Configuration des procédures d'approbation
Généralement, le gestionnaire est chargé de définir différentes procédures d'approbation en fonction des besoins de la société.
Chaque procédure d'approbation est gérée par un modèle d'approbation et chaque modèle d'approbation a les dimensions suivantes :
Auteurs de la procédure d'approbation : salariés soumis à la procédure d'approbation
Documents soumis à la procédure d'approbation
Niveaux d'approbation qui définissent notamment les personnes pouvant donner l'approbation et le nombre d'approbations requises au total
Conditions spécifiques
Connaiss. requises
Vous disposez d'une autorisation globale pour les articles suivants dans la fenêtre Autorisations générales
:
Administration
Procédures d'approbation
Niveaux d'approbation
-
Administration
Procédures d'approbation
Modèles d'approbation
-
Administration
Initialisation système
Options générales
Processus
Dans la fenêtre
Options générales
, dans l'ongletPartenaire
, activez les procédures d'approbation en cochant la caseActiver procédures d'approbation
.Si vous souhaitez activer les procédures d'approbation dans l'interface de données, cochez également la case
Activer procédure d'approbation dans l'interface de données
.Créer des modèles d'approbation.
Vérifiez de bien marquer les modèles comme actifs et/ou actifs lors de la mise à jour des documents, suivant le cas.
Exemple
Le gestionnaire décide que trois procédures d'approbation sont requises pour les commandes client. Pour les commandes client à forte valeur ou gérées par des salariés junior, il convient que la procédure d'approbation soit davantage stricte.
Le graphique suivant illustre les trois procédures d'approbation configurées par le gestionnaire.
Les commandes client sont réparties en deux catégories : à forte valeur (supérieure à 200 000 euros) et à faible valeur (inférieure à 200 000 euros). De la même manière, les salariés ont été identifiés comme junior ou senior.
Si la demande d'approbation émane d'un salarié junior :
Pour une commande client à forte valeur, le salarié doit obtenir deux approbations (de la part de deux approbateurs différents) pour générer ou mettre à jour la commande client. S'il reçoit un refus, cela suffit pour rejeter la demande d'approbation. Ici, la procédure d'approbation 1.
Pour une commande client à faible valeur, le salarié doit obtenir une seule approbation pour générer ou mettre à jour la commande client. S'il reçoit un refus, cela suffit pour rejeter la demande d'approbation. Ici, la procédure d'approbation 2.
Si la demande d'approbation émane d'un salarié senior pour une commande client à forte valeur, le salarié doit obtenir une seule approbation pour générer ou mettre à jour la commande client. S'il reçoit un refus, cela suffit pour rejeter la demande d'approbation. Ici, la procédure d'approbation 3.
Nous pouvons également en déduire que les salariés senior n'ont pas besoin d'obtenir d'approbation pour générer ou mettre à jour des commandes client à faible valeur.