Verwendung

Die Einstellungen zur Verfügbarkeitskontrolle ermöglichen Ihnen, die Budgetüberwachung differenziert für einzelne Vorgänge (z. B. Mittelvormerkungen, Bestellanforderungen, Istbuchungen) auszusteuern.

Voraussetzungen

Die Einstellungen nehmen Sie im Customizing des Haushaltsmanagements vor. Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung unter Klassische Budgetierung →Budgetprofile →Budgetprofile einstellen und unter Klassische Budgetierung → Verfügbarkeitskontrolle .

Funktionsumfang

Grundeinstellungen

Im Budgetprofil legen Sie die Budgetwerte fest, auf deren Grundlage die Verfügbarkeitskontrolle erfolgt: Gesamtbudgets, Jahresbudgets, freigegebene Gesamtbudgets, freigegebene Jahresbudgets.

Toleranzgrenzen festlegen

Sie können für eine Kombination aus Budgetprofil, Vorgangsgruppe und Aktion einen Ausschöpfungsgrad und/oder eine absolute Abweichung als Toleranzgrenze definieren.

Der Ausschöpfungsgrad stellt das Verhältnis von Verfügungen zum Budget ausgedrückt in Prozent dar.

Die absolute Abweichung stellt die Differenz zwischen Verfügungen und Budget ausgedrückt in einem absoluten Betrag dar.

Wenn Sie sowohl eine absolute als auch relative Toleranzgrenze festgelegt haben, hat bei der Prüfung die engere Grenze Vorrang.

Absolute und relative Toleranz bei einem Budget von 0

Wenn Sie im Budgetprofil festgelegt haben, dass eine Verfügbarkeitskontrolle gegen Jahresbudgets erfolgen soll und Sie versuchen, Ist oder Obligo in ein zukünftiges Jahr zu buchen, für das noch kein Budget vergeben wurde, wird die Buchung entsprechend der eingestellten Toleranzgrenze(n) behandelt.

Z. B. wird die Buchung von 1000 EUR bei einer relativen Toleranzgrenze, die in Prozent angegeben wird, abgewiesen (da das System von einem Budget von 0 EUR ausgeht). Wenn keine relative Toleranz eingestellt ist, sondern eine absolute Toleranz von z. B. 5000 EUR festgelegt wurde, wird sie jedoch vom System akzeptiert.

Absolute und relative Toleranz bei Einnahmen-HHM-Kontierungen

Die Summe der Einnahmen darf nicht kleiner als Null werden, bspw. durch Umbuchungen. Wenn eine absolute Toleranz festgelegt ist, darf die Summe der Einnahmen nicht kleiner werden als diese.

Wenn negative Budgetwerte auf einer Einnahmen-HHM-Kontierung erfasst wurden, prüft die AVK die Belastungen auf der Einnahmen-HHM-Kontierung gegen dieses Budget. Die Belastung darf nicht größer werden als das negative Budget. Die Logik der Prüfung auf Einnahmenpositionen ist also analog zu der auf Ausgabenpositionen mit umgekehrtem Vorzeichen des Budgets.

Absolute und relative Toleranz bei einseitiger und gegenseitiger Deckungsfähigkeit und budgeterhöhenden Einnahmen

Bei diesen Funktionen berücksichtigt die Verfügbarkeitskontrolle die im Customizing festgelegten Toleranzen nicht. Der Ausschöpfungsgrad beträgt automatisch 100 %.

Informationen zu den Aktionen, die eine Überschreitung der Toleranzgrenzen auslöst, finden Sie unter Aktionen der Verfügbarkeitskontrolle .

Was Sie beachten müssen, wenn Sie negatives Budget vergeben haben, finden Sie unter Erfassung von negativem Budget .

Ausnahmetoleranzen festlegen

Sie können für einzelne Budgetstrukturplanelemente die Toleranzgrenzen individuell festlegen. Diese Ausnahmetoleranzen übersteuern dann die für alle Elemente gültigen.

Unterschiedliches Verhalten der Verfügbarkeitskontrolle bei Obligobuchungen

Sie können steuern, dass das Budget durch bestimmte Buchungen, (z. B. Bestellungen) nicht überschritten werden darf, während andere Buchungen z. B. Bestellanforderungen) in beliebiger Höhe gebucht werden dürfen. Weitere Informationen finden Sie unter Verfügbarkeitskontrolle bei Obligobuchungen .

Verfügbarkeitskontrolle aktivieren/deaktivieren

In der Standardauslieferung ist die Verfügbarkeitskontrolle für alle Geschäftsjahre aktiv.

Prüfung auf Einnahmen-HHM-Kontierungen

Buchungen auf Einnahmen-HHM-Kontierungen werden in der Standardauslieferung nicht geprüft. Diese Prüfung müssen Sie im Customizing aktivieren.

Prüfung für jeden Vorgang innerhalb der Vorgangskette

In der Standardauslieferung findet eine Überprüfung der Toleranzgrenzen nur dann statt, wenn sich der Verfügtwert durch die Buchung gegenüber der vorherigen Belastung erhöht. Die Standardeinstellung können Sie jedoch ändern, indem Sie im Customizing festlegen, dass die Toleranzgrenze für jeden gebuchten Vorgang gesondert geprüft wird. Mit dieser Funktion können Sie beispielsweise erreichen, dass das Budget durch Bestellanforderungen zwar überschritten werden darf, durch Bestellungen jedoch nicht, indem Sie die Toleranzgrenzen für die Bestellung schärfer einstellen als für die Bestellanforderung.

Aktivitäten

Die Verfügbarkeitskontrolle überwacht die zur Verfügung stehenden Mittel entsprechend der von Ihnen vorgenommenen Einstellungen.

Ob die Verfügbarkeitskontrolle aktiv ist und wie sie eingestellt ist, sehen Sie im Anzeige- oder Änderungsmodus der Budgetierungsfunktionen (Originalbudget, Freigaben etc.). Wählen Sie hierzu Zusätze → Verfügbarkeitskntrl . → Info . Wenn die Verfügbarkeitskontrolle deaktiviert ist, erhalten Sie keine Anzeige.