Desktop Office Integration
Hinweis
Dieser Abschnitt der Dokumentation ist nur für die Dokumentenverwaltung (DV) im SAP GUI relevant. Die Dokumentenverwaltung auf der PLM-Web-UI ist hiervon nicht betroffen.
In vielen Geschäftsprozessen werden die digitalen Originaldateien meist mit dem DVS verwaltet und in einen Sicherheitsbereich abgelegt. Durch die MS Office-Integration ist auch ein komfortables Bearbeiten von Originaldateien mit OLE2-fähigen Desktop-Applikationen möglich (z. B. Microsoft Word, Microsoft Excel). Sie können die Applikation direkt aus der Bearbeitung des Dokumentinfosatzes starten und eine Vorlagedatei als Erfassungshilfe nutzen.
Integration
Die Einstellungen für die Office-Integration erfolgen im Customizing der Dokumentenverwaltung
unter Workstation-Applikation definieren
. Führen Sie folgende Aktivitäten aus:
Workstation-Applikation im Netzwerk definieren
Sie legen im Pfad für den Applikationsaufruf fest, ob die Applikation inplace oder outplace gestartet werden soll. Außerdem können Sie festlegen, dass die Applikation im Anzeigemodus im gleichen Fenster (inplace), im Änderungsmodus jedoch in einem neuen Fenster gestartet werden soll (outplace).
Diese Auswahl treffen Sie durch die Syntax für den Programmaufruf:
inplace (2 Varianten):
%SAP-OFFICE-INTEGRATION.INPLACE%
%SAP-OFFICE-INTEGRATION.INPLACE% %MAXSIZE%
outplace:
%SAP-OFFICE-INTEGRATION.OUTPLACE%
Weitere Informationen erhalten Sie in der F1-Hilfe des Feldes
Applikation (Pfad mit Programmname)
.Kopiervorlagen für Originaldateien festlegen
Sie können in Abhängigkeit von der Dokumentart und der Applikation mehrere Kopiervorlagen anlegen (in vorherigen Releases bezeichnet als Quelldateien). Diese können als Vorlage für die anzulegenden Originaldateien dienen. Die Kopiervorlagen sind sprachabhängig.
Damit diese Vorlagen für alle Mitarbeiter zur Verfügung stehen, sollten Sie die Vorlagen in einem Ablagesystem ablegen.
Office-Integration einstellen
Sie legen im Customizing der
Dokumentenverwaltung (CA-DMS)
) unter
Allgemeine Daten
Workstation-Applikation einstellen
beispielsweise fest, welche Daten für die Übertragung vom SAP-System in die Office-Datei vorgesehen sind. Dabe können Sie Dokumentdaten, Klassendaten, Texte und benutzerdefinierte Dateieigenschaften übertragen. So haben Sie die Möglichkeit in einem Office-Dokument Dateiinformationen zu Organisationszwecken und zum späteren einfacheren Wiederauffinden zu hinterlegen.Sie können folgende Techniken für die Datenübertragung nutzen:
Funktionsumfang
Während der Bearbeitung des Dokumentinfosatzes besteht die Möglichkeit, Originaldateien anzulegen und zu ändern.
Für das Anlegen von Originaldateien können Sie Vorlagedateien verwenden. Mit Office-Applikationen können Sie für jede Dokumentart beliebig viele Vorlagen anlegen. Diese können sprachabhängig sein, und Sie können sie zum Anlegen neuer Originaldateien verwenden.
Wenn Sie die Originaldatei mit einer Office-Applikation bearbeiten, können Sie Daten vom SAP-System in die Originaldateien übertragen.
Felder aus folgenden Datengruppen sind für die Übernahme in die Originaldatei vorgesehen:
Allgemeine Dokumentdaten aus der Tabelle DRAW
Kurztext aus der Tabelle DRAT
Klassendaten aus dem Dokumentinfosatz
Siehe: Liste der SAP-Felder
Die Feldauswahl ist von der Applikation abhängig.
Sie können beispielsweise eine Kopiervorlage erstellen, die ausgewählte Felder von Zeichnungskopfdaten enthält und bei der Bearbeitung der Originaldatei aus einem Dokumentinfosatz automatisch die entsprechenden Feldwerte überträgt.
Unter den Einstellungen im Customizing können Sie festlegen, ob eine Office-Applikation (z.B. Microsoft Word) für das Anlegen oder Ändern entweder inplace oder outplace gestartet werden soll.
inplace
Die Microsoft-Office-Applikation wird innerhalb des Fensters für die Bearbeitung des Dokumentinfosatzes gestartet. Sie sollten diese Methode nur für kleinere Bearbeitungen wählen, da die Daten nicht separat in der Office-Applikation gespeichert werden, sondern nur durch das Sichern des kompletten Dokumentinfosatzes.
outplace
Für die Microsoft-Office-Applikation wird ein neues Fenster geöffnet. Sie können die komplette Funktionalität der Office-Applikation nutzen, beispielsweise auch das Sichern der Datei. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie beim Ändern eines Dokumentinfosatzes gleichzeitig mehrere Originaldateien mit Office-Applikationen bearbeiten. Sie können die einzelnen Dateien entweder separat in der Office-Applikation sichern, oder Sie sichern diese Dateien gemeinsam, indem Sie den Dokumentinfosatz sichern.
Aktivitäten
Bearbeiten Sie einen Dokumentinfosatz.
Wählen Sie die Funktion für die Bearbeitung einer Originaldatei. Alle aktiven Funktionen können Sie über das Kontextmenü aufrufen. Positionieren Sie dazu den Cursor auf die gewünschte Originaldatei. Durch einen Rechtsklick können Sie ein Kontextmenü mit allen aktiven Funktionen anzeigen.
Anlegen
Im Bildbereich für die Originaldateien wählen Sie
(Original anlegen
). Im Dialogfenster können Sie eine beliebige Kopiervorlage für die betreffende Dokumentart für Ihre Anmeldesprache auswählen. Entsprechend den Einstellungen im Customizing startet das System die Applikation inplace oder outplace.Ändern
Falls die Originaldatei in einem Sicherheitsbereich abgelegt ist, wird die Originaldatei ausgecheckt.
Siehe auch: Originaldatei bearbeiten (Microsoft Office-Integration)
Nachdem Sie die Bearbeitung der Originaldatei beendet haben, sichern Sie die Originaldatei entweder in der Office-Applikation (outplace) oder im Dokumentinfosatz (inplace).