Integration Personalwirtschaft Kontierungsfindung

Verwendung

Wenn Sie das Haushaltsmanagement   (PSM-FM) und die Personalwirtschaft integriert einsetzen, erfolgt die Zuordnung der Personalausgaben und ggf. auch der Personalverbindlichkeiten bei der Stammdatenpflege zur Person. Die Abrechnungsbuchung erfolgt dann automatisch; d.h. Sie können dort keine Kontierungen eingeben. Daher müssen Sie im Einführungsleitfaden (IMG) des Personalmanagements folgende Einstellungen vornehmen:

Unter Personaladministration → Anpassung der Oberflächen → Bildmodifikationen ändern lassen Sie in den kontierungsrelevanten Infotypen die Pflege der HHM-Kontierungen zu.

Unter Personaladministration → Schnitsttellen und Integration → Integration zum Rechnungswesen → Erfassen von Kostenzuordnungsvorgaben legen Sie fest, welche Kostenzuordnungsvorgaben in den ausgewählten HR-Infotypen erfasst werden sollen.

In den Personaldatenstammsätzen müssen Sie dann die relevanten Kontierungen (Fonds, Funktionsbereich, Förderung und Finanzstelle) pflegen oder ableiten

Hierbei sind die folgenden Szenarien möglich, die im Abschnitt „Funktionsumfang“ näher erläutert werden.

Controlling

Integration

Folge

aktiv

aktiv

Szenario 1:

strukturelle Parallelität: CO-Objekte müssen gepflegt werden, HHM-Daten werden abgeleitet

aktiv

nicht aktiv

Szenario 2a:

HHM-Daten müssen manuell gepflegt werden

nicht aktiv

nicht aktiv

Szenario 2b:

HHM-Daten müssen manuell gepflegt werden

Weitere Informationen zur Integration von HHM und CO finden Sie unter Integration Kosten- und Projektcontrolling

Voraussetzungen

Fonds, Funktionsbereich und Förderung

Damit Sie die Kontierungselemente Fonds, Funktionsbereich und Förderung im Personalstammsatz oder im Organisationsmanagement hinterlegen können, muss im Customizing des Public Sector Managements das Datum festgelegt sein, ab dem diese Kontierungselemente beim Anlegen oder Ändern von bereits vorhandenen Personalstammsätzen für die Infotypen hinterlegt werden müssen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Einführungsleitfaden Public Sector Management unter Allgemeine Einstellungen für Public Sector Management → Grundeinstellungen: Kontierungselemente → Kontierungselemente aktivieren.

Finanzstelle

Damit Sie die Finanzstelle im Personalstammsatz oder im Organisationsmanagement hinterlegen können, muss im Customizing des Haushaltsmanagements das Datum festgelegt sein, ab dem dieses Kontierungselement beim Anlegen oder Ändern von bereits vorhandenen Personalstammsätzen für die Infotypen hinterlegt werden muss.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im IMG des Haushaltsmanagements Öffentliche Verwaltung unter Ist- und Obligofortschreibung/Integration → Integration Personalwirtschaft (HR) → Beginn für Integration HR (Szenario 2) festlegen .

Beachten Sie, dass Sie hier kein Datum hinterlegen dürfen, wenn die Buchungsintegration zum Controlling aktiv ist.

 

Damit eine Zuordnung von Verbindlichkeiten auf Kontierungen erfolgt, müssen Sie in der Hauptbuchhaltung die HHM-Kontierungen als bilanzierende Belegaufteilungsmerkmale kennzeichnen.

Funktionsumfang

Im SAP-System können Sie die Kontierungselemente Fonds, Funktionsbereich, Förderung und Finanzstelle im Personalstamm oder im Organisationsmanagement (Organisationseinheit und/oder Planstelle) hinterlegen. Dies gilt jedoch nicht für die Finanzposition.

Außerdem können Sie in der Kontierungsableitung des Haushaltsmanagements festlegen, dass die Kontierungselemente des Haushaltsmanagements aus den Zuordnungen zu anderen Kontierungen, bspw. einem CO-Objekt abgeleitet werden.

Controlling im Einsatz; Integration von CO und HHM (Szenario 1)

Diese Konstellation erfordert folgende Zuordnungen:

Kontierungselement

Hinterlegen im Personalstamm oder im Organisationsmanagement

Zuordnen zu

 

Förderung

X

 

Fonds

X

 

Funktionsbereich

X

 

Finanzstelle

CO-Objekt

Finanzposition

Sachkonto

Wenn Sie dieses Szenario verwenden, erscheint bei der Pflege der Infotypen in der Personaladministration beim Hinterlegen der Kostenstelle die Nachricht "Pos. &: Finanzstelle & wurde aus Vorschlagswert übernommen". Sie können diese Warnung im IMG des Haushaltsmanagements Öffentliche Verwaltung ausschalten. Wählen Sie hierzu im Customizing Grundeinstellungen → Nachrichtensteuerung ändern .

Controlling im Einsatz; keine Integration von CO und HHM (Szenario 2a)

Diese Konstellation erfordert folgende Zuordnungen:

Kontierungselement

Hinterlegen im Personalstamm oder im Organisationsmanagement

Zuordnung zu

Förderung

X

 

Fonds

X

 

Funktionsbereich

X

 

Finanzstelle

X

 

Finanzposition

 

Sachkonto
Kein Controlling im Einsatz (Szenario 2b)

Diese Konstellation erfordert folgende Zuordnungen:

Kontierungselement

Hinterlegen im Personalstamm oder im Organisationsmanagement

Zuordnung zu

Förderung

X

 

Fonds

X

Funktionsbereich

X

Finanzstelle

X

Finanzposition

 

Sachkonto

 

Beachten Sie, dass Sie das Kontierungselement Haushaltsprogramm nicht im Personalstamm hinterlegen können. Wenn das Haushaltsprogramm im Customizing aktiviert wurde, müssen Sie Zuordnungen in der Kontierungsableitung des Haushaltsmanagements so treffen, dass das Haushaltsprogramm aus einem CO-Objekt abgeleitet werden kann.

Wenn Sie nach dem Produktivstart das Szenario wechseln möchten, beachten Sie, dass die Änderungen aufwendige Abgleichaktivitäten nach sich ziehen.

Aufteilung Verbindlichkeiten

Wenn die Kontierung von Verbindlichkeiten aktiv ist, werden die bei den Personalkosten gepflegten Kontierungen vor der Verdichtung der Verbindlichkeiten über Personen hinweg in die Verbindlichkeiten übertragen. Die Verdichtung erfolgt dann je Kontierung. Die Einstellungen nehmen Sie im IMG der Personalabrechnung unter Abrechnung International → Auswertung für die Buchung ins Rechnungswesen → Neues Hauptbuch: Aufwandsgerechte Verteilung von Verbindlichkeiten vor.

Beim Buchen wird das Ableitungstool (Transaktion FMDERIVE) aufgerufen. Hier können Sie gefundene Kontierungen durch feste Kontierungen ersetzen. Für eine detailliertere Steuerung steht Ihnen die Mitarbeitergruppierung für Fixkontierungen aus der Personalabrechnung zur Verfügung. Diese Einstellungen nehmen Sie im IMG der Personalabrechnung unter Abrechnung International → Auswertung für die Buchung ins Rechnungswesen → Neues Hauptbuch: Aufwandsgerechte Verteilung von Verbindlichkeiten → Buchungsüberleitung ins Rechnungswesen vor.