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Funktionsdokumentation Lokale Funktionen  Dokument im Navigationsbaum lokalisieren

Verwendung

Sie können beim Erfassen von Plandaten über das Anzeigewerkzeug Microsoft Excel mit den SAP eigenen integrierten lokalen Funktionen auf eine besondere Datenerfassungshilfe zurückgreifen. Kurze Antwortzeiten von Seiten des BW-Systems sind nicht zuletzt in der Manuellen Planung und in der Erfassung von Daten von großer Bedeutung für Ihre Arbeit. Über die SAP eigenen lokalen Funktionen für Microsoft Excel ist es Ihnen von nun an möglich, grundlegende Funktionen der manuellen Datenerfassung lokal über Ihren Client PC laufen zu lassen und somit den Umweg über das BW-System zu sparen. Die lokalen Funktionen werden in Microsoft Excel in einer eigenen Werkzeugleiste namens SAP Menü dargestellt.

Hinweis

Im Folgenden werden bei der Erwähnung von lokalen Funktionen in Microsoft Excel ausschließlich SAP eigene Funktionen gemeint sein, also lokale Funktionen, die innerhalb von SAP BW-BPS von SAP in Microsoft Excel integriert worden sind.

Integration

Jedes Planungslayout im Anzeigewerkzeug Microsoft Excel beruht auf einem sog. Excel-Template, das von SAP ausgelieferte VBA Makros (z.B. die Standard-Exits SAPAfterDataPut und SAPBeforeDataGet) beinhaltet. Die lokalen Funktionen werden ab Support Package 04 im Release SAP BW 3.5 ausgeliefert, von dem an auch ein neues Master-Template für Microsoft Excel mit den aktuellen SAP VBA Makros existiert. Wenn Sie also ein kundenspezifisches Master-Template benutzen, stellen Sie sicher, dass dieses Template den folgenden Einstellungen entspricht.

Verwendung von lokalen Funktionen in alten Planungslayouts

Wenn Sie ein existierendes Planungslayout mit den lokalen Funktionen in SAP BW-BPS nutzen wollen, achten Sie auf die Aktualität des benutzten Excel-Templates:

·        Das Modul Modul1 muss die VBA Subs SAPCreateCode und SAPCreateCode2 enthalten.

·        Die Module SAP_03_calc und SAP_04_prot müssen verfügbar sein. Modul SAP_03_calc muss zudem das leere Sub SAPWorksheetChange enthalten.

·        Rufen Sie im Dritten Bild der Layoutdefinition den Visual Basic Editor (ALT+F11) auf und wählen Sie Tools ® References. Stellen Sie sicher, dass die Auswahl Microsoft Scripting Runtime unter Available References aktiviert ist. Anderenfalls werden die lokalen Funktionen nicht richtig funktionieren, z.B. werden Sie keine Summen eingeben können. In alten Planungslayouts könnte die Auswahl SAP Table Factory aktiviert sein, diese Referenz ist allerdings für die Ausführung der hier beschriebenen lokalen Funktionen nicht mehr von Nutzen und sollte von Ihnen deaktiviert werden.

Puffer für Excel-Templates und VBA Makros

Excel-Templates für Planungslayouts werden lokal auf Ihrem PC im Verzeichnis TEMP gepuffert.

Hinweis

Sie finden dieses Verzeichnis bzw. dessen Äquivalent in den verschiedenen Versionen von Microsoft Windows auch über die dazugehörige Umgebungsvariable über  Start ® Control Panel ® System ® Environment Variable.

Um Bug Fixes für die VBA Implementierung der lokalen Funktionen ausliefern zu können, befindet sich der VBA Quelltext nicht in Excel-Dateien sondern in einem ABAP Include. Wenn ein Planungslayout lokale Funktionen verwendet, lädt das BW-System den VBA-Quelltext ebenfalls ins Verzeichnis TEMP und lädt die Makros während der Laufzeit in Microsoft Excel. Der Dateiname für Release SAP BW-BPS 3.5 lautet SAP_BW_CODE_CALC_350_01.txt. Bug Fixes besitzen dementsprechend höhere Postfix-Angaben, also z.B.  _02.txt.

Achtung

Um Makros während der Laufzeit in Microsoft Excel XP/2003 laden zu können, muss in den Sicherheitseinstellungen dem Zugang zu VBE vertraut werden:

...

                                                  i.       Öffnen Sie eine beliebige Excel-Datei.

                                                ii.       Wählen Sie Tools ® Macro ® Security ® Trusted Sources.

                                               iii.       Aktivieren Sie die Visual Basic Project.

Siehe hierzu auch SAP Hinweis 429183 zu Microsoft Excel Sicherheitseinstellungen.

Voraussetzungen

Im Folgenden erfahren Sie, welche Aktivierungs- und Anpassungsschritte Sie vornehmen sollten, um die lokalen Funktionen einsetzen zu können.

Aktivieren der lokalen Funktionen

Die lokalen Funktionen werden ausschließlich in einem nicht-hierarchischen Datenmodell angeboten, da in einem hierarchischen Datenmodell im Sinne der Datenkonsistenz die Kommunikation zum Server aufrecht erhalten werden müsste, wohingegen hier die Werte der Hierarchieknoten noch während der Laufzeit lokal berechnet werden können.

...

Gehen Sie wie folgt vor, um die Berechnungen auch tatsächlich lokal vorzunehmen:

       1.      Sie befinden sich im ersten Bild der Layoutdefinition.

Wählen Sie Hierarchie.

       2.      Das Fenster Hierarchie in der Schlüsselspalte erscheint.

Wählen Sie nicht-hierarchisches Datenmodell.

       3.      Aktivieren Sie die untergeordnete Auswahl Daten lokal berechnen.

Vordefinieren von Summen in Zeilen und Spalten

Es ist möglich, Einstellungen zu Summen in den Datenspalten oder selbst definierten Zeilen festzulegen. Je nach Planungslayout müssen Sie sich hierzu in den Bereich Datenspalten oder Schlüsselspalten im zweiten Bild der Layoutdefinition begeben.

...

       1.      Kennzeichnen Sie eine Datenspalte/Schlüsselzeile für die Verwendung als Summe. Markieren Sie hierzu die entsprechende Auswahl in der linken Summenspalte (im Englischen: Total).

       2.      Definieren Sie eine Summe in der rechten Summenspalte (im Englischen: Sum). Die Summen für Spalten oder Zeilen können aus folgenden Bestandteilen aufgebaut werden:

¡        C(x) bzw. R(x) bezeichnet die Spalte bzw. die Zeile mit der Nummer x

¡        C(x):C(y) bzw. R(x):R(y) bezeichnet eine Summe über den Intervall der Spalten bzw. der Zeilen x bis y (einschließlich)

¡        Bestandteile der obigen Form können zu beliebigen Summen zusammengesetzt werden, die jedoch keine Zirkelbezüge enthalten dürfen, z.B. C(1)+C(3)+C(7):C(9)

¡        Es ist zulässig, Summenspalten in anderen Summen zu verwenden.

¡        Wenn Sie dynamische Spalten verwenden, so werden diese zur Laufzeit durch entsprechende Summen ersetzt. Die Elemente der dahinter folgenden Spalten werden entsprechend angepasst: Wenn x eine dynamische Spalte ist, enthält die Summe C(x) die erweiterten Spalten.

Beispiel

Die Spalte mit der Nummer 3 ist dynamisch und wird zur Laufzeit durch 2 Spalten ersetzt. Da die Spalte 4 damit zur Spalte 5 wird, wird die Summe C(3)+C(4) zur Laufzeit durch C(3):C(4)+C(5) ersetzt.

Hinweis

Diese vordefinierten Summen in Spalten und Zeilen können in jedem Planungslayout mit jedem Anzeigewerkzeug (Microsoft Excel, SAP ALV-Grid und Web Interfaces/Web Interface Builder) verwendet werden. Die Berechnung dieser Summen erfolgt auf dem Server.

Systemverhalten mit Makros beeinflussen

Die lokalen Funktionen sind in der Regel mit den vordefinierten VBA Makro-Exits SAPAfterDataPut und SAPBeforeDataGet inkompatibel. Weitere Informationen finden Sie unter MS-Excel-spezifische Formatierungsmöglichkeiten ® Funktionsumfang ® Systemverhalten mit Makros beinflussen.

Empfehlung

Wir empfehlen dringend, die beiden oben genannten vordefinierten Makros nicht in Verbindung mit den lokalen Funktionen zu verwenden.

Funktionsumfang

Planungslayouts besitzen einige allgemeine Merkmale zur Werteberechnung von Hierarchieknoten, Summen und Zwischensummen. Zusätzlich können Sie Summen im statischen Teil des Planungslayouts definieren, bspw. in Datenspalten oder individuell definierten Zeilen. Demnach sind diese vordefinierten Summen in der Layoutbeschreibung enthalten und somit für die Berechnung weiterer Summen verfügbar.

Die Excel-Funktionen Gruppierung und Gliederung (über das Hauptmenü: Daten ® Gruppierung und Gliederung) werden auch im statischen Teil des Planungslayouts genutzt: Wenn die vordefinierten Summen eine Hierarchie bilden, wird Microsoft Excel diese Hierarchie automatisch über Gruppierung und Gliederung abbilden.

Hinweis

Sollte das Planungslayout allerdings Lücken in Spalten oder Zeilen aufweisen, kann die automatische Gruppierung und Gliederung fehlschlagen.

Es folgt eine Übersicht über die lokalen Funktionen:

·        Manuelle Dateneingabe. Nach manueller Änderung von Daten oder der Ausführung von lokalen Funktionen wie Verteilung oder Umwertung erfolgt augenblicklich eine lokale Neuberechnung der Daten.

·        Zellen sperren, Zellen entsperren. Lokales Sperren bzw. Fixieren von Zellen: Wenn sie markierte Zellbereiche sperren, können die betroffenen Zellen nicht manuell oder über lokale Funktionen verändert werden.

·        Top-Down-Verteilung. Änderungen an Summen werden über eine Top-Down-Verteilung an niedrigere Ebenen weitergereicht; gesperrte Zellen werden von der Verteilung nicht berücksichtigt.

¡        Ihnen stehen die Verteilungsmethoden Analog und Gleichmäßig zur Verfügung.

¡        Sie können die übergeordnete Verteilungsreihenfolge nach Spalten dann Zeilen oder Zeilen dann Spalten festlegen.

¡        Zusätzlich können Sie ganze Referenzspalten und -zeilen für die Verteilungsmethoden bestimmen. Sie verwenden diese Funktion, um die vorliegenden Verteilungsschemata von einer Spalte bzw. Zeile auf anderen Spalten bzw. Zeilen abzubilden.

·        Umwerten. Sie können gezielt markierte Zellbereiche umwerten, und zwar mit absoluten oder prozentualen Umwertungsfaktoren.

Die lokalen Funktionen müssen durch das Backend System initialisiert werden, z.B. benötigt Microsoft Excel Bewegungsdaten und Information über die vorliegende Struktur des Planungslayouts, um die lokalen Funktionen ausführen zu können. Damit die Menge des für Backend-Funktionen (etwa Prüfen, Löschen,… aus dem Systemmenü) jeweils zu transferierenden Datenflusses eingeschränkt werden kann, bleiben Einstellungen für die lokalen Funktionen von diesem Transfer ausgenommen. Ein Rückgriff auf den Server wird also zu einer Reinitialisierung der lokalen Funktionen führen; mitunter führt dies zu folgenden Symptomen:

·        Der Bereich für neue Zeilen wird von den lokalen Funktionen nicht berücksichtigt werden. Im Allgemeinen muss das Backend-System die Information über diese neuen Zeilen angleichen, z.B. wenn die neuen Zeilen Teil einer Hierarchie sind.

Benutzen Sie die Backend-Funktion Auffrischen, um die neuen Zeilen in den Datenbereich einzusortieren und die lokalen Funktionen für den Datenbereich zu reinitialisieren.

·        Lokale Sperren gehen beispielsweise nach Veränderungen an den Einstellungen für Summen, den Funktionen Prüfen (nach der Eingabe neuer Zeilen), Löschen, Vorige/Nächste/Andere Kombination, Auffrischen verloren. Lediglich die die Backend-Funktion Wertehilfe (F4), Dokument anlegen/öffnen/löschen und Sichern bilden hier Ausnahmen.

·        Beachten Sie, dass die Funktion Sichern in Planungsmappen durchaus Planungsfunktionen einleiten kann. Sollten diese Planungsfunktionen die Daten auf dem Bildschirm ändern, werden die lokalen Sperren ebenfalls aufgehoben. Wir empfehlen daher folgende stets folgende Vorgehensweise:

                            a.      Fügen Sie neue Zeilen ein.

                            b.      Benutzen Sie die Funktion Auffrischen.

                            c.      Benutzen Sie lokale Sperren und weitere lokale Funktionen.

·        Ein Planungslayout kann Lücken in Datenspalten oder selbst definierten Zeilen aufweisen. Diese Lücken sind nicht Teil des SAP-Datenbereichs in Microsoft Excel. Somit werden die lokalen Funktionen Daten innerhalb dieser Lücken nicht ändern. Für gewöhnlich werden diese Lücken Excel-Formeln zur Anzeige von berechneten Kennzahlen beinhalten. Die Werte dieser Kennzahlen werden nach einer Datenänderung innerhalb des SAP-Datenbereichs aufgefrischt.

·        Datenscheiben können die Eingabe in einigen Zellen oder gar kompletten Spalten und Zeilen verhindern. Auch Summen können hiervon durch beteiligte gesperrte Zellen betroffen sein.

Hintergrunddokumentation

Datenscheiben und Merkmalsbeziehungen („Backend-Sperren“) vererben sich auf Summen. Dies gilt beabsichtigt nicht für lokale Sperren, um ein umkehrbares symmetrisches Verhalten der Funktionen Zellen sperren und Zellen entsperren zu ermöglichen.

Die Liste der Umwertungsbeträge in der Werkzeugleiste SAP Menü wird nach einem Serverrückgriff nicht geändert werden. Dergleichen gilt für die Liste der Verteilungsmethoden.

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