Generazione e aggiornamento di documenti sulla base dell'approvazione
Una procedura di approvazione viene avviata sulla base del modello di approvazione, il quale determina la modalità di avvio e di conclusione di una procedura di approvazione.
La procedura di approvazione si applica anche quando si generano documenti in batch utilizzando l'assistente creazione documento. Per ogni documento che richiede l'approvazione viene inviata una richiesta di approvazione; in altre parole, ogni documento segue la propria procedura di approvazione.
Requisiti
Per avviare una procedura di approvazione durante la generazione o l'aggiornamento di un documento, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:
Il modello di approvazione corrispondente è attivo.
Il documento corrisponde alla definizione del modello di approvazione. Ad esempio, il tipo di documento è la destinazione oppure una delle destinazioni del modello di approvazione.
[Per l'aggiornamento di un documento esistente] La generazione e gli aggiornamenti del documento non si sono mai basati sull'approvazione; un documento di quel tipo non presenta l'indicatore
Approvato
nella testata.
EsempioAdam è un responsabile e non necessita di approvazione per generare o aggiornare ordini cliente. Emily è una giovane dipendente e necessita di approvazione per generare o aggiornare l'ordine cliente. Quando Emily prova ad aggiornare un ordine cliente generato da Adam, viene avviata una procedura di approvazione.
Fine dell'esempio.
Procedimento
Il seguente grafico illustra la generazione e l'aggiornamento di documenti con procedure di approvazione con limitazioni:
Il workflow viene descritto nel seguente modo:
Durante la generazione o l'aggiornamento di un documento, l'utente riceve una notifica dal sistema che indica che è necessaria un'approvazione.
L'utente invia una richiesta di approvazione che avvia una procedura di approvazione.
L'utente diventa l'autore della procedura di approvazione e viene creata una bozza di documento.
Gli approvatori rivedono la bozza del documento, quindi approvano o rifiutano la richiesta.
Gli approvatori possono accedere alla richiesta di approvazione dai seguenti punti:
Inbox di messaggi e allerte nella finestra
Riepilogo messaggi/allerta
Report stato delle approvazioni
Report documenti sotto approvazione
A seconda del risultato dell'approvazione, la procedura di approvazione continua nelle seguenti direzioni con l'autore o uno degli approvatori:
Risultato approvazione
Utente
Azione
Approvato
Autore/Approvatore
Generare il documento o inviare gli aggiornamenti dalla bozza al documento esistente.
Non approvato
Autore documento
Modificare la bozza in base alle osservazioni di rifiuto.
Se la bozza modificata richiede comunque l'approvazione, inviare una nuova richiesta di approvazione per avviare una nuova procedura di approvazione.
Se la bozza modificata non richiede ulteriore approvazione, generare il documento o inviare gli aggiornamenti dalla bozza direttamente al documento esistente.
Approvatore
Modificare la bozza in base alle osservazioni di rifiuto.
Generare il documento o inviare gli aggiornamenti dalla bozza direttamente al documento esistente.
Risultato
Prima della fine della procedura di approvazione
Quando un documento è in attesa della generazione o dell'aggiornamento, nessun utente può modificare la bozza del documento. Allo stesso modo, se una richiesta di approvazione è stata inviata per aggiornamenti a un documento esistente, le seguenti operazioni non sono ammesse finché non termina la procedura di approvazione:
Apportare nuovi aggiornamenti al documento
Chiudere il documento
Annullare il documento
Creare nuovi documenti sulla base del documento
Ad esempio, non è possibile copiare un ordine cliente in una fattura di vendita, creare una richiesta di trasferimento di magazzino o un trasferimento di articoli (trasferimento di magazzino) sulla base di un ordine cliente o generare una lista di prelievo basata su un ordine cliente.
Queste limitazioni si applicano a tutti gli utenti, inclusi l'autore della procedura di approvazione e gli approvatori.
Alla fine della procedura di approvazione
Diverse azioni utente possono concludere una procedura di approvazione. Al momento della fine di una procedura di approvazione, la bozza del documento ha diversi risultati.
Finalità | Azione dell'utente che termina una procedura di approvazione | Che cosa accade alla bozza del documento |
|---|---|---|
Generare un nuovo documento | Salvare una bozza come documento normale, ossia generare un documento | La bozza del documento è ancora disponibile nel report bozza documento, ma non ha alcun collegamento con il documento. È possibile creare nuovi documenti sulla base della bozza. |
Aggiornare un documento esistente | Inviare gli aggiornamenti da una bozza al documento originale, ossia aggiornare un documento | |
Annullare la procedura di approvazione per gli aggiornamenti a un documento esistente | Non è più possibile modificare la bozza del documento. Si consiglia di rimuovere manualmente questa bozza dal report bozza documento per evitare possibile confusione in futuro. |