang

Wenn Sie die File-Property -Technik für die Datenübertragung aus dem SAP-System einsetzen, ersetzt das System im Änderungsmodus eines Dokuments in verknüpften Originaldateien für die übertragenen Felder alle SAPOLE-Links durch Dateieigenschaften (DOCPROPERTY). Das System übergibt die Dateieigenschaften mit folgender Syntax:

{DOCPROPERTY Name}

{DOCPROPERTY Document.DRAW.DOKNR \* MERGEFORMAT}

Das System unterstützt die Übertragung von SAP-Daten nur in eine Richtung: Bei einem Wechsel von der File-Property -Technik zurück auf die Link-Server-Technik , ersetzt das System im Original die Dateieigenschaften (DOCPROPERTY) nicht mit SAPOLE-Links.

Wenn Sie eine neues Original anlegen oder das Original keine SAPOLE-Links enthält, können Sie mit Einfügen ®   Feld ( Insert   ® Field ) in der Office-Anwendung eine Dateieigenschaft (File Property) aus dem SAP-System oder eine benutzerdefinierte Dateieigenschaft mit dem entsprechenden Wert in das Original einfügen. Folgende Felde stehen zur Übernahme aus dem SAP-System zur Verfügung: Liste der SAP-Felder

Die Werte der benutzerdefinierten Dateieigenschaften können Sie in der Office-Anwendung unter Datei → Dateieigenschaften ® Benutzerdefiniert (File → Properties → Custom) vergeben.

Sie können in der Office-Anwendung im Menü Datei → Dateieigenschaften ® Benutzerdefiniert (File → Properties → Custom) auch weitere Dateieigenschaften hinzufügen ( Ad d )

Microsoft Word unterstützt folgende Schalter, die an die Syntax der übertragenen Dateieigenschaft hinzugefügt werden können:

Die File-Property-Technik unterstützt lediglich die Schalter \a und \t.Sie könnendie Schalter mit folgender Syntax anschließen.

{DOCPROPERTY Name \a\t}

DieReihenfolge der Schalter ist festgelegt. Die gleichzeitige Verwendung von \a und \t ist erforderlich, um die Ersetzung der Links durch Dateieigenschaften zu gewährleisten.

Siehe auch: Dateieigenschaften übernehmen (FORM_INF)