Aufrufen eines PC-Dokuments

Alle PC-Dokumente, die im Business Workplace angelegt werden, können versendet oder in der allgemeinen Ablage veröffentlicht werden. Beim Anlegen und Ändern von PC-Dokumenten sind Besonderheiten zu beachten. Um diese besser zu verstehen, wird hier beschrieben, wie das Aufrufen eines PC-Dokuments im Business Workplace abläuft.

Sie haben die Möglichkeit, beliebige PC-Dokumente anzulegen und anzuzeigen, sofern die entsprechende Software auf Ihrem Rechner installiert ist.

Die PC-Dokumenttypen werden in einer Administrationstabelle verwaltet. Hier wird u.a. festgelegt, welche Dokumente über die Oberfläche des Business Workplace angelegt werden können.

In den persönlichen Büroeinstellungen können Benutzer festlegen, welche Dokumenttypen ihnen zum Anlegen im Business Workplace direkt unter einem selbst wählbaren Namen (z.B. MS Word-Dokument für DOC) angeboten werden. Für diese Einstellung kann die Administration in den

allgemeinen Büroeinstellungen eine Voreinstellung festlegen, so dass die im Unternehmen am häufigsten genutzten Dokumenttypen allen Benutzern direkt angeboten werden.

1. Wenn der Benutzer im Business Workplace die Funktion zum Anlegen eines PC-Dokuments oder ein vorhandenes PC-Dokument aufruft, wird im Arbeitsverzeichnis des SAP-Systems automatisch eine temporäre Datei erzeugt.

   Beim Aufrufen von bestehenden PC-Dokumenten enthält die Datei den Inhalt des PC-Dokuments.

   Wie die Datei bei einem neu anzulegenden PC-Dokument aussieht, hängt davon ab, wie viele Initialdokumente die Administration zu dem PC-Dokumenttyp angelegt hat:

   Anzahl vorhandener Initialdokumente	Beschreibung der Datei
   null	Die Datei ist leer.
   eins	Die Datei enthält das Initialdokument.
   mehrere	Die Datei enthält das vom Benutzer ausgewählte Initialdokument. Der Benutzer muss in diesem Fall also zunächst in der Liste der vorhandenen Initialdokumente das gewünschte auswählen.

   Das System erzeugt für die Datei einen Namen im Format

   ~<Name des PC-Dokuments>_<aktuelles Datum><aktuelle Uhrzeit>.<EXT>

   <EXT> ist die dreistellige Dateinamenserweiterung der PC-Anwendung, z.B. DOC bei Word-Dokumenten.

   Beispiel

   Im Business Workplace wird am 6. Mai 2000 um 14:22 Uhr (und 33 Sekunden) ein MS Word-Dokument mit dem Titel Betriebsausflug aufgerufen. Das System erzeugt dann in Ihrem Arbeitsverzeichnis eine temporäre Datei mit dem Titel ~Betriebsausflug_20000605142233.DOC .

2. Die PC-Anwendung wird abhängig von den persönlichen Büroeinstellungen des Benutzers entweder im SAP-Fenster oder in einem separaten Fenster geöffnet.

3. Der Benutzer bearbeitet das Dokument und wählt in der PC-Anwendung die Funktion Sichern. Das Dokument wird dann im Arbeitsverzeichnis unter dem Namen ~<Name des PC-Dokuments>_<aktuelles Datum><aktuelle Uhrzeit> zwischengespeichert.

   Hinweis

   Sichern Sie die Datei immer unter dem automatisch generierten Namen und im vorgeschlagenen Verzeichnis. Andernfalls wird das PC-Dokument auf Ihrem PC und nicht im SAP-System abgelegt.

   Beachten Sie, dass Sie bei nicht änderbaren Dokumenten in der PC-Anwendung Änderungen vornehmen können. Sie können diese Änderungen aber nicht in dem geöffneten Dokument sichern, sondern müssen einen anderen Namen angeben. Dadurch wird ein neues Dokument angelegt, das nicht im SAP-System, sondern auf Ihrem PC gespeichert wird.

4. Wenn die Funktion Sichern des SAP-Systems aufgerufen wird oder das PC-Dokument geschlossen wird, wird das PC-Dokument in der SAP-Datenbank gesichert. Wenn noch kein Titel angegeben wurde, wird der automatisch erzeugte übernommen.

5. Die im Arbeitsverzeichnis zwischengespeicherten Dateien aller PC-Dokumente, die Sie während einer Sitzung aus dem SAP-System heraus aufgerufen haben, werden bei Ihrer nächsten Anmeldung am SAP-System automatisch gelöscht.