In alcune società, l'approvazione da parte dei responsabili o dei membri senior è obbligatoria per determinati documenti, ad esempio per ordini d'acquisto superiori a $20.000 o per quelli emessi dai dipendenti giovani. SAP Business One consente di configurare procedure di approvazione per vari documenti, in diverse condizioni e per diversi tipi di dipendenti.

Nel corso di una procedura di approvazione, vengono inviati automaticamente messaggi all'autore della procedura di approvazione (l'utente che prova a generare o aggiornare un documento) e agli approvatori per fornire aggiornamenti tempestivi sullo stato della richiesta di approvazione. Dopo aver rivisto il documento, gli approvatori approvano o rifiutano la richiesta. L'autore della procedura di approvazione procede con la generazione o l'aggiornamento del documento in base al risultato della procedura di approvazione.