Aufbau einer Arbeitsumgebung für Autoren
Einsatzmöglichkeiten
Der Prozess Aufbau einer Arbeitsumgebung für Autoren beinhaltet Schritte, die von Benutzern mit der Rolle Content-Manager durchgeführt werden.
Der Prozess beinhaltet das Einrichten einer Arbeitsumgebung, in der Autoren in Folgeprozessen Informationen erfassen und veröffentlichen. Der Prozess umfasst die Organisation der Ordnerstruktur, das Festlegen von Berechtigungen und das Einrichten von Service-basierten Publikationsprozessen. Teil des Prozesses ist die Erstellung von Vorlagen und Formularen, mit denen standardisierte Dokumente erzeugt werden können.
Verwendung des Prozesses
Dieser IT-Prozess ist Bestandteil des folgenden IT-Szenarios:
IT-Szenario |
Szenariovariante |
Erstellung, Veröffentlichung und Bereitstellung von Inhalten |
Voraussetzungen
Die Prozessschritte der Variante Integration und Verwaltung von Inhalten wurden durchgeführt:
● Ein oder mehrere Repositories wurden integriert.
● Metadaten wurden definiert.
● Die Indizierung wurde durchgeführt.
● Die Benutzungsoberfläche wurde konfiguriert.
Ablauf
Der folgende IT-Prozess läuft in der Verwendungsart Enterprise Portal (EP) ab:
...
1. Ordnerstruktur organisieren
Legen Sie in Repositories neue Ordner an, in denen Autoren in Folgeprozessen Informationen erstellen können. Mit Hilfe von Links können Sie Repository-übergreifende Navigationsstrukturen aufbauen. Ebenso können Sie Ordner oder Dokumente an andere Orte kopieren oder verschieben.
Wahlweise können Sie auch mit den vorhandenen Ordnerstrukturen der eingebundenen Repositories arbeiten.
2. Berechtigungen festlegen
Nachdem Sie die Ordnerstruktur angelegt haben, sollten Sie Zugriffsrechte auf die enthaltenen Objekte verteilen. Mit Hilfe von Berechtigungen können Sie Benutzergruppen Zugriff auf Ordner und Dokumente gewähren. Zum Setzen und Prüfen von Berechtigungen und Serviceberechtigungen können Sie das iView Berechtigungen verwenden.
3. Genehmigungsprozess einrichten
Ein Genehmigungsprozess ermöglicht es, Dokumente vor ihrer Publikation von einer oder mehreren Personen prüfen zu lassen. Zuvor müssen Sie festlegen, welche Genehmigungsschritte erforderlich sind und welche Personen, Gruppen oder Rollen für die Genehmigung zuständig sind.
4. Zeitabhängiges Publizieren aktivieren
Mit der Funktion Zeitabhängiges Publizieren können Sie Dokumente für einen fest definierten Zeitraum veröffentlichen. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie zunächst in jedem gewünschten Ordner die Funktion Zeitabhängiges Publizieren aktivieren.
5. XML-Formulare erstellen
Sie legen mit der Anwendung XML Forms Builder Formulare an. Mit Hilfe der Formulare können Autoren in Folgeprozessen standardisierte Informationen erfassen, die in einem vom Formular vorgegebenen Layout im HTML-Format angezeigt werden.
6. Vorlagen erstellen
Sie legen auf dem lokalen PC mit Anwendungssoftware Dokumente an, die in Folgeprozessen als Vorlagen dienen.
7. Vorlagen zuordnen
Damit Benutzer des Portals in einem Ordner standardisierte Dokumente mit vorgegebenen Inhalten (Vorlagen) anlegen können, müssen vorher die gewünschten Vorlagen dem KM-Ordner zugeordnet werden.
Ergebnis
Die Arbeitsumgebung für Autoren ist aufgebaut.