Génération et mise à jour de documents basées sur l'approbation
Une procédure d'approbation est déclenchée en fonction de son modèle d'approbation. Ce dernier détermine la manière de déclencher une procédure d'approbation et sa durée.
Le procédure d'approbation s'applique également lorsque vous générez des documents par lots à l'aide d'un assistant de regroupement de documents. Une demande d'approbation est envoyée pour chaque document nécessitant une approbation ; en d'autres termes, chaque document suit sa propre procédure d'approbation.
Connaiss. requises
Pour déclencher une procédure d'approbation lors de la génération ou de la mise à jour d'un document, les conditions suivantes doivent être remplies :
Le modèle d'approbation correspondant est actif.
Le document concorde avec la définition du modèle d'approbation. Par exemple, le type de document correspond à la cible ou à l'une des cibles du modèle d'approbation.
[Mise à jour d'un document existant] La génération et les mises à jour du document n'ont jamais été basées sur l'approbation ; l'en-tête du document ne comporte pas la mention
Approuvé
.
ExempleAdam est responsable et ne requiert aucune approbation pour générer ou mettre à jour des commandes client. Emilie est une salariée junior et requiert une approbation pour générer ou mettre à jour des commandes client. Lorsqu'Emilie tente de mettre à jour une commande client générée par Adam, une procédure d'approbation est déclenchée.
Fin de l'exemple.
Procédure
Le graphique suivant illustre la génération et la mise à jour de documents nécessitant des procédures d'approbation :
Le workflow est le suivant :
Lors de la génération ou mise à jour d'un document, le système notifie l'utilisateur qu'une approbation est requise.
L'utilisateur envoie une demande d'approbation qui démarre la procédure d'approbation.
L'utilisateur devient alors l'auteur de la procédure d'approbation et un document préenregistré est créé.
Les approbateurs vérifient le document préenregistré puis autorisent ou refusent la demande.
Les approbateurs peuvent accéder à la demande d'approbation aux endroits suivants :
Dans la boîte de réception Messages et alertes de la fenêtre
Synthèse messages/alertes
Dans l'État approbation par statut
Dans l'État des approbations
Selon le résultat de l'approbation, la procédure se poursuit comme suit auprès de l'auteur ou de l'un des approbateurs :
Résultat d'approbation
Utilisateur
Action
Approuvé
Auteur / Approbateur
Génération du document ou soumission des mises à jour du document préenregistré au document existant
Non approuvé
Auteur
Modification du document préenregistré en tenant compte des remarques du refus.
Si le document modifié nécesite une nouvelle approbation, envoi d'une nouvelle demande d'approbation pour démarrer une nouvelle procédure d'approbation.
Si le document modifié ne nécessite pas de nouvelle approbation, génération du document ou soumission des mises à jour du document préenregistré au document existant.
Approbateur
Modification du document préenregistré en tenant compte des remarques du refus.
Génération du document ou soumission des mises à jour du document préenregistré directement au document existant
Résultat
Avant la fin de la procédure d'approbation
Lorsqu'un document est en attente de génération ou de mise à jour, aucun utilisateur ne peut modifier le document préenregistré. De la même manière, si une demande d'approbation a été envoyée pour mettre à jour un document existant, les opérations suivantes ne sont pas possibles avant la fin de la procédure d'approbation :
Nouvelles mises à jour du document
Fermeture du document
Annulation du document
Création de nouveaux documents basés sur le document en question
Par exemple, vous ne pouvez pas copier une commande client dans une facture client, ni créer une demande de transfert ou un transfert d'articles (transfert de marchandises) basé sur une commande client, ou encore générer une liste de prélèvement basée sur une commande client.
Ces restrictions s'appliquent à tous les utilisateurs, y compris à l'auteur de la procédure d'approbation et aux approbateurs.
Une fois la procédure d'approbation terminée
Plusieurs actions utilisateur permettent de terminer une procédure d'approbation. Au terme d'une procédure d'approbation, le document préenregistré peut mener à différents résultats.
Objectif | Action utilisateur mettant fin à la procédure d'approbation | Résultat à partir du document préenregistré |
|---|---|---|
Générer un nouveau document | Sauvegarde du document préenregistré en document standard, donc génération d'un document | Le document préenregistré est toujours disponible dans l'état de document préenregistré mais n'est plus lié au document. Vous pouvez créer des nouveaux documents basés sur le document préenregistré. |
Mettre à jour un document existant | Soumission des mises à jour du document préenregistré au document d'origine, donc mise à jour du document | |
Annulation de la procédure d'approbation des mises à jour d'un document existant | Vous ne pouvez plus modifier le document préenregistré. SAP recommande de supprimer manuellement le document préenregistré dans l'état de document préenregistré pour éviter toute éventuelle confusion. |