Dans certaines sociétés, l'approbation des responsables ou des membres senior est requise pour certains documents, par exemple pour les commandes d'achats supérieures à 20 000 euros ou pour les commandes d'achats émises par des salariés junior. SAP Business One vous permet de définir des procédures d'approbation pour divers documents, sous différentes conditions et pour différents types de salariés.

Dans le cadre d'une procédure d'approbation, des messages sont automatiqement envoyés à l'auteur de la procédure d'approbation (l'utilisateur à l'origine de la génération ou de la mise à jour d'un document) et aux approbateurs afin de les informer en temps réel du statut de la demande d'approbation. Les approbateurs approuvent ou refusent la demande après vérification du document. L'auteur de la procédure d'approbation poursuit la génération ou la mise à jour du document selon le résultat de la procédure d'approbation.