Projektplanung mit cProjects 

Einsatzmöglichkeiten

Mit diesem Geschäftsprozess können Sie ein Vorhaben im Rahmen eines Projekts planen und strukturieren. Durch den Einsatz von Methoden des Projektmanagements erhalten Sie eine bessere Übersicht über die durchzuführenden Tätigkeiten und deren Auswirkung auf den Terminplan. Darüber hinaus ermöglicht die Projektplanung eine Abschätzung der zur Projektdurchführung notwendigen Arbeit.

Voraussetzungen

●      Sie haben Projektvorlagen definiert (optional).

●      Ein Projekt kann entweder eigenständig durch den Projektleiter initiiert werden oder über eine Anzahl von vorgelagerten Geschäftsprozessen, die in einem Projekt resultieren können. Mögliche Vorläufer eines Projekts sind :

○       Opportunity (SAP CRM) (siehe Opportunity Management)

○       Konzept (SAP xPD) (siehe Ideen- und Konzeptmanagement)

○       Projektvorschlag (SAP xRPM) (siehe Ressourcen- und Portfoliomanagement)

Ablauf

...

       1.      Projekt anlegen (cProject Suite)

In der Regel existieren in einem Unternehmen eine Reihe von Projektarten, denen wiederum verschiedene Projektvorlagen zugeordnet sind. Projektvorlagen dienen dazu, unternehmensweite Standards für Projekte einzuführen und durchzusetzen. Sie können bereits Projektrollen und deren Qualifikationsprofil enthalten. Für den Projektleiter beschleunigen Projektvorlagen die Projektplanung.

Beim Anlegen eines Projekts wählen Sie in der Regel eine Projektart sowie eine Projektvorlage aus. Sie können ein Projekt aber auch ohne Projektvorlage anlegen.

       2.      Projektstruktur definieren oder anpassen (cProject Suite)

Sie strukturieren das Projekt hierarchisch mit Hilfe folgender Projektelemente:

○       Projektdefinition

○       Phasen

○       Aufgaben

○       Checklisten

○       Checklistenpunkte

Phasen sind typischerweise sequentiell angeordnet. Sie enthalten Aufgaben, die in dieser Phase anstehen. Zur besseren Strukturierung können Sie die Aufgaben weiter in Teilaufgaben untergliedern. Aufgaben können zudem phasenübergreifend direkt unter der Projektdefinition angelegt werden.

Für die Projektelemente tragen Sie Verantwortliche ein. Wenn zur zugeordneten Projektrolle Personen hinterlegt wurden, können Sie den oder die Verantwortlichen aus einer Liste dieser Personen auswählen. Anschließend vergeben oder ändern Sie Berechtigungen für diese Personen.

Schließlich planen Sie zu jeder Aufgabe die benötigte Arbeit ein.

       3.      Projekttermine planen (cProject Suite)

Sie tragen zu jedem Projektelement der Projektstruktur Termine ein:

○       In der Regel muss erst eine Phase abgeschlossen sein, damit die nächste beginnen kann. Die Freigabe von Aufgaben der nachfolgenden Phase vor der offiziellen Abnahme ist jedoch manuell möglich. Ausgehend vom Starttermin eines Projekts bestimmt die Dauer jeder Phase den Beginn der darauf folgenden Phase.

○       Die Aufgaben unterhalb der Phasen haben jeweils eine bestimmte Dauer und werden über Anordnungsbeziehungen mit anderen Aufgaben verknüpft. Die verknüpften Aufgaben können auch in anderen Phasen liegen.

Anordnungsbeziehungen haben Auswirkung auf die berechneten Termine jeder Aufgabe.

○       Sie können die frühesten oder spätesten Termine der Projektelemente festlegen. Hierbei haben Sie folgende Möglichkeiten:

■       Top-down: Der Termin des übergeordneten Projektelements bestimmt die Termine der untergeordneten Projektelemente.

■       Bottom-up: Die Termine der untergeordneten Projektelemente bestimmen den Termin des übergeordneten Projektelements.

Zusätzlich können Sie bei jedem Projektelement den Start oder das Ende durch Einschränkungen beeinflussen (z.B. Muss beginnen am).

Weitere Informationen über Top-down- und Bottom-up-Terminierung finden Sie unter Terminierung.

Sie können die Termine auch in einem GANTT-Chart planen.

       4.      Dokumente zuordnen (optional) (cProject Suite und SAP ERP)

Sie können den einzelnen Projektelementen Dokumente oder Dokumentvorlagen jeden Typs zuordnen. In der Planungsphase geben Sie damit z. B. vor, welche Dokumente im Projekt erstellt werden müssen, oder Sie machen damit Vorgaben für die Durchführung einzelner Aufgaben.

       5.      Checklisten zuordnen (cProject Suite)

Sie ordnen jeder Phase eine oder mehrere Checklisten zu. Checklisten beschreiben die Ziele, die in einer Phase erreicht werden sollen. Optional können Sie einen Checklistenpunkt als abnahmerelevant kennzeichnen, wenn der Punkt in jedem Fall erledigt werden muss, damit die Phase abgenommen werden kann.

Phasenübergreifende Punkte oder Probleme können Sie abbilden, indem Sie direkt unterhalb der Projektdefinition Checklisten anlegen.

Jeder Checkliste und jedem Checklistenpunkt ordnen Sie Verantwortliche zu und legen Berechtigungen fest.

       6.      Projekt exportieren (optional) (cProject Suite und Microsoft Project)

Während der Projektplanung kann es notwendig sein, das Projekt zu exportieren. Mögliche Gründe dafür sind:

○       Sie möchten das Projekt mit einem externen Partner austauschen, der keinen Zugriff auf cProjects hat.

○       Sie möchten das Projekt auf Reisen ohne Verbindung zum Unternehmensnetzwerk bearbeiten.

Sie können aus dem Projekt ein neutrales XML-Format erzeugen oder das Projekt nach Microsoft Project exportieren. Später können Sie das Projekt durch einen Import wieder mit dem Projekt im System abgleichen.

       7.      Projekt in Teilprojekte strukturieren (optional) (cProject Suite)

Sie können größere Aufgaben in einem separaten Teilprojekt planen. Dazu verbinden Sie eine Aufgabe mit einem separaten Projekt, für das gegebenenfalls ein anderer Mitarbeiter als Teilprojektleiter verantwortlich ist.

Die Abstimmung zwischen den Projekten erfolgt ausschließlich über Termine, die voneinander abhängen. Im Falle einer Terminverschiebung kann eine automatische Benachrichtigung initiiert werden.

       8.      Business-Objekte zuordnen (optional) (cProject Suite, SAP ERP und SAP CRM)

Im Rahmen der Planung des Projekts können Sie Verknüpfungen zu existierenden Business-Objekten in weiteren Systemen erstellen, z. B. zu einem Netzplan oder einem Kundenauftrag in mySAP ERP oder einer Opportunity in SAP CRM. Über diese Verknüpfungen können alle Projektbeteiligten auf einfache Weise auf Informationen anderer Systeme zugreifen oder Daten direkt in cProjects anzeigen.

       9.      Initiale Projektversion erstellen (optional) (cProject Suite)

Zum Abschluss der Planung erstellen Sie einen Snapshot, um den ursprünglichen Stand der Planung zu dokumentieren.

Ergebnis

Nach Durchführung dieses Prozesses existiert eine Projektstruktur mit Terminen, geplanter Arbeit und Verantwortlichen. Sie können das Projekt im Prozess Ressourcenplanung und Zeiterfassung mit cProjects mit geeigneten Mitarbeitern aus dem Unternehmen besetzen. Weiterhin können Sie im Prozess Projekt-Controlling mit cProjects Kosten planen, um die wirtschaftlichen Folgen des Projekts beurteilen zu können.