Po skopiowaniu wyników inwentaryzacji z dokumentów inwentaryzacji zapasów z taką samą datą i godziną inwentaryzacji w tych dwóch polach wyświetlana jest data i godzina inwentaryzacji skopiowana z dokumentów inwentaryzacji zapasów i pól tych nie można edytować. W przypadku skopiowania wyników inwentaryzacji z wielu dokumentów inwentaryzacji zapasów o różnych datach i godzinach inwentaryzacji pola te pozostają puste i nie można ich edytować.

Jeśli w systemie skonfigurowano obliczanie ilości w magazynie w dniu inwentaryzacji zgodnie z datami księgowania transakcji, wówczas nie można zarejestrować czasu inwentaryzacji. Ponadto transakcje zarejestrowane w dniu inwentaryzacji mogą (lub nie) być uwzględniane w zależności od ustawień w oknie Ustawienia dokumentu. Ponadto dopóki dokument księgowania inwentaryzacji pozostaje w wersji tymczasowej każdorazowo po otwarciu dokumentu system prosi o potwierdzenie ponownego obliczania ilości w magazynie w dniu inwentaryzacji. Więcej informacji można znaleźć w sekcji Obliczanie ilości w magazynie w dniu inwentaryzacji.

Ceny można pobierać z następujących trzech źródeł:

Jeśli odchylenie jest ujemne (zinwentaryzowana ilość jest niższa niż ilość w magazynie), system zawsze wyświetla aktualny koszt towaru w polu Cena. Innymi słowy odchylenie wartości zapasów (pole Razem) zaksięgowane do zapisu księgowego jest obliczane zgodnie z kosztem towaru (odchylenie zinwentaryzowanej ilości * koszt towaru).

Ta opcja jest dostępna, jeśli dla danej firmy włączono wiele oddziałów. Informacje o oddziale w każdym wierszu mają charakter referencyjny i nie można ich edytować. Więcej informacji znajduje się w rozdziale Obsługa wielu oddziałów.

W tym obszarze widoczne są tylko oddziały, do których bieżący użytkownik jest przypisany. Po określeniu oddziału aplikacja SAP Business One filtruje następujące informacje odpowiednio do wskazanego oddziału:

W tym polu należy wprowadzić informacje, które powinny zostać wyświetlone w polu Uwagi zapisu księgowego. Domyślnie w tym polu wyświetlany jest tekst: Księgowanie zapasów.

Po dodaniu dokumentu księgowania zapasów w polu tym umieszczana jest strzałka odsyłacza, która umożliwia przejście do utworzonego zapisu księgowego.

W tym obszarze wyświetlana jest ilość towaru w magazynie w lokalizacji magazynowej, jaka została zarejestrowana w dniu inwentaryzacji, a jeśli system oblicza ilość na podstawie dat tworzenia transakcji - także w godzinie inwentaryzacji. Więcej informacji o logice obliczania tej ilości na podstawie różnych ustawień zawiera część Obliczanie ilości w magazynie w dniu inwentaryzacji.

Umożliwia wybór kont, na których rejestrowane są odpowiednio ruchy magazynowe zwiększające/zmniejszające stany magazynowe.

W tym polu wyświetlana jest ilość towaru zgodnie z liczbą wynikającą z inwentaryzacji w magazynach rzeczywistych.

W przypadku towaru podlegającego JM należy określić jego ilości zainwentaryzowane w JM, a wówczas jego ilość zinwentaryzowana zostanie wyliczona z ilości zainwentaryzowanych w JM. Przykład: 1 karton zawiera 6 butelek mleka (indeks: I001). W lokalizacji składowania A użytkownik zliczył 3 kartony towaru I001 (18 butelek) i 5 dodatkowych butelek. W SAP Business One jednostką miary inwentaryzacji towaru I001 jest butelka. W rezultacie ilość zinwentaryzowana towaru I001 jest równa 18 + 5 = 23 (butelek).

W przypadku dodania towaru bez wprowadzania zliczonej ilości aplikacja SAP Business One przyjmie dla tej ilości wartość zero.

Jeśli zliczona ilość została skopiowana z dokumentu inwentaryzacji zapasów, w tym polu wyświetlana jest zliczona ilość zarejestrowana w tym dokumencie i nie można jej edytować w dokumencie księgowania zapasów.

W tym polu wyświetlana jest różnica pomiędzy ilością w magazynie w dniu inwentaryzacji a ilością po inwentaryzacji.

W tym polu wyświetlana jest bezwzględna wartość procentowa różnicy pomiędzy ilością w magazynie w dniu inwentaryzacji a ilością po inwentaryzacji.

Obliczenia wykonywane są w następujący sposób:

Jeśli odchylenie procentowe jest większe niż wartość progowa zdefiniowana w obszarze  Inicjalizacja systemu Ustawienia dokumentu Księgowanie zapasów , pozycja jest wyświetlana w kolorze czerwonym.

Odchylenie wartości zapasów księgowane do zapisu księgowego jest obliczana zgodnie z wartością w tym polu: Odchylenie × Cena.

Jeśli odchylenie jest dodatnie (ilość zinwentaryzowana jest wyższa niż ilość w magazynie), w tym polu wyświetlana domyślnie jest cena zgodna z określonym źródłem ceny, ale zawsze możliwa jest aktualizacja ceny. Ponadto cena zmienia koszt towaru, jeśli spełnione są następujące warunki:

Jeśli odchylenie jest ujemne, pole zawiera aktualny koszt towaru i nie można go edytować.

Razem = Cena × Różnica

Wartość całkowita jest wyświetlana w walucie lokalnej.

Należy wybrać kod JM z listy zawierającej wszystkie jednostki miary z grupy JM określone dla towaru w danych podstawowych towaru.

Jeśli określono JM zliczania zapasów dla towaru w danych podstawowych towaru, jednostka ta jest wyświetlana w tym polu domyślnie.

Jeśli wprowadzono wiele jednostek miary w oknie Zliczanie zapasów wg JM, to pole jest nieedytowalne i wyświetlana jest w nim wartość Wiele.

Jeśli grupa JM dla tego towaru to Ręczna, to pole jest nieedytowalne i jest w nim wyświetlana wartość Ręczna.

Należy wprowadzić ilość uzyskaną po inwentaryzacji w określonej JM.

W przypadku wprowadzenia wielu JM w oknie Księgowanie zapasów wg JM lub jeśli grupa JM towaru to Ręczna, to pole jest puste i nieedytowalne.

Towary na jednostkę = Ilość bazowa ÷ Ilość alt.

To pole jest nieedytowalne i wyświetlana jest w nim wartość obliczona na podstawie definicji grupy JM towaru.

W przypadku wprowadzenia wielu JM w oknie Zliczanie zapasów wg JM lub jeśli grupa JM towaru to Ręczna, to pole jest puste.

To pole wyboru należy zaznaczyć, jeśli wymagane jest wprowadzenie ilości ujemnej dla towaru w lokalizacji składowania. Należy zwrócić uwagę na to, że w przypadku zablokowania ujemnego stanu zapasów na poziomie firmy lub magazynu łączna ilość towaru nie będzie mogła być ujemna w całej firmie albo w odpowiadającym magazynie.

Więcej informacji zawiera wyjaśnienie dotyczące pola Blokada ujemnych zapasów wg w obszarze Ustawienia dokumentu: karta Ogólne.

W celu dodania towarów do dokumentu należy wybrać jedną z poniższych opcji:

Ta opcja powoduje wyświetlenie listy dokumentów inwentaryzacji zapasów przeznaczonych do skopiowania do dokumentu księgowania zapasów. Po wybraniu dokumentów inwentaryzacji zapasów do skopiowania uruchamiany jest kreator tworzenia dokumentów. W kreatorze należy wykonać kroki, aby dodać wyniki inwentaryzacji z wybranych dokumentów księgowania zapasów.

Jeśli w pozycji nie ma różnicy między zinwentaryzowaną ilością a ilością w magazynie zarejestrowaną w systemie, wówczas ten wiersz w dokumencie księgowania zapasów może (choć nie musi) zostać automatycznie zamknięty po dodaniu dokumentu księgowania zapasów. Jest to zależne od ustawień w oknie Ustawienia dokumentu, które dotyczą dokumentów księgowania zapasów. Więcej informacji można znaleźć w rozdziale Ustawienia dokumentu: Zakładka Dla dokumentu.

Należy zwrócić uwagę na to, że nie można kopiować dwóch dokumentów księgowania zapasów o różnych typach inwentaryzacji (wielu inwentaryzujących albo pojedynczy inwentaryzujący) do jednego dokumentu księgowania zapasów.

Więcej informacji można znaleźć w sekcjach Księgowanie wyników inwentaryzacji i Metoda kopiowania z.