Obsługa żądań zatwierdzeń
Jako osoba zatwierdzająca otrzymujesz komunikaty po zainicjowaniu procedury zatwierdzania. Możesz wówczas sprawdzić dokumenty przesłane do sprawdzenia i zatwierdzić lub odrzucić żądania.
Istnieje możliwość obsługi żądań zatwierdzeń jedno po drugim wg partii, zgodnie z poniższymi informacjami:
Pojedynczo, jedno po drugim: W oknie
Żądanie zatwierdzenia
podczas przeglądania komunikatówWg partii: W oknie
Raport zatwierdzeń
w przypadku tworzenia raportu z dokumentów wymagających zatwierdzenia
Uwaga
Żądania zatwierdzeń można także obsługiwać w oknie Raport zatwierdzeń
, w którym prezentowany jest inny widok tych dokumentów. Jednak w celu przyspieszenia procesów podejmowania decyzji zalecamy skorzystanie z raportu zatwierdzeń.
Procedura
Obsługa żądań zatwierdzeń jedno po drugim
Podczas przeglądania komunikatów w oknie komunikatów przychodzących można przetwarzać żądania zatwierdzeń z poziomu poszczególnych komunikatów:
Aby otworzyć okno komunikatu, należy wybrać opcje
Okno
Przegląd komunikatów/alarmów
.Domyślnie wyświetlana jest karta
Wiadomości odebrane
.Należy wybrać komunikat z żądaniem zatwierdzenia dla utworzenia lub aktualizacji dokumentu i w okienku
Żądanie zatwierdzenia
kliknąć
(strzałkę odsyłacza
).W oknie
Żądanie zatwierdzenia utworzenia
lubŻądanie zatwierdzenia aktualizacji
należy przeanalizować żądanie i podjąć decyzję.Opcjonalnie można wprowadzić uwagi dla osoby, która zainicjowała procedurę zatwierdzania. Jest to szczególnie przydatne i ważne w przypadku, gdy żądanie nie jest zatwierdzane.
Aby zapisać swoją decyzję i uwagi, należy wybrać przycisk
Aktualizuj
.
Obsługa żądań zatwierdzeń wg partii
Należy wybrać opcje:
Administracja
Procedury zatwierdzania
Raport zatwierdzeń
.W oknie
Raport zatwierdzeń - kryteria wyboru
należy wybrać wymagane kryteria i użyć przyciskuOK
.W oknie
Raport zatwierdzeń
należy przeanalizować żądanie i podjąć decyzję. UwagaAby zatwierdzić lub odrzucić kilka oczekujących dokumentów jednocześnie, należy zaznaczyć odpowiednie wiersze i wybrać opcję
Aktualizuj globalnie
. W oknieAktualizuj globalnie
można zatwierdzić lub odrzucić wszystkie zaznaczone dokumenty i dołączyć uwagi. Uwagi są kopiowane do wszystkich dokumentów w wynikach raportu.Koniec notyAby zapisać swoją decyzję i uwagi, należy wybrać przycisk
Aktualizuj
.
Wynik
Jeśli zatwierdzenie lub odrzucenie kończy procedurę zatwierdzania (zdefiniowaną w etapach zatwierdzania), wówczas do osoby, która zainicjowała procedurę zatwierdzania, wysyłany jest komunikat wewnętrzny. Ponadto, jako osoba zatwierdzająca, użytkownik ma możliwość zapisania dokumentu tymczasowego jako zwykłego lub przesłania aktualizacji do dokumentu oryginalnego.