Gemeinsamen Zugriff auf Abteilungsdokumente bereitstellen 

Verwendung

Als Content-Manager verwalten Sie eine Ordnerstruktur, in der die Mitarbeiter einer Abteilung Dokumente zum gemeinsamen Zugriff sichern.

Benutzer können über einen zentralen Einstiegspunkt im Portal auf diese Dokumente zugreifen und Funktionen nutzen, die Ihr Administrator konfiguriert hat, wie z. B. Suche, Subskriptionen, persönliche Notizen oder Feedback.

Sie haben die zentrale Kontrolle über die Ordnerstruktur und können z. B. für bestimmte Ordner eine kontrollierte Publikation der Dokumente vorschreiben. Um Benutzer bei der Dokumenterstellung zu unterstützen und gleichzeitig Konsistenz zu gewährleisten, können Sie Vorlagen bereitstellen.

Voraussetzungen

Im Wurzelordner der Struktur sind Sie als Berechtigungseigner eingetragen und besitzen alle Berechtigungen für die gesamte Ordnerstruktur.

Vorgehensweise

...

       1.      Legen Sie Ordner an.

Siehe: Ordner anlegen

       2.      Legen Sie Berechtigungen für die Ordner fest.

Siehe: Berechtigungen festlegen

Optionale Schritte

●      Legen Sie die Darstellung von Ordnern im Portal fest.

Siehe: Darstellung von Ordnern festlegen und Dokumente in einem Ordner manuell anordnen

●      Richten Sie das Publizieren von Dokumenten mit oder ohne Genehmigungsprozess ein.

Siehe: Publizieren mit Genehmigungsprozess einrichten und Publizieren ohne Genehmigungsprozess einrichten

●      Aktivieren Sie die Funktion Zeitabhängiges Publizieren.

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, können Autoren Dokumente mit einem Gültigkeitszeitraum versehen. Die Dokumente sind nur innerhalb dieses Gültigkeitszeitraums sichtbar.

Siehe: Zeitabhängiges Publizieren einrichten

●      Aktivieren Sie die Versionierung von Dokumenten.

Siehe: Versionierung aktivieren

●      Stellen Sie Vorlagen für Dokumente bereit.

Benutzer können direkt im Portal neue Dokumente anlegen, die auf diesen Vorlagen basieren.

Siehe: Vorlagen bereitstellen