Show TOC

ProcesMonitowanie

 

Wraz z każdorazową sprzedażą towarów lub usług rosną zobowiązania odbiorców. Od tego momentu płatności przychodzące są monitorowane w celu zapewnienia terminowego płacenia zobowiązań odbiorców. Jeśli nie są one płacone terminowo, firma musi aktywować wielopoziomowy proces gromadzenia, tj. przypomnienie telefoniczne lub pisemne dla klientów, którzy nie płacą w terminie.

SAP Business One oferuje kreatora monitów do generowania pisemnych przypomnień. Weryfikuje on wszystkich odbiorców, sprawdza zaległe faktury sprzedaży oraz transakcje związane z zadłużeniem oraz umożliwia wydruk i wysłanie odpowiednich pisemnych przypomnień na różnych poziomach. Ponadto kreator monitów umożliwia automatyczne księgowanie faktur za usługi dla odsetek i opłat naliczanych z tytułu monitu.

System monitowania obejmuje następujące dokumenty:

  • otwarte faktury sprzedaży, łącznie z fakturami częściowo opłaconymi i częściowo kredytowanymi,

  • faktury obejmujące raty

  • anulowania faktur sprzedaży

  • płatności przychodzące niebazujące na fakturach

  • ręczne zapisy księgowe z co najmniej jednym wierszem zaksięgowanym na odbiorcę

  • transakcje sald otwarcia i zamknięcia

Aby użyć kreatora monitów, należy najpierw dokonać wstępnych ustawień.

Poniżej opisano definicję procesu monitowania i wyjaśniono wyniki przebiegu kreatora.

Warunki wstępne

Aby uruchomić Kreator monitów, zdefiniowano:

  • Konta odsetek z tytułu monitowania i opłat z tytułu monitowania na zakładce Sprzedaż w obszarze Początek ścieżki nawigacji Administracja Etap nawigacji Definicja Etap nawigacji Księgowość Etap nawigacji Definicja kont podstawowych Koniec ścieżki nawigacji, dzięki czemu możliwe będzie automatyczne księgowanie odsetek i opłat za pomocą faktur za usługi

  • Warunki monitowania poprzez opcje: Początek ścieżki nawigacji Administracja Etap nawigacji Definicje Etap nawigacji Partnerzy handlowi Etap nawigacji Warunki monitowania Koniec ścieżki nawigacji

    Warunki monitowania bazują na poziomach monitowania i zawierają parametry oraz wartości wymagane do przebiegu procesu monitowania.

  • Pole Domyślne warunki monitów dla odbiorcy na zakładce PH w menu Początek ścieżki nawigacji Administracja Etap nawigacji Inicjalizacja systemu Etap nawigacji Ustawienia ogólne Koniec ścieżki nawigacji

  • Warunki płatności dla odbiorcy w polu Warunek płatności na zakładce Warunki płatności w: Początek ścieżki nawigacji Partnerzy handlowi Etap nawigacji Dane podstawowe partnera handlowego Koniec ścieżki nawigacji

Użyto następujących opcji, w celu wykluczenia pewnych faktur sprzedaży z procesu monitowania:

  • Aby wykluczyć określone faktury:

    1. Wyświetl fakturę przed uruchomieniem kreatora

    2. Na zakładce Logistyka wybierz opcję Blokada monitów.

      Można ją później odznaczyć, w celu uwzględnienia faktury w przyszłym procesie monitowania.

  • Aby wykluczyć wszystkie faktury utworzone dla określonego odbiorcy:

    1. Wyświetl rekord Dane podstawowe partnera handlowego dla tego odbiorcy.

    2. Na zakładce Księgowość proszę wybrać opcję Blokada monitów.

Proces

Wybierz opcje: Początek ścieżki nawigacji Sprzedaż Etap nawigacji Kreator monitów Koniec ścieżki nawigacji i postępuj zgodnie z procedurą poniżej. Na każdym etapie wybierz:

  • Następny, aby przejść do następnego kroku kreatora

  • Poprzedni, aby powrócić do poprzedniego kroku

  • Anuluj, aby anulować tworzenie kreatora monitów

  1. Etap 1: Opcje kreatora. Należy zdecydować, czy uruchomić nowego Kreatora monitów czy wczytać istniejącego.

  2. Etap 2: Ogólne parametry. Należy zmienić nazwę domyślnego kreatora monitów i wybrać poziom monitowania.

  3. Etap 3: Partnerzy handlowi – kryteria wyboru. Należy wybrać zakres kodów odbiorcy dla kreatora.

  4. Etap 4: Parametry dokumentu. W tych polach należy podać przedział dat księgowania lub terminy płatności, które zostaną uwzględnione dla kreatora. Dodatkowo, należy wybrać odpowiednie typy dokumentów lub inne parametry monitów, np. Dozwolone ujemne monity oraz Wyświetl wszystkie otwarte pozycje.

  5. Etap 5: Raport rekomendacji. Należy wprowadzić nową datę, do której momentu płatności powinny zostać zrealizowane i wybrać faktury, które zostaną uwzględnione w kreatorze dla każdego odbiorcy. Należy określić, czy konieczne będzie automatyczne księgowanie odsetek lub opłat, a także tworzenie faktur za usługi.

  6. Etap 6: Zalecane faktury za usługi. Jeśli wybrano automatyczne księgowanie odsetek lub opłat dla monitów, wówczas można wyświetlić zalecane faktury za usługi i zdecydować, czy zostaną one dodane.

  7. Etap 7: Przetwarzanie. Należy wybrać jedną z następujących opcji do przetwarzania kreatora monitów:

    • Zapamiętaj kryteria wyboru i zakończ

    • Raport rekomendacji: Zapamiętaj projekt i zakończ

    • Tylko wykonaj, drukuj później i zakończ

    • Wydrukuj monity i zakończ

Wynik

Podczas wykonania przebiegu monitowania poziom monitowania oraz ostatnia data monitu są aktualizowane dla zaległych faktur uwzględnionych w przebiegu monitowania. Podczas tworzenia monitu dla odbiorcy rekord danych podstawowych partnera handlowego jest aktualizowany. Na zakładce Księgowość w polu Data monitu wyświetla się data ostatniego tworzenia monitów.

Jeśli wybrano automatyczne tworzenie faktur za usługi dla odsetek lub opłat, wówczas zostaną utworzone odpowiednie faktury za usługi. Raport podsumowania w kroku 8 kreatora przedstawia monity, które zostały utworzone, a także błędy, jakie mogły się pojawić.

Wgląd do historii monitów i listy wszystkich faktur jest możliwy za pomocą opcji: Początek ścieżki nawigacji Partnerzy handlowi Etap nawigacji Raporty partnerów handlowych Etap nawigacji Raport historii monitowania. Koniec ścieżki nawigacji.

Zobacz też

Okno Poziomy monitowania - Definicja

Okno Warunki monitowania - Definicja