Projektdurchführung mit cProjects
Einsatzmöglichkeiten
Mit diesem Geschäftsprozess können Sie ein geplantes Projekt durchführen. Die Durchführung lässt sich über diverse Mechanismen überwachen und steuern.
Durch den Einsatz von Methoden des Projektmanagements, wie z. B. ein phasenweises Vorgehen mit definierten Übergängen und Abnahmen sowie klar dokumentierten Aufgaben und Verantwortlichkeiten, erhalten Sie eine verbesserte Übersicht über die durchzuführenden Tätigkeiten und deren Auswirkung auf den Terminplan.
Darüber hinaus ermöglicht Ihnen dieser Prozess eine schnelle Reaktion, wenn gegenüber dem Plan Abweichungen auftreten. Sie können beispielsweise beim Überschreiten von definierten Schwellenwerten automatische Alerts an die Verantwortlichen verschicken oder durch ein effizientes Berichtswesen jederzeit den aktuellen Projektstatus abrufen.
Voraussetzungen
Sie haben folgende Prozesse abgeschlossen:
Ressourcenplanung und Zeiterfassung mit cProjects
Ablauf
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1. Projekt freigeben (cProject Suite)
Sie geben das Projekt frei. Dabei werden automatisch auch die erste Phase und alle untergeordneten Projektelemente freigegeben, sofern dies möglich ist.
Ein übersichtlicher und personalisierbarer Arbeitsvorrat, der bereits wesentliche Projektkennzahlen enthält, erleichtert Ihnen die Suche, Auswahl und den Einstieg in Ihre bestehenden Projekte.
2. Dokumente erstellen und zuordnen (optional) (cProject Suite und SAP ERP)
Sie können den einzelnen Projektelementen Dokumente jeden Typs zuordnen.
Während der Projektdurchführung ordnen Projektmitarbeiter den Projektelementen neue Dokumente zu. Um die Arbeit zu beschleunigen, können die Mitarbeiter aus einer Reihe von Dokumentvorlagen Dokumente auswählen. Die zugeordneten Dokumente werden im Lauf des Projekts bearbeitet und gegebenenfalls versioniert.
Je nach Systemeinstellung und verfügbarer Systemlandschaft können die Dokumente direkt im System abgelegt oder in der Dokumentenverwaltung des SAP ERP erstellt und abgelegt werden.
3. Zusammenarbeit mit Partnern organisieren (optional) (cProject Suite)
Wenn es im Laufe des Projekts notwendig ist, mit externen Partnern zu interagieren, steht Ihnen dazu die Integration mit Collaboration Folders (cFolders) zur Verfügung: Sie legen aus einem Projektelement eine Collaboration an, in die Sie einige oder alle Dokumente übertragen, die dem Projektelement zugeordnet sind. Auf diese Collaboration haben externe Partner Zugriff, die aus Sicherheitsgründen keinen Benutzer in cProjects haben sollen. Die weitere Bearbeitung der Dokumente findet nun in der Collaboration statt. Wenn die Bearbeitung der Dokumente in cFolders abgeschlossen ist, können Sie diese wieder in das Projektelement übernehmen.
Wenn Sie das SAP Enterprise Portal nutzen, können Sie zusätzlich pro Projektelement einen virtuellen Raum anlegen, um mit internen Projektbeteiligten und Projektinteressierten zu kommunizieren oder Dokumente anzusehen.
4. Projektstatusberichte erstellen und versenden (optional) (cProject Suite)
Um die Projektbeteiligten und -interessierten über den Projektstand zu informieren, erstellen Sie regelmäßig einen Projektstatusbericht. Sie können dabei aus mehreren verschiedenen Formularen auswählen und im Bericht Kommentare erfassen. Jeder einzelne Projektstatusbericht wird als Dokument erstellt, im Projekt abgelegt und kann bei Bedarf direkt versendet werden. Zusätzlich können Sie weitere verwandte Dokumente an die Projektstatusberichte hängen.
5. Projektstand evaluieren (optional) (cProject Suite, SAP BW, SAP ERP und SAP xRPM)
Sie können sich mit Hilfe des Berichtswesens jederzeit über den Projektstand informieren. Dazu stehen Ihnen in cProjects z. B. Berichte zu folgenden Projektbereichen zur Verfügung:
○ Kosten und Budgets eines Projekts
○ Termine und Ressourcen eines Projekts
Für projektübergreifendes Reporting und grafische Auswertungen steht Ihnen Business Content im SAP Business Information Warehouse (SAP BW) zur Verfügung.
Außerdem können Sie Projektdaten in xRPM hochladen, um dort Portfolioanalysen und Priorisierungen vorzunehmen.
6. Alternative Projektabläufe simulieren (cProject Suite)
Wenn zu einem Zeitpunkt im Projekt komplexe Änderungen notwendig sind, können Sie diese Änderungen in einer Simulation zuerst testen, ohne das operative Projekt zu verändern. Wenn das Ergebnis der Simulation zufrieden stellend ist, können Sie die Änderungen in das aktuelle Projekt überführen.
7. Alerts zu unvorhergesehenen Ereignissen erhalten (optional) (cProject Suite)
Projektmitglieder werden über Alerts direkt und unmittelbar über auftretende Probleme informiert. Die Alerts sind frei definierbar und können z. B. via E-Mail, Pager oder SMS übertragen werden. Beispielsweise kann zum geplanten Endtermin einer Aufgabe eine automatische Benachrichtigung an den Verantwortlichen geschickt werden.
8. Checklistenpunkte und Aufgaben bearbeiten (cProject Suite)
In jeder Phase sind eine Reihe von Checklistenpunkten abzuarbeiten. Sie können über eine projektübergreifende Einstiegssicht alle Checklistenpunkte sehen, denen Sie über eine Rolle zugeordnet sind. Wenn ein Checklistenpunkt erledigt ist, setzt der Verantwortliche das Resultat des Punkts auf OK und signalisiert damit, dass das erwartete Ergebnis vorliegt. Ergebnisse können in Form von Dokumenten am Checklistenpunkt hinterlegt werden oder aber durch die Definition von Objektverknüpfungen. Bei aufgetretenen Problemen können Sie einen entsprechenden Status setzen, einen Alert auslösen oder mit Hilfe der Objektverknüpfung auch eine Qualitätsmeldung im SAP ERP direkt anlegen.
In jeder Phase sind üblicherweise auch Aufgaben abzuarbeiten. Sie können über eine projektübergreifende Einstiegssicht alle Aufgaben sehen, denen Sie über eine Rolle zugeordnet sind. Sie melden Zeiten und Abarbeitungsgrade auf Ihre Aufgaben zurück. Im SAP Travel Management können Sie auch projektbezogene Reisekosten zu einzelnen Aufgaben erfassen.
9. Phase abnehmen (cProject Suite)
Wenn alle abnahmerelevanten Checklistenpunkte abgearbeitet sind, können Sie den Abnahmeprozess einer Phase starten. Dazu erstellen Sie ein Abnahmedokument, das alle relevanten Informationen zu den Elementen einer Phase enthält. Die Entscheider, die Sie zuvor gemäß ihrer Projektrolle definiert und ausgewählt haben, analysieren das Dokument und die Projektergebnisse und erteilen oder verweigern ihre Einzelabnahme; ihre Entscheidung bestätigen Sie durch eine elektronische Unterschrift. Wenn alle Entscheider zugestimmt haben, gilt die Phase als abgenommen. Die nachfolgende Phase wird je nach Systemeinstellung automatisch freigegeben.
10. Projekt fertig stellen und abschließen (cProject Suite)
Wenn die letzte Phase abgenommen ist, ist das Projekt fertig gestellt. Bevor Sie das Projekt endgültig abschließen, müssen Sie sicherstellen, dass alle ausstehenden Rückmeldungen im Projekt vorliegen. Anschließend müssen Sie die Objekte, die im Rechnungswesen über den Prozess Projekt-Controlling mit cProjects erstellt wurden, ebenfalls abschließen und abrechnen.
Ergebnis
Das beendete Projekt liegt für abschließende Untersuchungen und Bewertungen weiterhin vor und kann beispielsweise verwendet werden, um die existierenden Projektvorlagen im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung anzupassen, indem Sie aus dem abgeschlossenen Projekt eine neue Projektvorlage anlegen.