Sollecito 
Ogni volta che vengono venduti servizi o merci, i debiti dei rispettivi clienti nei confronti della società aumentano. Da quel momento, i pagamenti in entrata vengono monitorati per far sì che i debiti del cliente siano pagati in tempo. In caso contrario, la società deve attivare per il cliente moroso un processo di incasso multilivello come ad esempio telefonate o promemoria scritti.
SAP Business One fornisce un assistente sollecito per la produzione di lettere di sollecito. Esamina tutti i clienti, controlla tutte le fatture di vendita insolute e le transazioni che rappresentano debiti, consentendo inoltre di stampare e inviare lettere di sollecito con diversi livelli di priorità. Inoltre, l'assistente sollecito consente di registrare automaticamente le fatture di servizio per interessi e spese con l'addebito di una lettera di sollecito.
Il sistema di sollecito comprende i seguenti documenti:
Fatture di vendita aperte, tra cui le fatture parzialmente accreditate o parzialmente pagate
Fatture che comprendono rate
Note di credito vendite
Pagamenti in entrata non basati su fatture
Registrazioni prima nota manuali con almeno una riga registrata per un cliente
Transazioni di saldi iniziali e finali
Per utilizzare l'assistente sollecito è necessario impostare dapprima delle definizioni preliminari.
Di seguito viene descritta l'impostazione del processo di sollecito e spiegato il risultato dell'esecuzione dell'assistente.
Requisiti
Per eseguire l'Assistente sollecito, sono state definite:
Conti interessi sollecito e spese di sollecito, nel tab Vendite in
Amministrazione 
Configurazione Contabilità Determinazione conti: Conti Co.Ge. 
per poter registrare automaticamente interessi o spese utilizzando fatture di servizioCondizioni sollecito, in
Amministrazione Configurazione Business Partner Condizioni sollecito Le condizioni di sollecito sono basate sui livelli di sollecito e contengono i parametri e i valori necessari per l'esecuzione del processo di sollecito.
Condizioni di sollecito standard per il cliente, nel tab BP in
Amministrazione Inizializzazione sistema Parametrizzazione generale Condizioni sollecito per clienti, nel campo Condizioni sollecito nel tab Condizioni di pagamento in
Business Partners Dati anagrafici Business Partner
Per escludere qualsiasi fattura di vendita irrilevante dal processo di sollecito, sono state utilizzate le seguenti opzioni:
Per escludere una fattura specifica:
Visualizzare la fattura prima di eseguire l'assistente.
Nel tab Logistica, selezionare la casella Bloccare solleciti.
In un secondo momento è possibile deselezionare l'opzione per includere la fattura in eventuali processi di sollecito futuri.
Per escludere tutte le fatture create per un determinato cliente:
Visualizzare il record Dati anagrafici Business Partner per quel cliente.
Nel tab Contabilità, selezionare Bloccare solleciti.
Processo
Selezionare Vendite Assistente sollecito e attenersi alla procedura seguente. In ogni passo, selezionare:
Avanti, per passare al passo successivo dell'assistente
Indietro, per tornare al passo precedente
Annullare, per interrompere la creazione dell'assistente sollecito
Passo 1: Opzioni assistente. Selezionare se eseguire un nuovo Assistente sollecito oppure caricarne uno salvato.
Passo 2: Parametri generali. Modificare il nome dell'Assistente sollecito di default e selezionare un livello di sollecito.
Passo 3: Business Partner – criteri di selezione. È possibile selezionare un intervallo di codici cliente per l'Assistente.
Passo 4: Parametri documento. Inserire l'intervallo di date di registrazione o di scadenza da includere nell'assistente. Inoltre, selezionare i tipi di documento rilevanti e altri parametri per le lettere ad esempio Consentire sollecito negativo e Visualizzare tutte le partite aperte.
Passo 5: Report raccomandazioni. Inserire una nuova data entro cui sono previsti i pagamenti e selezionare le fatture incluse nell'assitente per ogni cliente. Specificare se registrare automaticamente interessi o spese e creare fatture di servizio a questo scopo.
Passo 6: Fatture di servizio raccomandate. Se è stata selezionata la registrazione automatica di interessi o spese per le lettere di sollecito è possibile visualizzare le fatture di servizio raccomandate e decidere se aggiungerle.
Passo 7: Elaborazione. Selezionare una delle seguenti opzioni per eseguire l'assistente pagamento:
Salvare e terminare parametri di selezione
Salvare e terminare report di raccomandazione come bozza
Eseguire solo, inseguito stampare e uscire
Stampare e terminare lettere di sollecito
Risultato
Quando viene eseguita l'esecuzione di sollecito, il livello di sollecito e l'ultima data della lettera di sollecito vengono aggiornati per le fatture scadute incluse nell'esecuzione di sollecito. Quando viene creata una lettera di sollecito per un cliente, i dati anagrafici del business partner vengono aggiornati. Nel tab Contabilità, il campo Data sollecito visualizza l'ultima data in cui sono state create le lettere di sollecito.
Se si è scelto di creare fatture di servizio automaticamente per interessi e spese, vengono create le rispettive fatture di servizio. Il report di riepilogo nel passo 8 dell'assistente visualizza quali lettere di sollecito sono state create e gli eventuali errori che si sono verificati.
Per visualizzare lo storico dei solleciti e l'elenco di tutte le fatture, selezionare Business Partners Reports Business Partner Report storico sollecito .