Ressourcenplanung und Zeiterfassung mit cProjects 

Einsatzmöglichkeiten

Mit diesem Geschäftsprozess können Sie den für ein Projekt notwendigen quantitativen und qualitativen Ressourceneinsatz planen und Projektrollen mit geeigneten Mitarbeitern aus dem eigenen Unternehmen oder aus Fremdfirmen besetzen. Die ausgewählten Mitarbeiter können im Anschluss Zeiten auf ihre Aufgaben im Projekt zurückmelden.

Die Vorteile der Ressourcenplanung liegen in der Möglichkeit, den Ressourceneinsatz in der richtigen Granularität zu planen und dem Projekt so die am besten befähigten und verfügbaren Mitarbeiter aus den richtigen Organisationseinheiten zuzuordnen. Die Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, die Aufwände der Mitarbeiter projekt- und aufgabengenau zuzuordnen.

Voraussetzungen

Sie haben den Prozess Projektplanung mit cProjects abgeschlossen und Projektrollen für das Projekt definiert.

Ablauf

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       1.      Ressourcenbedarf planen (cProject Suite und SAP xRPM)

Sie planen den Ressourcenbedarf zunächst, indem Sie einzelnen Projektrollen eine angeforderte Kapazität in einem Zeitraum zuordnen.

Indem Sie den nötigen Aufwand für die Aufgaben des Projekts planen und die Aufgaben den Projektrollen zuordnen, entsteht ein Bild des Aufwands, der pro Rolle gefordert ist. Sie entscheiden, ob Sie den aus der Aufgabenzuordnung ermittelten Aufwand übernehmen oder eine Planung rein auf Basis der Rollen durchführen.

       2.      Benötigte Qualifikationen festlegen (optional) (cProject Suite)

Sie können für die einzelnen Rollen sowie für die Aufgaben Qualifikationen festlegen, die für die Besetzung einer Rolle bzw. zur Erfüllung einer Aufgabe nötig sind.

       3.      Ressourcen zuordnen (cProject Suite und SAP xRPM)

Wenn Sie wissen, dass bestimmte Mitarbeiter an Ihrem Projekt mitarbeiten, können Sie diese den Projektrollen direkt zuordnen. Darüber hinaus können Sie bei der Ressourcenauswahl auch die Daten aus Ihrer Portfolioplanung (SAP xRPM) berücksichtigen.

Sie können aber auch die Suchfunktion nutzen, um geeignete Mitarbeiter für Ihr Projekt zu finden. Für die Suche stehen Ihnen folgende Suchkriterien zur Verfügung:

¡        die zusammengefassten notwendigen Qualifikationen aus den Rollen und den zugeordneten Aufgaben

¡        der Zeitraum, in dem die Rolle benötigt wird

¡        die Organisationseinheit, aus der der Mitarbeiter kommen soll

Aus den Mitarbeitern in der Ergebnisliste wählen Sie die am besten geeigneten Personen unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit aus.

Bei überlappenden Zeitintervallen können Sie auch mehrere Personen einer Rolle zuordnen.

Für Aufgaben, für die in Ihrem Unternehmen kein geeigneter Mitarbeiter verfügbar ist, können Sie den Bedarf an SAP SRM übergeben. Hier können geeignete Personen mit den erforderlichen Qualifikationen und Kapazitäten identifiziert und anschließend eine Bestellung anlegt werden. Weitere Informationen finden Sie in folgenden Prozessen:

¡        Requesting External Staff

¡        Entering Services in SRM

¡        Searching for Sources of Supply

Wenn eine entsprechende Person gefunden ist, können Sie diese ebenfalls der Aufgabe zuordnen.

       4.      Zeit und Fortschrittsgrade rückmelden (cProject Suite und SAP ERP)

Sobald das Projekt freigegeben wurde, können Mitarbeiter ihre erbrachten Leistungen zurückmelden. In Abhängigkeit von der Projektart werden Leistungen auf folgende Projektelemente zurückgemeldet:

¡        Projektdefinition

¡        Projektrollen, denen der Mitarbeiter zugeordnet ist

¡        Aufgaben, denen der Mitarbeiter über die Rolle zugeordnet ist

Auf den einzelnen Aufgaben kann der Mitarbeiter neben der Ist-Arbeit das Ist-Startdatum rückmelden sowie die Restarbeit anpassen, falls diese von der automatisch berechneten Arbeit abweicht.

Die Zeitrückmeldung kann alternativ auch direkt im Arbeitszeitblatt (CATS) in mySAP ERP erfasst und automatisch nach cProjects übertragen werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Prozess Erfassung von Arbeitszeiten.

Ergebnis

Nach der Planung des Ressourcenbedarfs (Prozessschritt 1) haben Sie die Grundlage für die Kalkulation im Prozess Projekt-Controlling mit cProjects geschaffen. Die Durchführung der Prozessschritte 2 und 3 führt in der Kalkulation zu genaueren Ergebnissen.