Verteilung in das Portal 

Verwendung

Die Verteilung in das Portal ist eine Möglichkeit, BI-Objekte (Queries, Query Views, Web Templates, Reports oder Arbeitsmappen) zu verteilen. Sie können die vorberechneten Dokumente oder Online-Links in einen Collaboration-Raum oder in einen KM-Ordner stellen.

Insbesondere können Sie die KM-Ordner Persönliche Dokumente und Öffentliche Dokumente nutzen. Wenn Sie im Portal die Rolle Business Explorer zugeordnet haben, dann können Sie aus den iViews Mein Portfolio und BEx Portfolio darauf zugreifen.

Beim Arbeiten mit den Dokumenten im Portal stehen Ihnen verschiedene Funktionen des Knowledge Managements zur Verfügung. Sie können die Dokumente mit Ratings, Bewertungen, Feedback und/oder persönlichen Notizen versehen. Weitere Informationen finden Sie unter Funktionen für Objekte in Ordnern.

Wenn Sie die Funktionen der Collaboration nutzen, dann können Sie anhand des vorberechneten Dokuments oder Online-Links mit anderen Mitarbeitern Diskussionen führen oder in Collaboration-Räumen zusammenarbeiten. Mithilfe von Subskriptionen können Sie sich über Änderungen an einem Dokument automatisch informieren lassen. Weitere Informationen finden Sie unter Zusammenarbeit mit anderen Benutzern und Räume im Portal bereitstellen.

Voraussetzungen

Sie haben bei der Erstellung der Broadcast-Einstellung den Verteilungstyp In das Portal versenden gewählt.

Funktionsumfang

Für den Export in das Portal treffen Sie Einstellungen in folgenden Registerkarten:

Ziel im Portal

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

●      Dateiname: Geben Sie einen technischen Namen, unter dem das Dokument gesichert wird, manuell oder mithilfe einer Textvariable über  Textvariable anhängen ein. Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Textvariablen.

●      Berechtigungsbenutzer: Wenn Sie die Broadcast-Einstellung im Hintergrund (z. B. für einen bestimmten Zeitpunkt) einplanen, dann können Sie manuell oder über  Auswahl einen BI-Benutzernamen eingeben. Das System erzeugt das Dokument mit den Einstellungen (z.B. Datumsformat) und Berechtigungen des angegebenen Benutzers.

Wenn Sie die Broadcast-Einstellung sofort verteilen möchten, dann verwendet das System bei der Erzeugung des Dokuments die Berechtigungen und Einstellungen des aktuellen Benutzers, der sich am System angemeldet hat und die Broadcast-Einstellung definiert.

●      Sprache: Wenn Sie die Broadcast-Einstellung im Hintergrund (z. B. für einen bestimmten Zeitpunkt) einplanen, dann können Sie die Sprache, in welcher das Dokument erzeugt werden soll, wählen. Das System bietet Ihnen die im BI-System installierten Sprachen zur Auswahl an.

Wenn Sie die Broadcast-Einstellung sofort verteilen möchten, dann verwendet das System bei der Erzeugung des Dokuments die Anmeldesprache des aktuellen Benutzers, der sich am System angemeldet hat und die Broadcast-Einstellung definiert.

●      Dokument exportieren in: Sie können das Dokument in das jeweils persönliche Portfolio von ausgewählten Benutzern oder in einen beliebigen anderen KM-Ordner stellen.

○       Mein Portfolio: Geben Sie die BI-Benutzernamen der Empfänger über  Auswahl mit Semikolon getrennt ein. Das Dokument wird im persönlichen Portfolio dieser Benutzer abgelegt.

Wenn Sie die Broadcast-Einstellung im Hintergrund (z. B. für einen bestimmten Zeitpunkt) einplanen, dann können Sie das Dokument benutzerspezifisch erzeugen. Das System erzeugt das Dokument für jeden der angegebenen Empfänger mit deren persönlichen Einstellungen (Datumsformat, Sprache) und Datenberechtigungen.

Wenn Sie die Broadcast-Einstellung sofort verteilen möchten, dann verwendet das System bei der Erzeugung des Dokuments die Einstellungen des aktuellen Benutzers.

○       Beliebiger Ordner: Geben Sie den KM-Ordner, unter dem das Dokument im Portal abgelegt werden soll, über  Auswahl an.

Die Wertehilfe ist ein iView und zeigt die Sichten Mein Portfolio, CM-Repository-Ansicht und Collaboration-Raum an.

Mit Mein Portfolio erzeugt das System einen Link im Knowledge Management unter dem persönlichen Ordner des Anwenders (/~alias~/userhome/<user.id>).

Mit CM-Repository-Ansicht erzeugt das System einen Link in einem beliebigen KM-Ordner.

Unter Collaboration-Raum werden die zugewiesenen Räume eines Benutzers angezeigt. Das System erzeugt einen Link im Knowledge Management unter dem gewählten Collaboration-Raum.

Ihr Systemadministrator muss KM-Ordner und Collaboration-Räume im Portal einrichten, damit Sie diese in der Wertehilfe als Ziel auswählen können. Ein KM-Ordner kann ebenfalls ein Verzeichnis im Dateisystem sein. Weitere Informationen finden Sie unter Verteilung in das Portal einrichten.

Texte

Hier können Sie folgende Angaben vornehmen:

●      Anzeigename: Geben Sie einen Namen manuell oder mithilfe einer Textvariable über  Textvariable anhängen ein. Unter diesem Namen wird das Dokument im Portal, beispielsweise im BEx Portfolio, angezeigt.

●      Wichtigkeit: Wählen Sie eine Wichtigkeit (niedrig, mittel, hoch), die als Eigenschaft des Dokumentes abgelegt wird und dann im Portal, beispielsweise im BEx Portfolio, angezeigt wird.

●      Beschreibung: Geben Sie eine kurze inhaltliche Beschreibung des Dokumentes ein oder wählen Sie eine Textvariable über  Textvariable anhängen. Diese Beschreibung wird mit dem Dokument abgelegt und dann im Portal, beispielsweise im BEx Portfolio, angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Textvariablen.

 

Darüber hinaus können Sie Einstellungen in den Registerkarten Filternavigation, Vorberechnung allgemein bzw. Linkerzeugung allgemein, Layout und Kopf-/Fußzeile vornehmen. Die Registerkarten erscheinen kontextsensitiv abhängig vom gewählten Ausgabeformat. Weitere Informationen finden Sie unter Filternavigation, Allgemeine Einstellungen bei der Vorberechnung und Linkerzeugung und Druckversionserstellung von BI-Anwendungen (beim Ausgabeformat PDF für die Registerkarten Layout und Kopf-/Fußzeile).