Anlegen eines Mandatsbuchungskreises

Einsatzmöglichkeiten

Wenn Sie Objekte verwalten, die sich im Eigentum von Dritten befinden, dann wird Ihnen über ein Mandat die rechtliche Grundlage zur Verwaltung erteilt. Für die Vermögenstrennung bilden Sie jedes erteilte Mandat und die abhängigen Immobilienobjekte und Prozesse in einem eigenen Buchungskreis ab. Dafür geben Sie die Stammdaten zum Mandat und einen Referenzbuchungskreisan, dessen Customizing-Einstellungen sowie Sach- und Hausbankkonten kopiert werden.

Voraussetzungen

Sie haben im Einführungsleitfaden des Flexiblen Immobilienmanagements und der Unternehmensstruktur folgende Einstellungen vorgenommen:

  1. Sie haben den Referenzbuchungskreis definiert, dessen Einstellungen beim Anlegen eines Mandatsbuchungskreises kopiert werden sollen. Der Referenzbuchungskreis dient nur als Kopiervorlage. Sie können keine Stammdaten in diesem Buchungskreis anlegen.

  2. Sie haben den Kontenplan für den Referenzbuchungskreis im Finanzwesen definiert und die Sachkonten angelegt.

  3. Sie haben die Einstellungen für die Kostenrechnungskreise zu den Referenzbuchungskreisen vorgenommen.

    1. Zum Anlegen eines Referenzbuchungskreises mit Kostenrechnungskreis wählen Sie im Einführungsleitfaden Anfang des Navigationspfads Unternehmensstruktur Navigationsschritt Definition Navigationsschritt Controlling Navigationsschritt Kostenrechnungskreis pflegen Navigationsschritt Kostenrechnungskreis kopieren Ende des Navigationspfads .

    2. Kopieren Sie eine geeignete vorhandene Kombination von Buchungskreis und Kostenrechnungskreis.

      Nehmen Sie alle notwendigen Einstellungen für den Referenzbuchungskreis vor. Beachten Sie hierbei Folgendes:

      • Den Kostenrechnungskreis müssen Sie so einstellen, dass mehrere Buchungskreise zugeordnet werden können.

      • Die Immobilienverwaltung müssen Sie im Buchungskreis und im Kostenrechnungskreis aktivieren.

      • Den Buchungskreis müssen Sie als Referenzbuchungskreis kennzeichnen.

        Wählen Sie für diese beiden Einstellungen im Einführungsleitfaden des Anfang des Navigationspfads Flexiblen Immobilienmanagements Navigationsschritt Grundeinstellungen. Ende des Navigationspfads

      • Sie müssen die Einstellungen für die Zahlungsvorgänge in der Finanzbuchhaltung vornehmen. Im Referenzbuchungskreis verwenden Sie hierbei Dummy-Bankverbindungen: Diese werden später beim Anlegen des Mandatsbuchungskreises mit den echten Bankverbindungsdaten aus dem Mandat überschrieben.

  4. Sie haben die Einstellungen zum Anlegen des Mandats vorgenommen.

    Wählen Sie dazu im Einführungsleitfaden des Anfang des Navigationspfads Flexiblen Immobilienmanagements Navigationsschritt Fremdverwaltung Navigationsschritt Stammdaten WEG- und Objektmandat Ende des Navigationspfads .

Ablauf

Mandatsstammdaten anlegen

  1. Wählen Sie im RE-Navigator (RE80) in der Objektübersicht das Objekt Mandat und mit Quick-Info Anlegen.

  2. Geben Sie an, ob das Mandat ein Objekt- oder WEG-Mandat sein soll (siehe Mandat ).

  3. Geben Sie im Feld Referenzbuchungskreis den zu kopierenden Buchungskreis an.

  4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben.

    Sie sehen im Feld Kostenrechnungskreis , welcher für den Buchungskreis verwendet wird.

  5. Nur für WEG-Mandate:

    Wenn Sie Sondereigentumsobjekte in dem WEG-Mandat selbst besitzen und diese weiterhin in Ihrem eigenen Buchungskreis vermieten möchten, dann geben Sie im Feld Verwalt.buch.kreis Ihren Verwaltungsbuchungskreis an.

    Nur für Objektmandate:

    Wenn ein fremder Eigentümer neben den von Ihnen im Objektmandat verwalteten Gebäuden und Grundstück auch Sondereigentumsobjekte besitzt (siehe WEG ), die in einer von Ihnen verwalteten WEG liegen, dann können Sie die Vermietung dieser Sondereigentumsobjekte im Objektmandat abbilden. Die Erlöse aus der Vermietung werden dann direkt im Objektmandatsbuchungskreis gebucht (analog zum Verwaltungsbuchungskreis). Das Original des Mietobjektes im Sondereigentum befindet sich in diesem Fall im WEG-Mandat. Eine Kopie des Objektes, die der Vermietung dient, liegt im Objektmandatsbuchungskreis und ist mit dem WEG-Objekt verknüpft. Um diese Verknüpfung herstellen zu können, müssen Sie das Kennzeichen Verwaltungsbuchungskreisverhalten setzen.

  6. Wählen Sie die Registerkarte Hausbankkonten . Hier sehen Sie die Bankschlüssel und Kontenschlüssel, die im Customizing des Referenzbuchungskreises eingerichtet wurden. Ergänzen Sie diese Daten durch Angabe von Bankleitzahlen und Kontonummern. Dadurch vervollständigen Sie die Customizing-Einstellungen für die Bankverbindungen im Mandatsbuchungskreis.

  7. Auf der Registerkarte Partner können Sie verschiedenen Geschäftspartner in verschiedenen Rollen zu diesem Buchungskreis ergänzen.

    Sie können für Eigentümer Eigentumsanteile angeben.

  8. Sichern Sie die Stammdaten des Mandats.

    Das Kennzeichen Mandatsbuchungskreis existiert? zeigt Ihnen an, dass noch kein Buchungskreis angelegt wurde.

    Mandatsbuchungskreis aus Mandat anlegen

    Sie befinden sich in der Anzeige oder Bearbeitung des Mandats.

  9. Wählen Sie in der Menüleiste mit Quick-Info Mandat aktivieren .

    Beim Aktivieren des Mandates legt das System den Mandatsbuchungskreis an. Dabei kopiert es die Customizing-Einstellungen und die Sachkonten des angegebenen Referenzbuchungskreises. Die auf der Registerkarte Hausbanken angegebenen Konten werden als Hausbankkonten übernommen.

    Der Mandatsbuchungskreis erhält dieselbe Nummer wie das Mandat.

Ergebnis

Sie haben einen Mandatsbuchungskreis aus den Stammdaten des Mandats und den Customizing-Einstellungen und Sachkonten des Referenzbuchungskreises angelegt. Das Kennzeichen Mandatsbuchungskreis existiert? zeigt Ihnen an, dass ein Buchungskreis angelegt wurde.

Sie sehen in den Mandatsstammdaten eine neue Registerkarte Wirtschaftseinheiten , von der aus Sie Wirtschaftseinheiten anlegen können.

Sie können nun in diesem Buchungskreis die Objektstammdaten und Verträge anlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter

  • Nutzungssicht

  • Stammdaten und Verträge einer WEG anlegen

    Hinweis Hinweis

    Wenn Sie im Referenzbuchungskreis nachträglich Einstellungen vornehmen, wie z.B. neue Sachkonten hinzufügen, dann können Sie diese Einstellungen automatisch mit der Transaktion REMMBAMN in alle referierten Mandatsbuchungskreise übernehmen lassen.

    Ende des Hinweises

Beispiel

Ein Beispiel für die Datenhaltung in verschiedenen Buchungskreisen finden Sie unter Beispiel: Fremdverwaltung .