Procedure voor vooruitbetalingsfactuur

Bedrijven hebben de zakelijke behoefte om facturen inclusief BTW te verzenden en te ontvangen voor vooruitbetalingen die zijn verricht of ontvangen. Deze facturen worden vervolgens verrekend met gedeeltelijke facturen of slotfacturen. Bedrijven nemen een ontvangen vooruitbetaling in SAP Business One op door een betaling te creëren die niet op een factuur is gebaseerd. Vanwege wettelijke voorschriften in sommige landen vereist het opnemen van een vooruitbetaling een factuur of een facturatiedocument.

In de volgende procedure wordt beschreven hoe u vooruitbetalingsfacturen creëert en hoe u deze verrekent.

Voor de Republiek Tsjechië, Hongarije, Polen en Slowakije raadpleegt u Vooruitbetalingsproces: CZ, HU, PL, SK.

Voorwaarden

Voordat u vooruitbetalingsfacturen kunt gebruiken, moet u het volgende doen:

Definieer een verrekeningsrekening op de tabbladen Verkoop en Inkoop in het venster Rekeningbepaling grootboekrekeningen in Beheer Instellingen Financiële boekhouding . Als u de vooruitbetalingsfactuur alleen voor verkoop of alleen voor inkoop wilt gebruiken, definieert u de verrekeningsrekening op het relevante tabblad.
Optioneel kunt u voor elke zakenpartner een speciale verrekeningsrekening voor vooruitbetalingen definiëren op het tabblad Algemeen in het venster Financiële administratie in zakenpartners Stamgegevens zakenpartners .

Proces

Creëer een uitgaande of een inkomende vooruitbetalingsfactuur voor een relevante zakenpartner. Als u de vooruitbetalingsfactuur creëert door een basisdocument op te nemen, controleert u of het vereiste percentage voor vooruitbetalingen is gedefinieerd. Zie voor meer informatie Uitgaande vooruitbetalingsdocumenten: algemeen gebied of Inkomende vooruitbetalingsdocumenten: Algemeen gebied.
De vooruitbetalingsfactuur:
- Creëert een boeking in de financiële administratie
- Is niet van invloed op voorraadwaarden of continue voorraad
- Wijzigt de status van het basisdocument dat erin is opgenomen, niet
Nadat de betaling voor de vooruitbetalingsfactuur daadwerkelijk is gedaan, creëert u op basis van de vooruitbetalingsfactuur een officieel betalingsdocument. Het is mogelijk een vooruitbetalingsfactuur gedeeltelijk te betalen.
Nadat u het betalingsdocument hebt gecreëerd, wordt er een journaalboeking vastgelegd in de bijbehorende meeboekrekening.

Opmerking
Als u de betaling voor de vooruitbetaling afbreekt door de optie Gegevens Afbreken vanuit de inkomende/uitgaande betaling te selecteren, wordt de betaalde vooruitbetaling opnieuw geopend; deze kan niet worden opgenomen tijdens het creëren van een factuur.

Als de vooruitbetaling echter bijvoorbeeld met een cheque is betaald en u hebt deze cheque vanuit het chequeregister gestorneerd, dan blijft de vooruitbetaling gesloten en kan deze worden opgenomen wanneer u een factuur creëert.

Einde van SAP Note

Opmerking
Als u een vooruitbetalingsfactuur naar een creditnota kopieert, kunnen de velden Artikelen per eenheid en Hoeveelheidseenheid niet worden bewerkt.

Einde van SAP Note
Creëer een reguliere factuur. Voordat u deze toevoegt, klikt u op (Bladeren) om het venster Op te nemen vooruitbetalingen te openen. Neem de vereiste vooruitbetalingen op uit dit venster en geef het netto- of brutobedrag op dat naar de reguliere factuur moet worden gekopieerd.
Het totaalbedrag van de opgenomen vooruitbetalingen is afkomstig uit het veld Vooruitbetalingstotaal van de factuur. Dit bedrag wordt in mindering gebracht op het oorspronkelijke factuurbedrag.

Opmerking

U kunt de vooruitbetalingsfacturen en de reguliere facturen voldoen in hetzelfde betalingsdocument. De vooruitbetalingsdocumenten zijn gelabeld als documentsoort DT in het betalingsdocument.

Einde van SAP Note

Resultaat

Het factuurtotaal wordt geactualiseerd door het vooruitbetalingstotaal in mindering te brengen op het oorspronkelijke factuurtotaal.
Vooruitbetalingsfacturen die naar een factuur wordt gekopieerd, wordt gesloten en kan niet meer in een andere factuur worden opgenomen.

Voorbeeld

Het volgende voorbeeld illustreert het proces van vooruitbetalingsfacturen op verkoopgebied.

Creëren vooruitbetalingsfactuur inkoop door een verkoper (Verenigde Staten)

Bass Clef Ltd. gebruikt voor voorraadwaardering de niet-continue voorraadbeheermethode. Tom, de verkoopmedewerker, creëert verkooporder 875 voor Horn & Brass voor de volgende artikelen:

1 muziekboek voor trompetsolo	$60
1 muziekboek voor gitaarsolo	$40
1 muziekboek voor fluitduet	$100
Totaal	$200
Omzetbelasting (5%)	$10
Totaal incl. BTW	$210

Horn & Brass heeft besloten om nu alleen een storting van $80 te verrichten. Tom heeft als verkoopmedewerker niet de bevoegdheid om een vooruitbetalingsfactuur te creëren, maar in SAP Business One kan Tom een storting (ontvangen betaling) direct uit de klantorder creëren, zodat vooruitbetalingsfactuur 431 automatisch wordt gecreëerd zodra de betaling is ontvangen. Hier wordt nu geen omzetbelasting in rekening gebracht.

De journaalboeking die naar aanleiding van het stortingsdocument wordt gecreëerd, is:

	Debet	Credit
Contant	80
Debiteurrekeningen		80

Nog een journaalboeking die door vooruitbetalingsfactuur 431 automatisch wordt gecreëerd, is:

	Debet	Credit
Debiteurrekeningen	80
Vooruitbetalingen		80

Tom creëert levering 589 en de order wordt vervoerd. Hij verstuurt de eindfactuur voor de totale verkooporder. Het te betalen bedrag bestaat alleen uit het open bedrag (het resterende te betalen bedrag). De opbrengst geeft het volledige bedrag weer, waardoor de volgende journaalboekingen worden gecreëerd:

	Debet	Credit
Debiteuren	130
Vooruitbetalingen	80
Omzetbelasting		10
Opbrengst		200

Creëren vooruitbetalingsfactuur inkoop door een verkoper (Verenigde Staten)

Books & Poems inc. gebruikt voor voorraadwaardering de niet-continue voorraadbeheermethode. Anne, de manager, creëert verkooporder 361voor de Bloor Street Book Club voor de volgende artikelen:

1 Engelse roman	$30
1 Amerikaanse roman	$45
1 Canadese roman	$25
Totaal	$100
Omzetbelasting (5%)	$5
Totaal incl. BTW	$105

Na 2 weken heeft Anne nog geen betaling ontvangen. Ze creëert vooruitbetalingsfactuur 232, waarvoor de folgende journaalpost wordt gecreëerd:

	Debet	Credit
Debiteuren	40
Vooruitbetalingen		40

De Bloor Street Book Club verricht de storting zodra de vooruitbetalingsfactuur is ontvangen. Hier wordt nu geen omzetbelasting in rekening gebracht.

De volgende journaalboeking wordt gecreëerd:

	Debet	Credit
Contant	40
Debiteuren		40

Anne creëert levering 870 en de order wordt vervoerd. Ze verstuurt de eindfactuur, waardoor de volgende journaalboekingen worden gecreëerd.

	Debet	Credit
Debiteuren	65
Vooruitbetalingen	45
Omzetbelasting		5
Opbrengst		100

Meer info

Uitgaande vooruitbetalingsfactuur

Ontvangen vooruitbetalingsfactuur

Op te nemen vooruitbetalingen