Korrespondenz über PDF-basierte Formulare

Verwendung

PDF-basierten Formulare sind keine Textverarbeitung im eigentlichen Sinne, sondern definieren Eigenschaften von Vorlagen, wie Layout, Ausgabeeigenschaften usw. Während des Ausgabevorgangs werden Dokumente dann anhand dieser Vorlage generiert.

Im Flexiblen Immobilienmanagement werden PDF-basierte Musterformulare ausgeliefert. Diese stellen die empfohlene Formulartechnik dar und ersetzen funktional die bisher verwendeten SAP Smart Forms .

  • Wenn Sie bereits individuelle Smart Forms in einem früheren Release erstellt haben, dann können Sie diese Formulare ohne Änderungen weiter benutzen.

  • Wenn Sie neue Formulare einrichten, dann verwenden Sie die PDF-basierten Formulare.

Voraussetzungen

Für die Verwendung von PDF-basierten Formularen müssen Sie Einstellungen im Customizing vorgenommen haben.Wählen Sie dafür im Einführungsleitfaden des Anfang des Navigationspfads Flexiblen ImmobilienmanagementsKorrespondenz Navigationsschritt PDF-basierte Formulare (Massen- und Einzeldruck). Ende des Navigationspfads

Mahnen

Die Mahnkorrespondenz bildet eine Ausnahme, da sie mit der Korrespondenz der Komponente Finanzwesen realisiert wird. Innerhalb des Flexiblen Immobilienmanagements wird zwar die Variante des Mahnformulars verwendet, die Customizing-Einstellungen für den Aufruf der Mahnkorrespondenz müssen Sie jedoch in der Komponente Finanzwesen (FI) vorgenommen haben. Wählen Sie dazu im Customizing des Finanzwesens Anfang des Navigationspfads Debitoren- undKreditorenbuchhaltung Navigationsschritt Geschäftsvorfälle Navigationsschritt Mahnen Ende des Navigationspfads . Nehmen Sie weitere Einstellungen auch in RE-FX vor. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Mahnen .

Funktionsumfang

Mit PDF-basierten Formularen können Sie folgende Funktionen verwenden:

  • Diese ermöglichen Ihnen performanten Massendruck (inkl. Batchverarbeitung) mit optionaler Dokumentenarchivierung über die SAP ArchiveLink -Schnittstelle.

  • Im Rahmen einer typischen Immobilienkorrespondenz existieren keine Einschränkungen, Daten zu beschaffen und auszugeben. Unterstützt wird auch die Ausgabe tabellarischer Daten und die Ermittlung, Berechnung und Ausgabe kundenspezifischer Daten.

  • Sie ermöglichen Ihnen eine flexible automatische Steuerung, welche Dokumente für welche Geschäftspartner(-rollen) erstellt werden ( Korrespondenzvorfälle). Korrespondenzvorfälle definieren Sie im Customizing.

  • Sie unterstützen E-Mail und Fax abhängig von den technischen Möglichkeiten des jeweiligen Geschäftspartners.

  • Sie sind integriert in die Entwicklungslandschaft, z.B. Transportanschluss, Übersetzungswerkzeuge, etc.

    Achtung Achtung

    Ein erstelltes Dokument ist nicht mehr änderbar! Sie können jedoch vor dem Erstellen der Korrespondenz einen beliebigen Text in einen Texteditor eingeben. Dieser Text wird vom System an der in der Vorlage vorgesehenen Stelle ausgegeben.

    Ende der Warnung.

Aktivitäten

Korrespondenzanwendungen sind vom System vorgegeben und beziehen sich genau auf ein Immobilienobjekt. Für die Stammdatenobjekte sind folgende Korrespondenzanwendungen vorgegeben:

  • Allgemeines Schreiben

  • Stammdatenblatt

Für die Immobilienverträge stehen abhängig von Vertragsart, Vertragsklauseln (z.B. Umsatzklausel, Anpassungsklausel) und Vertragsprozessen (z.B. Kündigen, Verlängern) verschiedene Korrespondenzanwendungen zur Verfügung, wie z.B. die Folgenden:

  • Allgemeines Schreiben

  • Stammdatenblatt

  • Vertragsformular

  • Vertragskontenblatt

  • Nebenkostenabrechnung

  • Umsatzmietabrechnung

  • Anpassung

  • Kündigung/-bestätigung

Für jede Korrespondenzanwendung steht Ihnen in der Bearbeitung der Stamm- oder Vertragsdaten jeweils eine Transaktion für den Massendruck und der Einzeldruck zur Verfügung:

  • mit Quick-Info Drucken: Drucken mit PDF-basierten Formularen

  • mit Quick-Info Drucken mit Office-Anwendung

Die erstellen Dokumente können Sie außerdem automatisch archivieren lassen.