Verwendung

Bei der Bearbeitung einer Originaldatei mit einer Workstation-Applikation, die direkt in die Funktionen der Dokumentenverwaltung integriert ist, können Sie Daten aus dem SAP-System mit der File-Property-Technik in das Original übernehmen. Das Vorgehen wird beispielhaft erläutert:

Sie legen zunächst eine Dokumentinfosatz (DIS) der Dokumentart DRW (Konstruktionszeichnung) an.

Anschließend legen Sie eine Originaldatei mit der Workstation-Applikation Microsoft Word zu diesem DIS an.

In diese Originaldatei übertragen Sie ein Feld aus dem Dokumentinfosatz des SAP-Systems, die Dokumentnummer Document.DRAW.DOKNR

Voraussetzungen

Die Einstellungen für die Office Integration erfolgen im Customizing der Dokumentenverwaltung , unter Workstation-Applikation definieren. Allgemeine Informationen zu den Einstellungen erhalten Sie in Desktop Office Integration .

Aktivität Office-Integration einstellen

Geben Sie die Dokumentart (z. B. DRW ), eine Workstation-Applikation (z. B . DOC, Microsoft Word) und den Applikationstyp Ändern ein.

Wählen Sie als Technik FORM_INF (siehe File-Property-Technik ).

Wählen Sie die Datengruppe aus, aus der Felder übertragen werden sollen. Das Feld Dokumentnummer ist beispielsweise der Datengruppe Dokumentdaten zugeordnet.

Aktivieren Sie das Kennzeichen Export .

Originaldatei anlegen

Bearbeiten Sie ein Dokument der Dokumentart DRW.

Im unteren Bildbereich Originale wählen Sie (Anlegen).

Sie gelangen auf das Dialogfenster Grunddaten .

Auf dem Dialogfenster führen Sie folgende Aktivitäten aus:

Geben Sie die Workstation-Applikation DOC ein.

Wählen Sie .

Das System öffnet ein neues Fenster mit der Office-Anwendung (Microsoft Word).

Im Fenster der Office-Anwendung können Sie die Dokumentation für die Konstruktionszeichnung erfassen. Es stehen alle Funktionen von Microsoft Word zur Verfügung, beispielsweise zum Formatieren, Einfügen etc.

Dateieigenschaft übernehmen

Sie können entweder neue, benutzerdefinierte Dateieigenschaften erstellen oder Dateieigenschaften aus dem SAP-System übernehmen.

Benutzerdefinierte Dateieigenschaften

                                                  i.        Wählen Sie im Original Datei ®Eigenschaften → Benutzerdefiniert ( File ® Properties →Custom) und geben Sie Name, Typ und einen Wert (Name, Type, Value) ein.

                                                ii.        Wählen Sie Hinzufügen (Add).

Name:Test

Typ: Zahl (Number)

Wert: 123

Microsoft Word fügt die neue Dateieigenschaft Test hinzu, mit der Syntax {DOCPROPERTY Document.DRAW.DOKNR \* MERGEFORMAT}

Die neue Dateieigenschaft steht Ihnen beim Einfügen unter Einfügen → Feld (Insert →Field) neben den Eigenschaften aus dem SAP-System zur Verfügung.

Dateieigenschaften aus dem SAP-System

In Abhängigkeit der im Customizing ausgewählten Daten zur Übertragung (Datengruppe Dokumentdaten) stellt das System Ihnen die entsprechenden Dateieigenschaften zur Übernahme zur Verfügung.

Wählen Sie im Original Folgendes:

Einfügen → Feld (Insert →Field)

DocProperty aus den Feldnamen (Field names)

Z. B. die Dateieigenschaft Dokumentnummer Document.DRAW.DOKNR

Das System fügt in Ihr Original die Dateieigenschaft Dokumentnummer Document.DRAW.DOKNR hinzu mit der Syntax

{DOCPROPERTY Document.DRAW.DOKNR \* MERGEFORMAT}

und zieht dazu die Dokumentnummer des DIS aus dem SAP-System heran.

Sichern Sie die Originaldatei in der Office-Anwendung.