Verwendung

Über den integrierten Einsatz des Haushaltsmanagements und des HR (Human Resources) haben Sie die Möglichkeit, die Personalausgaben - Personalobligo sowie die Aufwendungen aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung - den einzelnen Verantwortungsbereichen (Finanzstellen) und ggf. Förderungen, Fonds und Funktionsbereichen im Haushaltsmanagement gezielt zuzuordnen. Entsprechend der Aufgaben eines Mitarbeiters sind hierbei unterschiedliche Zuordnungen zu den Ausgabenkontierungen im Haushaltsmanagement möglich.

Die Erstellung des Personalobligos erfolgt hierbei mit Hilfe des Obligoprozessors in der Komponente Budgetplanung und Bewirtschaftung (PA-PM-PB). Das Obligo wird dann durch die Buchungen der Gehaltsabrechnung sukzessive abgebaut.

Der Aufbau von Personalobligo im Haushaltsmanagement setzt also den Einsatz der Komponente Budgetplanung und Bewirtschaftung voraus. Wenn diese Komponente nicht eingesetzt wird, kann im Haushaltsmanagement kein Obligo aufgebaut werden. Die Zuordnung der Aufwendungen erfolgt dann erst bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Die Zuordnung der Personalausgaben erfolgt bei der Abrechnungsbuchung automatisch, da sie bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung keine Kontierungen eingeben können. Daher ist es notwendig festzulegen, wie das System bei der Abrechnungsbuchung die für das Haushaltsmanagement relevanten Kontierungen – Förderung, Fonds, Funktionsbereich, Finanzstelle und Finanzposition -ermitteln soll.

Die Kontierungen können je nach Kontierungselement aus den im Personalstamm und dem Organisationsmanagement hinterlegten Kontierungen ermittelt werden, sowie aus der Zuordnung zu CO-Objekten. Auf welche Weise Sie die Kontierungsfindung für die Abrechnungsbuchung festlegen müssen, ist hierbei davon abhängig, ob Sie auch das Controlling integriert mit dem Haushaltsmanagement einsetzen und die Buchungsintegration aktiv ist.

Weitere Informationen zur Kontierungsfindung finden Sie unter Integration Personalwirtschaft Kontierungsfindung . Aus den dort beschriebenen Konstellationen lassen sich zwei Szenarien unterscheiden, die sich nicht im Funktionsumfang unterscheiden, die aber ein unterschiedliches Customizing und unterschiedliche Kontierungszuordnungen erforderlich machen. In den Abschnitten Voraussetzungen und Funktionsumfang wird jeweils auf die Unterschiede verwiesen.

Wenn Sie nach dem Produktivstart das Szenario wechseln wollen, müssen Sie beachten, dass diese Änderungen aufwendige Abgleichaktivitäten nach sich ziehen.

Voraussetzungen

Informationen, welche prinzipiellen Voraussetzungen für die Fortschreibung der Personalaufwendungen in das Haushaltsmanagement erfüllt sein müssen, finden Sie unter Voraussetzungen für die Fortschreibung im Haushaltsmanagement .

Beachten Sie vor allem, dass das Haushaltsmanagement im Customizing aktiviert sein muss, da erst nach der Aktivierung in der Personalwirtschaft eine Existenzprüfung der Kontierungselemente erfolgt sowie die automatische Weitergabe von Buchungsdaten aus der Personalwirtschaft ins HHM, wo die Obligodaten und Istdaten fortgeschrieben werden. Weitere Informationen zur Aktivierung des HHM finden Sie unter Aktivierung des Haushaltsmanagements .

Darüberhinaus sind folgende Einstellungen notwendig

Customizing Public Sector Management

Wenn Sie die Kontierungselemente Fonds, Funktionsbereich oder Förderung verwenden, muss in der IMG-Aktivität Kontierungselemente aktivieren das Datum hinterlegt sein, ab dem diese Kontierungselemente beim Anlegen von neuen oder beim Ändern von bereits vorhandenen Personalstammsätzen für die Infotypen hinterlegt werden müssen.

Customizing Personaladministration

Damit Sie die für Sie relevanten Infotypen mit HHM-Kontierungen versorgen können, müssen die Felder Förderung , Fonds , Funktionsbereich , und ggf. (für Szenario 2) Finanzstelle und Finanzposition eingabebereit sein. Diese Einstellungen nehmen Sie im Customizing der Personaladministration und der Personalzeitwirtschaft vor. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Customizing Feldstatus .

Gültige Personalstammsätze anlegen

Falls Sie die Personalwirtschaft seit längerer Zeit im Einsatz haben, werden die Infotypen der bereits vorhandenen Personalstammsätze nicht automatisch mit einer Kontierung versorgt. Sie müssen daher ab dem Beginndatum der Integration einen neuen Infosatz anlegen und den alten Satz abgrenzen. Ab diesem Datum wird beim Anlegen und Ändern eines Satzes der Infotypen 0001, 0027 (Subtyp 01) sowie beim Anlegen und Ändern der Kostenzuordnung in den Infotypen 0014, 0015, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 und 2010 die Eingabe von Förderung, Fonds, Funktionsbereich sowie ggf. (bei Szenario 2) die Eingabe einer Finanzstelle (Szenario 2) notwendig.

Weitere Informationen zum Anlegen von Personalstammsätzen und den Infotypen erhalten Sie in der Dokumentation der Komponente Personaladministration (PA-PA) und Personalabrechnung (PY).

Organisationsmanagement

Wenn Sie die Komponente Organisationsmanagement zusammen mit der Komponente Personaladministration einsetzen, können Sie die notwendigen Kontierungen auch im Organisationsmanagement im Infotyp 1018 an der Organisationseinheit und/oder der Planstelle hinterlegen. Weitere Informationen zum Organisationsmanagement erhalten Sie in der Dokumentation der Komponente Organisationsmanagement

Customizing Haushaltsmanagement (notwendig für Szenario 2)

Im Customizing des Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung muss in der IMG-Aktivität Beginn für Integration HR (ohne Personalobligo Szenario 2) festlegen pro Buchungskreis der Zeitpunkt festgelegt sein, ab dem Sie das Kontierungselement Finanzstelle beim Anlegen von neuen oder beim Ändern von bereits vorhandenen Personalstammsätzen für die Infotypen hinterlegen müssen.

Funktionsumfang

Sie haben folgende Möglichkeiten, die Personalaufwendungen eines Mitarbeiters den Kontierungen im Haushaltsmanagement zuzuordnen:

Zuordnung einer Stammkontierung für einen Mitarbeiter

Wenn die gesamten Personalaufwendungen eines Mitarbeiters nur auf eine Kontierung gebucht werden sollen, müssen Sie lediglich eine Kontierung im Infotyp Organisatorische Zuordnung (0001) hinterlegen.

Wenn Sie den Förderung, Fonds und Funktionsbereich verwenden, müssen Sie die Kontierungen zusätzlich zur Stammkontierung auch in den Infotypen für die Kostenverteilung (Infotyp 1018 bzw. 0027) mit einem Prozentsatz von 100 % hinterlegen. Dies ist notwendig, da bei einer Änderung der Stammkostenstelle im Organisationsmangement nur die Kostenstelle im Infotyp 0001 abgeglichen wird, jedoch nicht der Förderung, Fonds und Funktionsbereich.

Prozentuale Aufteilung der Aufwendungen für einen Mitarbeiter auf mehrere Kontierungen

Wenn Sie entsprechend der Aufgaben des Mitarbeiters eine Aufteilung der Aufwendungen benötigen, müssen Sie mehrere Kontierungen und jeweils einen Prozentsatz für die Kostenverteilung im Infotyp Kostenverteilung Person (0027) hinterlegen.

Falls das Organisationsmanagement aktiv ist, können Sie diese Verteilung auch im Infotyp Kostenverteilung (1018) für die Organisationseinheit oder Planstelle festlegen. Wenn für beide Infotypen (0027 und 1018) ein gültiger Satz vorhanden ist, übersteuern bei der Personalabrechnung die Angaben im Infotyp 0027 die Angaben im Infotyp 1018. Wenn keine Angaben im Infotyp 0027 gepflegt sind, wird die Kostenverteilung aus dem Infotyp 1018 (Organisationseinheit oder Planstelle) verwendet. Hierbei gilt prinzipiell, dass die Kontierungen jeweils auf untergeordnete Organisationseinheiten und Planstellen und weiter an die Personen vererbt werden, wenn dort kein gültiger Satz definiert ist.

Wenn Sie weniger als 100 % der Aufwendungen aufteilen, wird der verbleibende Prozentsatz auf die Kontierung des Infotyps 0001 gebucht. Falls eine Person mehr als eine Planstelle besetzt, müssen Sie daher die Kontierungen immer im Infotyp 0027 (Person) hinterlegen.

Individuelle Zuordnung von einzelnen Gehaltsbestandteilen

Wenn Sie eine individuelle Aufteilung (z. B. rechtliche Ausnahmen) von einzelnen Gehaltsbestandteilen benötigen, können Sie in den entsprechenden Infotypen eine Kontierung hinterlegen. Diese Kontierungsangaben übersteuern dann bei der Personalabrechnung die im Infotyp 0001 hinterlegten Angaben.

Außerdem ist es in diesen Infotypen möglich, eine Finanzposition anzugeben (nur Szenario 2). (Wenn Szenario 1 aktiv ist (Buchungsintegration zum CO), ist die Eingabe einer Finanzposition nicht erlaubt.) Bei der Personalabrechnung wird dann diese Finanzposition bebucht statt der Finanzposition, die ggf. aus der für Ihren Mandanten gültigen Ableitungsstrategie ermittelt wird.

Sie können in folgenden Infotypen eine Kontierung hinterlegen:

Wiederk. Be/Abzüge (0014)

Ergänzende Zahlung (0015)

Abwesenheiten (2001)

Anwesenheiten (2002)

Vertretungen (2003)

Bereitschaften (2004)

Mehrarbeiten (2005

Entgeldbelege (2010)

Buchung der Personalabrechnung

Bei der Abrechnungsbuchung werden die Finanzpositionen entsprechend der Eingaben in den Infotypen (Szenario 2) oder aus der für Ihren Mandanten gültigen Ableitungsstrategie (z. B. Finanzposition aus Zuordnung zu Sachkonto) bebucht. Weitere Informationen zur Kontierungsableitung finden Sie in der Dokumentation zur Kontierungsableitung .

Die Finanzstellen werden im Szenario 1 entsprechend der Ableitungsstrategie aus dem CO-Objekt ermittelt, im Szenario 2 aus den Eingaben in den Infotypen.

Fonds, Funktionsbereich und Förderung werden entsprechend der Angaben in den Infotypen bebucht; unabhängig von Ihrer Ableitungsstrategie.

Ein Mitarbeiter kann bei der Verteilung der Aufwendungen (Infotyp 0027) an Szenario 2 und Szenario 1 teilnehmen, falls Sie für unterschiedliche Buchungskreise auch unterschiedliche Szenarien für die Integration der Personalwirtschaft einsetzen. Dies ist möglich, weil Sie im Infotyp 0027 die CO-Kontierungen (für Szenario 1) und die HHM-Kontierungselemente (für Szenario 2) in gesonderten Zeilen hinterlegen können. Jede Zeile gehört zu einem Buchungskreis. Die Buchungskreise können vom Buchungskreis der Person im Infotyp 0001 abweichen; Für den Buchungskreis, in dem das Szenario 1 aktiv ist, wird dann die HHM-Kontierungselemente aus der CO-Kontierung abgeleitet. Für den Buchungskreis, in dem das Szenario 2 aktiv ist, werden dann die im Infotyp 0027 hinterlegten HHM-Kontierungselemente bebucht.

Buchung von Personalkostenvorschüssen

In Abhängigkeit davon, ob Mitarbeitervorschüsse für Sie budgetrelevant sind oder nicht, können Sie über ein Verrechnungskonto gebuchte Mitarbeitervorschüsse auf zwei Arten bearbeiten:

Vorschüsse sind nicht budgetrelevant und sollen nicht im Budget des Haushaltsmanagements ausgewiesen werden: Hierzu müssen Sie dem Vorschusskonto eine Finanzposition zuordnen, die den Finanzvorgang 50 und den Positionstyp 3 hat.

Vorschüsse sind budgetrelevant: Hierzu müssen Sie dem Vorschusskonto eine Finanzposition zuordnen, die den Finanzvorgang 30 und den Positionstyp 3 hat. Außerdem müssen Sie dieser Finanzposition eine Dummy-Finanzstelle zuordnen.

Was ist bei Rückrechnungen zu berücksichtigen?

Wenn Sie nach dem Integrationsbeginn Rückrechnungen durchführen, die in den Zeitraum vor der Integration (Integrationsdatum) fallen, müssen Sie folgendes beachten:

Beim Buchen der Rückrechnungsdifferenzen entstehen Buchungssätze, die keine Finanzstelle enthalten. Diese Buchungssätze werden in der Regel in die aktuelle Buchungsperiode gebucht, die jedoch die Mitgabe einer Finanzstelle verlangt. Ab dem Integrationsdatum ist bei der Buchung die Mitgabe einer Finanzstelle notwendig.

In Ihrer Ableitungsstrategie müsste daher festgelegt sein, dass aus den Finanzpositionen , die den Aufwandskonten für die Löhne und Gehälter zugeordnet sind, eine Finanzstelle (z. B. HR-Sammelstelle) abgeleitet werden kann. Andernfalls findet das System beim Buchen der Rückrechnung keine Finanzstelle und die Buchung wird abgelehnt.

Beim Buchen fließen die Buchungsdaten dann automatisch auf diese Finanzstelle. Die HR-Sammelstelle legen Sie innerhalb der Stammdatenpflege an. Sie sollte folgende Eigenschaften haben:

sie muss Teil der Finanzstellenhierarchie sein

sie darf nicht budgetiert werden

sie darf nicht durch andere Geschäftsvorfälle bebucht werden

die Verfügbarkeitskontrolle darf nicht zu einem Fehler führen

Hierzu definieren Sie im Einführungsleitfaden Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung in der IMG-Aktivität Ausnahmetoleranzen für die Verfügbarkeitskontrolle festlegen für diese Finanzstelle eine Ausnahmetoleranz. Sie müssen bei der Definition lediglich ein Budgetprofil angeben, für das Sie folgende Festlegung getroffen haben: Für den Vorgang 30 (Istbuchung) wird bei Überschreiten der festgelegten Toleranzgrenzen nur eine Warnung ausgegeben. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen für die Verfügbarkeitskontrolle .