Massendruck über PDF-basierte Formulare erstellen

Verwendung

Mit dieser Druckfunktion können Sie mehrere Schreiben einer Korrespondenzanwendung erstellen (z.B. Stammdatenblätter aller Mieteinheiten eines Gebäudes).

Voraussetzungen

Jedes Massendruckprogramm (z.B. Allgemeines Schreiben Wirtschaftseinheit ) ist genau einer Korrespondenzanwendung zugeordnet. Die Grundeinstellungen für eine Korrespondenzanwendung müssen Sie im Customizing vorgenommen haben. Wählen Sie dazu im Einführungsleitfaden Anfang des Navigationspfads Flexibles Immobilienmanagement)Korrespondenz Navigationsschritt PDF-basierte Formulare (Massen- und Einzeldruck) Navigationsschritt Korrespondenzvorfälleund –anwendungen Ende des Navigationspfads .

Ausgabemedien, Spracheinstellungen, Sortiervarianten

Sie können Dokumente als E-Mail oder Fax versenden. Dazu müssen Sie in den Geschäftspartnerdaten die E-Mail-Adresse oder die Faxnummer hinterlegt haben. Weiterhin muss ist eine SAPconnect-Schnittstelle konfiguriert sein. Nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen im Einführungsleitfaden vor unter Anfang des Navigationspfads SAP Web Application Server Navigationsschritt Basis-Services Navigationsschritt Kommunikationsschnittstellen Navigationsschritt SAPconnect (mandantenweite Einstellungen). Ende des Navigationspfads

Führen Sie anschließend die Einstellungen im Customizing des Flexiblen Immobilienmanagements durch. Wählen Sie Anfang des Navigationspfads Flexibles Immobilienmanagement Navigationsschritt Korrespondenz Navigationsschritt PDF-basierte Formulare (Massen- und Einzeldruck) Navigationsschritt Grundeinstellungen Ende des Navigationspfads .

Dort finden Sie auch die Vorgehensweise für die automatische Ermittlung der Dokumentsprache und wie Sie Sortiervarianten definieren.

Aktivitäten

  • Wählen Sie die entsprechende Transaktion für jedes Immobilienobjekt im Bild SAP Easy Access unter Anfang des Navigationspfads Rechnungswesen Navigationsschritt Flexibles Immobilienmanagement Navigationsschritt Korrespondenz Ende des Navigationspfads .

    Geben Sie hier die Selektionskriterien ein, mit denen Sie nach den zu druckenden Verträgen oder Stammdatenobjekten suchen möchten.

    Auf den Registerkarten Korrespondenzdaten und Ausgabesteuerung können Sie bestimmen, auf welche Art die Dokumente auszugeben sind. Die drei weiteren Registerkarten Spez. Parameter , Benutzerfelder und Texteditor können in Abhängigkeit von den Einstellungen der Korrespondenzanwendung eingeblendet werden.

  • Führen Sie das Programm aus.

    Sie erhalten eine Liste der zu druckenden Dokumente.

    Dokumentliste

Sie können in der Liste die folgenden Funktionen wählen:

  • per Doppelklick in die Druckansicht des jeweiligen Dokuments verzweigen

  • alle Dokumente der Liste drucken und ausgeben lassen ( mit Quick-Info Alle Dokumente drucken )

  • ausgewählte (markierte) Dokumente drucken und ausgeben lassen ( mit Quick-Info Markierte Dokumente drucken ).

  • Sie können über die Drucktaste mit Quick-Info Stammdaten in das Stammdatenobjekt bzw. in den Vertrag. Wenn Sie einen Empfänger definiert haben, können Sie dessen Daten über mit Quick-Info Empfänger anzeigen lassen.

Wenn Sie die Anzeige der Dokumentliste unterdrücken möchten, dann entfernen Sie auf der Registerkarte Ausgabesteuerung das Kennzeichen Ausgabeliste . Dann werden alle ermittelten Dokumente direkt ausgegeben.

Protokoll

Bei jedem Ausgabevorgang wird intern vom System ein Korrespondenzprotokoll erstellt, das als SAP Application Log gesichert wird. Das Protokoll wird angezeigt, wenn Fehler oder Warnungen auftreten. Sie können auf den einzelnen Registerkarten über die entsprechenden Drucktasten in das Protokoll mit Quick-Info letztes Protokoll anzeigen (Strg+F1) der Korrespondenzanwendung oder zu einer Übersicht mit Quick-Info Übersicht aller Protokolle der Korrespondenzanwendung verzweigen.

Archivierung

Informationen, wie Sie die erstellten Dokumente automatisch über die SAP ArchiveLink-Schnittstelle ablegen, finden Sie unter Archivierung .