Projekt-Controlling mit cProjects 

Einsatzmöglichkeiten

Mit diesem Geschäftsprozess können Sie die Kosten und Erlöse eines Projekts planen, budgetieren und überwachen. cProjects bietet Ihnen eine komfortable Rechnungswesenintegration über das Einzelcontrolling in SAP CO. Sie können entweder einen oder mehrere Kostensammler (CO-Innenauftrag) pro Projekt anlegen oder Ihre Projektelemente in cProjects flexibel den PSP-Elementen einer PS-Projektstruktur (SAP ERP) zuordnen. Die Kosten und Erlöse Ihres Projekts werden dann auf die zugeordneten Kostenträger (Innenaufträge oder PSP-Elemente) gebucht.

Das Projekt-Controlling erfüllt in verschiedenen Phasen eines Projekts unterschiedliche Zwecke:

●      In der Konzeption hilft es bei der Kalkulation der Höhe der Kosten und erwarteten Erlöse.

●      Bei der Genehmigung bildet es die Grundlage für die Budgetvergabe.

●      Während der Realisierung dient es zur Überwachung und Steuerung von Kostenabweichungen.

Voraussetzungen

Sie haben den Prozess Projektplanung mit cProjects sowie den Planungsteil des Prozesses Ressourcenplanung und Zeiterfassung mit cProjects durchgeführt.

Ablauf

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       1.      Kosten- und Erlössätze festlegen (cProject Suite)

Sie können, abhängig vom Controlling-Szenario, für die beteiligten Rollen oder Aufgaben Kosten- und Erlössätze als Grundlage für die Projektkalkulation festlegen.

       2.      Projektkalkulation durchführen (cProject Suite und SAP ERP)

Die Projektkalkulation basiert auf den Kosten- und Erlössätzen und wird im rollenbasierten Szenario pro Projektrolle oder, falls die Projektrolle schon mit einer Person besetzt wurde, pro Person und im aufgabenbasierten Szenario pro Aufgabe durchgeführt.

       3.      Kostensammler anlegen und zuordnen (cProject Suite und SAP ERP)

Sie entscheiden je Projektart, für welche Objekte und in welchem Detaillierungsgrad Sie Ihr Projekt-Controlling durchführen möchten. Sie können die verschiedene Projektelemente (Projektdefinition, Phasen und Aufgaben) eines Projekts in cProjects mit den PSP-Elementen einer Projektstruktur des Projektsystems (ERP) verknüpfen, oder Sie können den Projektelementen verschiedene Innenaufträge zuordnen (Hierarchisches Controlling). Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten:

                            a.      Sie legen manuell eine - nicht notwendigerweise identische - PSP-Struktur zu Ihrem cProjects-Projekt an und ordnen ein oder mehrere Projektelemente jeweils einem PSP-Element als Kostenträger zu. Alternativ dazu kann die Zuordnung auch auf den Projektrollen basieren.

                            b.      Das System legt automatisch eine zum cProjects-Projekt identische PSP-Struktur im Projektsystem (SAP ERP) an, wobei die Zuordnung der PSP-Elemente ebenfalls automatisch erfolgt. Diese Zuordnung können Sie nachträglich anpassen.

Alternativ dazu können Sie sich einen Innenauftrag als Kostensammler für Ihr Projekt automatisch anlegen lassen. Sie können einstellen, wann das Übertragung der Projektstruktur aus cProjects nach SAP CO erfolgen soll:

○       beim ersten Speichern des Projekts

○       bei Freigabe des Projekts

○       beim Setzen des Projektstatus Für Übertragung vormerken

       4.      Kosten- und Erlösplanung detaillieren (cProject Suite und SAP ERP)

Die kalkulierten Kosten und Erlöse eines Projekts werden im ERP-System verbucht. Sobald Sie in cProjects Änderungen vornehmen, z. B. eine Projektrolle mit einer anderen Person besetzen, werden die Kosten aktualisiert. Sie können die automatisch erzeugte Planung über eine Vorlagen-basierte Kalkulationsmethode verändern oder um weitere Kostenbestandteile ergänzen, z. B. Reisekosten oder Materialverbräuche.

       5.      Budget zuweisen (SAP ERP)

Das Budget eines Projekts wird auf Innenaufträge oder PSP-Elemente vergeben und kann über die Budgetaktualisierung permanent dem neuen Stand des Projekts angepasst werden. Mit der Verfügbarkeitskontrolle haben Sie jederzeit eine Übersicht über die verfügten Mittel.

       6.      Istkosten erfassen (SAP ERP)

Während der Realisierungsphase des Projekts entstehen Obligo und Istkosten auf Ihrem Projekt durch Verknüpfung von Belegen mit den Innenaufträgen oder PSP-Elementen. Die Istkosten Ihres Projekts entstehen durch Rückmeldungen, Buchungen aus der Finanzbuchhaltung wie z. B. der Buchung von Reisekosten, durch innerbetriebliche Leistungsverrechnung und Warenbewegungen. Obligos entstehen z. B. bei der Erfassung einer Bestellung; sie werden beim Wareneingang wieder abgebaut.

Die Rückmeldung von Zeiten und Aufwänden der Projektmitarbeiter (z. B. Spesen bei externen Mitarbeitern) findet im Prozess Ressourcenplanung und Zeiterfassung mit cProjects statt. Die Rückmeldung auf Projektaufgaben und Rollen kann auch direkt im Arbeitszeitblatt (CATS) erfolgen.

       7.      Projektreporting durchführen (cProject Suite und SAP ERP)

Der Projektleiter kann den Projektstand jederzeit über das Berichtswesen evaluieren. Im Rahmen der Projektauswertungen (cProjects) oder über das SAP Business Information Warehouse (SAP BW) stehen Ihnen Berichte für Ihr Projekt-Controlling zur Verfügung.

       8.      Projekt abschließen (cProject Suite und SAP ERP)

Die auf einem Projekt anfallenden Plan- und Istkosten sowie –erlöse werden in der Abrechnung ganz oder teilweise an einen oder mehrere Empfänger abgerechnet. Die Abrechnung überträgt die Kosten bzw. Erlöse in die Finanzbuchhaltung (Sachkonto), die Anlagenbuchhaltung (Anlage), die Ergebnisrechnung (Ergebnisobjekt) und das Controlling (Auftrag, Kostenstelle).

Ergebnis

Eine präzise Planung und Überwachung der Kosten und Umsätze schafft Transparenz während des gesamten Projektablaufs und ermöglicht beispielsweise frühzeitige Eingriffe bei Fehlentwicklungen. Somit trägt das Projekt-Controlling wesentlich zum Erfolg Ihres Projekts bei.