Meilleures pratiques pr gestion des relations
avec les auteurs
Utilisation
Vous pouvez utiliser cette procédure pour implémenter le scénario Gestion des relations avec les auteurs et créer une infrastructure du système pour ce scénario. L'intitulé Meilleures pratiques pour la gestion des relations avec les auteurs comprend une série de documents décrivant la configuration de l'infrastructure du système pour couvrir les exigences générales d'une maison d'édition décrites ici. Toute autre exigence nécessite des étapes de configuration supplémentaires.
Lorsque vous avez configuré le système comme indiqué ici, le scénario Gestion des relations avec les auteurs est disponible pour évaluer, montrer et implémenter votre nouvelle solution. Ces documents décrivent l'intégralité du processus du projet, de l'évaluation de la solution (création d'un prototype) à l'implémentation.
Conditions préalables
Voici les conditions préalables du système qui doivent être satisfaites si vous souhaitez utiliser ces pratiques pour le scénario Gestion des relations avec les auteurs :
● SAP CRM 5.0, Support Package Stack 07
● SAP ECC 6.0 avec le Plug-In 2005.1 et SAP ECC Industry Extension 6.0 ; ERP 2005 Support Package Stack 07
Exigences de gestion
Si vous utilisez Intellectual Property Management (IPM) dans une maison d'édition comme système pour la gestion des droits, vous devez respecter des exigences classiques. Ces exigences reposent sur les étapes de processus exécutées depuis l'idée initiale d'un titre de livre jusqu'au livre fini. Un titre de livre est basé sur une œuvre généralement achetée par un donneur de licence. Cette œuvre, semblable à un manuscrit, est représentée dans IPM à l'aide de l'objet de données de base Intellectual Property. Divers types de contrats de royalties sont créés à partir de la relation avec un donneur de licence. Les contrats d'achat concernent généralement le droit de publier une œuvre, appelé droit d'édition, et le droit de vendre l'œuvre pour une publication sur d'autres marchés. Ce droit est appelé droit dérivé.
Les Meilleures pratiques décrites ici renvoient uniquement au droit d'édition. Celui-ci est lié à la vente de produit, qui est utilisée comme base pour le décompte d'utilisation de licence avec le donneur de licence. Des exigences de contrôle sont indirectement associées à la vente de produit. L'exploitation du droit acheté est le centre d'intérêt de la maison d'édition. Toutefois, l'évaluation du succès commercial repose généralement sur le livre publié. Lors de cette évaluation, il est donc nécessaire de créer une référence au livre publié, qui est le sujet d'un projet d'édition.
Vue des processus
Le Processus de décompte des droits et des royalties est incorporé dans le cycle de processus « De la conception au produit » chez l'éditeur. Le processus d'acquisition des droits définit le moment auquel un droit spécifique doit être acquis. Le processus se termine par un contrat d'achat avec un donneur de licence qui décrit les droits achetés en vue d'une exploitation. L'acquisition des droits est utilisée comme base pour les processus suivants, tels que l'utilisation du droit d'édition pour un produit fabriqué par l'éditeur et l'utilisation du droit dérivé par la vente suivante d'une quantité partielle du droit acquis à un preneur de licence. Les processus associés à l'utilisation du droit d'édition pour un produit fabriqué par l'éditeur utilisent des fonctions logicielles supplémentaires qui ne font pas partie d'IPM. Ces processus sont liés à IPM par les ventes de produits, qui servent de base au décompte des droits d'édition.
Le décompte des royalties, qui calcule le versement à effectuer au donneur de licence pour l'exploitation des droits, joue ici un rôle essentiel. Les processus associés dans la gestion comptable et le contrôle de gestion utilisent les fonctions de la Gestion comptable (SAP FI) et du Contrôle de gestion (SAP CO).
Produits
Les produits fabriqués et vendus par l'éditeur sont l'objet du décompte des royalties. Les produits sont principalement des livres. Toutefois, d'autres formats (CD-ROM, par exemple) sont également disponibles. Des ventes de produits sont réalisées de différentes manières lorsque les royalties sont calculées. Les produits peuvent être catégorisés de la manière suivante :
● Produits basés sur un manuscrit pour lequel un auteur dispose du copyright.
● Produits basés sur plusieurs manuscrits pour lesquels un auteur ou un groupe d'auteurs dispose du copyright dans chaque cas. Ces produits sont appelés œuvres collectives ou anthologies.
● Série.
Les ventes de produits sont représentées dans l'Administration des ventes (SAP SD). Les produits sont créés en tant qu'éditions média dans le système ERP.
Les Meilleures pratiques partent du principe que le système de vente a déjà été configuré. L'intégration entre SD et IPM est le seul aspect traité par la description de cette configuration.
Affichage du droit acquis
L'éditeur achète les droits d'édition et les droits dérivés, qui doivent être représentés dans IPM, auprès d'un donneur de licence. Le droit d'édition décrit le droit de publier et de diffuser l'œuvre dans la langue utilisée par l'éditeur. Des raisons techniques nécessitent l'affichage du droit d'édition dans la structure afin de pouvoir représenter les combinaisons produit/vente spécifiques dans des accords sur les royalties particuliers. En général, les droits d'édition sont accordés exclusivement à l'éditeur.
Les droits dérivés contiennent toujours l'affectation de licences à d'autres preneurs de licence. Généralement, ils sont complets et détaillés. Ils décrivent, par exemple, le droit de mettre l'œuvre en scène ou de la traduire dans d'autres langues.
Vous pouvez utiliser les caractéristiques suivantes pour structurer les droits :
Pays/langue : |
Exemples : Pays germanophones Allemagne ; Pays anglophones (excepté la Nouvelle-Zélande) |
Type de droits |
Exemples : Droit d'édition, édition livre de
poche ; |
Au moment de structurer les droits, vérifiez qu'il existe toujours une connexion au calcul des royalties à payer.
Une caractéristique des royalties pour le type de commande ou le canal de vente est généralement requise pour l'affectation de produits obtenus par l'exploitation des droits aux accords sur les royalties convenus avec le donneur de licence. Les informations sur les remises promotionnelles spéciales ou les unités publicitaires sont ici transférées. La description de la configuration suppose que les taux des royalties à payer dépendent du canal de vente (par exemple, vente de produit via le canal de vente de la librairie ou de la branche).
Contrats d'achat
Vous pouvez utiliser divers types de contrat d'achat pour représenter les relations commerciales entre le donneur de licence et l'éditeur. Ces types de contrat représentent les aspects spécifiques de chaque relation. Les contrats décrivent le contenu et la validité du droit acquis et définissent la façon dont il peut être utilisé. Les contrats n'ont pas de fonctions différentes concernant les royalties :
● Le contrat d'auteur représente la relation entre l'auteur en tant que donneur de licence et l'éditeur. Le donneur de licence est le titulaire du copyright dans le contrat d'auteur. Cela signifie que, si un groupe d'auteurs est impliqué, vous devez définir la répartition des royalties entre ces auteurs. Si un agent littéraire représente un auteur, le destinataire du paiement est l'agent. Toutefois, le donneur de licence reste l'auteur dans ce cas.
● Vous signez un contrat de contributeur si un livre implique plusieurs contributions, chacune étant dotée d'un copyright. Les royalties payées pour les contributions sont souvent des montants fixes.
● Vous utilisez le contrat d'éditeur si l'éditeur est le donneur de licence dans le rapport contractuel pour une série de livres et si la comptabilité des royalties doit être prise en compte. Dans ce cas, l'éditeur est au moins le titulaire du copyright de la série, mais pas nécessairement des livres individuels qui lui appartiennent. En général, un contrat d'éditeur existe en même temps qu'un contrat d'auteur, avec référence au même copyright ou manuscrit.
● Vous utilisez le contrat d'acquisition des droits si vous avez un rapport contractuel avec un éditeur externe pour l'acquisition des droits. Ce contrat est équivalent au contrat d'auteur.
● Vous utilisez le contrat d'illustrateur/traducteur afin d'obtenir des illustrations ou des traductions pour un projet d'édition. Un droit est également lié aux illustrations et aux traductions.
Les catégories de contrat répertoriées ici sont représentées par un type d'opération dans cette description de configuration. À vous de déterminer si la dernière catégorie de contrat peut être mieux mappée à l'aide des fonctions achats dans la Gestion des articles (SAP MM).
Types de royalties
Les royalties peuvent être définies comme paiement forfaitaire et peuvent être réglées sous forme de paiement unique ou de versements.
Les royalties sur les ventes sont définies comme pourcentage du prix ou comme prix fixe par produit vendu. Dans les deux cas, vous pouvez définir des barèmes ajustant les royalties au nombre d'exemplaires vendus.
Des acomptes sur les royalties escomptées sont souvent convenus avec les donneurs de licence. Ceux-ci sont définis comme paiements uniques ou paiements partiels. Si des paiements partiels sont définis, ils peuvent échoir à la signature du contrat, à la soumission du manuscrit, et au début des ventes. Les acomptes ne sont pas récupérés par les auteurs et sont donc souvent appelés « royalties minimum garanties ». Les royalties sur les ventes sont déduites des acomptes. Cela signifie qu'un paiement n'est effectué que lorsque les royalties sur les ventes dépassent l'acompte.
Décompte des royalties sur les ventes dans le contrat d'achat
Le décompte des royalties sur les ventes est effectué périodiquement. Vous pouvez, par exemple, convenir de périodes de décompte trimestrielles, semestrielles ou annuelles.
Les contrats définissent, parmi les éléments suivants, celui qui est utilisé comme base pour le décompte des royalties :
● Prix de vente brut du livre vendu, ou
● Prix de vente net du livre vendu, ou
● Produit net de la vente de livre.
Les barèmes de royalties sont négociés comme barèmes à intervalles. Des accords sur les royalties en découlent.
Des royalties sur les ventes de 10 % sont convenues pour une quantité vendue inférieure à 3000 exemplaires sur la base du produit net de la vente de livre. Des royalties sur les ventes de 13 % sont convenues pour une quantité vendue supérieure ou égale à 3001 exemplaires. Les royalties calculées sont déduites des acomptes payés.
TVA déductible
La TVA déductible est ajoutée aux royalties à payer si l'auteur est imposable. Des montants sont enregistrés dans des comptes de taxes distincts et validés par l'administration fiscale.
Vous pouvez définir un assujettissement à la TVA nul, à taux plein ou à taux réduit pour un destinataire du paiement. L'assujettissement à la TVA peut également dépendre du produit vendu.
Les taux de TVA sont différents dans chaque pays.
Retenue de l'impôt sur le revenu
La retenue de l'impôt sur le revenu ne peut être pertinente que pour les partenaires étrangers. Elle peut concerner les royalties brutes ou nettes et inclut l'impôt de réunification en Allemagne.
La retenue de l'impôt sur le revenu a été implémentée via la connexion de la facture IPM aux fonctions de déclaration d'honoraires dans la Comptabilité financière.
Contrôle de gestion
Comme indiqué ci-dessus, la gestion des droits est incorporée dans le cycle de processus « De la conception au produit » chez l'éditeur. Dans le Contrôle de gestion, le succès commercial du projet d'édition est évalué lors de l'analyse du compte de résultat par titre. Les coûts de royalties générés par les contrats d'acquisition de droits sont pertinents pour l'analyse du compte de résultat par titre en tant que contribution aux coûts. Ainsi, l'analyse du compte de résultat par titre influence l'intégration d'IPM et du Contrôle de gestion lorsque le droit d'édition est utilisé.
Lors de l'intégration, vous devez faire particulièrement attention à l'interaction entre les objets de données de base dans IPM et ERP, qui représentent les relations entre l'œuvre et le titre. En théorie, un nombre quelconque de titres (éditions média) peut faire référence à une œuvre (IP). Vous pouvez alors affecter les coûts de royalties générés par la vente du titre dans l'analyse du compte de résultat par titre. Le contrat d'achat avec l'auteur est défini par rapport à la division et les royalties sont calculées par rapport à la propriété intellectuelle. IPM doit affecter les coûts de royalties au titre pour l'analyse du compte de résultat par titre. Cette opération est effectuée via le transfert des informations sur l'édition média et le centre de profit de la vente de produit vers IPM, et via la diffusion des coûts de royalties par édition média et centre de profit pour le calcul des royalties à payer. Ce résultat est ensuite transféré à l'analyse de la rentabilité.
Nomenclature document
La description de la configuration des Meilleures pratiques pour la gestion des relations avec les auteurs est divisée en plusieurs documents. Ceux-ci représentent des groupes de tâches que vous devez traiter dans l'ordre suivant :
● Configuration des données d'organisation
● Configuration des caractéristiques des royalties et des droits
● Configuration du contrat de royalties
● Configuration de l'intégration SD
● Définition de l'intégration avec la Gestion comptable
● Options de configuration pour déterminer la TVA déductible IPM