Eigenschaften

Merkmale

• Dokumenttyp

• Änderbarkeit

  Auf Dokumente, die Sie anlegen, können andere Benutzer zugreifen, wenn Sie sie z.B. versenden, in die allgemeine Ablage stellen oder wenn Sie Vertreter festgelegt haben. Damit Dokumente mit sensiblem Inhalt nicht verändert werden, können Sie sie als Nicht änderbar bzw. Vom Autor änderbar definieren. Anderen Dokumenten, wie z.B. Diskussionspapieren, können Sie die Eigenschaft Von allen änderbar zuweisen. Änderungen an einem versendeten Dokument sehen dann der Autor und die internen Empfänger des Dokuments, unabhängig vom Ablageort im SAP-System. Kopien werden von Änderungen nicht beeinflusst. Folgende Ausprägungen der Änderbarkeit können vergeben werden:

  • Änderbar

  • Vom Autor änderbar

  • Nicht änderbar

  Im persönlichen Mappenbereich bezieht sich die Änderbarkeit nur auf den Zeitraum, nachdem das Dokument gesendet wurde. Dokumenten, die in der allgemeinen Ablage angelegt werden, kann bei der Eigenschaft Änderbarkeit nur die Ausprägung Änderbar oder Vom Autor änderbar zugewiesen werden.

• Sensitivität

  Sie können Dokumenten verschiedene Sensitivitätsgrade zuweisen:

  • Standard

  • Vertraulich

  • Funktional

  Vertrauliche Dokumente, Verteilerlisten und Mappen sind für Vertreter, die in Ihrem persönlichen Mappenbereich arbeiten, unsichtbar. Zusätzlich können Sie in Ihren persönlichen Büroeinstellungen festlegen, dass vertrauliche Dokumente nicht an externe Adressen (z.B. über Fax oder Internet) versendet werden. Wenn der Empfänger eines von Ihnen als vertraulich gekennzeichneten Dokuments an eine externe Adresse weiterleiten lässt, bleibt das Dokument in diesem Fall in seinem SAP-Eingang.

  Dokumente, die in der allgemeinen Ablage angelegt werden, besitzen die Eigenschaft Sensitivität nicht.

• Priorität

  Dokumente können in einer Mappeninhaltsliste nach ihrer Priorität sortiert werden. Folgende Werte stehen zur Verfügung:

  • Niedrig

  • Mittel

  • Hoch

  Dokumente, die in der allgemeinen Ablage angelegt werden, besitzen die Eigenschaft Priorität nicht.

• Dokumentgröße

  Dieser Wert gibt die Größe des Dokuments an.

• Sprache

  Die Sprache, in der das Dokument verfasst wird, muss angegeben werden, damit die technische Behandlung des Dokuments entsprechend gesteuert wird. Voreingestellt ist die Anmeldesprache.

• Verfallsdatum

  Bei Erreichen des angegebenen Verfallsdatums wird das Dokument automatisch gelöscht.

Historie

Besitzer , Ersteller und letzter Änderer werden zusammen mit dem Erstellungs- und dem Änderungszeitpunkt angezeigt.

Der Besitzer unterscheidet sich dann von dem Ersteller, wenn ein Dokument von einem Vertreter angelegt wird. Der Vertreter ist in diesem Fall der Ersteller und der Benutzer, in dessen Namen der Vertreter das Dokument angelegt hat, der Besitzer.

Ablageort

• Mappe

  Es wird die Mappe angegeben, in der das Dokument angelegt wurde. Wenn das Dokument in weiteren Mappen liegt, werden diese unter der Verweisliste aufgeführt. Das Dokument kann in einer anderen Mappe abgelegt werden, indem Sie hier eine andere Mappe angeben.

• Verweisliste

  Es werden alle Mappen Ihres persönlichen Mappenbereichs aufgelistet, in denen zusätzlich zu der aktuellen Mappe Verweise auf das Dokument existieren. Die Verweise anderer Benutzer auf dieses Dokument werden nicht angezeigt.