Pflichtangaben für die externe Kommunikation verwalten 

Verwendung

Je nach Rechtslage kann ein Unternehmen verpflichtet sein, spezifische Angaben in die schriftliche Geschäftskommunikation zu integrieren. Beispielsweise ist nach einer geltenden EU-Richtlinie seit Anfang des Jahres 2007 vorgeschrieben, dass sämtliche geschäftliche Korrespondenz einschließlich E-Mail und Fax bestimmte Pflichtangaben enthalten muss.

Im Rahmen dieser Pflichtangaben wurde eine neue Pflegetransaktion zum Generieren und Verwalten von Pflichtangaben für externe Kommunikation entwickelt für Kunden, die das SAP-System zum Versenden von E-Mails und Faxdokumenten verwenden und sicherstellen möchten, dass die notwendigen Angaben entsprechend dem geltenden Gesetz in der Geschäftkorrespondenz dargestellt werden.

Voraussetzungen

●      Ihr Unternehmen hat geprüft, ob und welche Pflichtangaben notwendig sind.

●      Sie verwenden SAPconnect und das SMTP-Plugin zum Anschluss Ihres Mailservers bzw. Faxservers und möchten in ausgehende E-Mails und Faxdokumente Pflichtangaben einfügen.

●      Je nach verwendetem SAP Basis- bzw. SAP NetWeaver-System müssen Sie eines der folgenden Support Packages installiert haben:

○       SAPKB70014

○       SAPKB64021

○       SAPKB62063

Vorgehensweise

Gehen Sie wie folgt vor, um Pflichtangaben im SAP-System zu verwalten:

...

       1.      Schritt 1: Pflichtangaben für Unternehmensbereiche festlegen

Sie können verschiedene Pflichtangaben für Ihre unterschiedlichen Unternehmensbereiche anlegen und diese Dokumente Benutzern, Firmenadressen, E-Mail-Domänen bzw. Faxnummern zuweisen.

Falls Sie keine Unterteilung in unterschiedliche Bereiche wünschen, überspringen Sie diesen Schritt und fahren gleich mit Schritt 2 fort.

       2.      Schritt 2: Standardpflichtangaben anlegen

Sie legen ein Dokument als Standardpflichtangaben an. Dieser Standardtext wird immer dann verwendet, wenn keine andere Zuordnung ermittelt werden kann.

       3.      Optionaler Schritt 3: Ausnahmen für Pflichtangaben definieren

Sie definieren ggf. Ausnahmen, für die keine Pflichtangaben eingefügt werden sollen.

Eine solche Ausnahme könnte ein technischer Benutzer sein (z. B. DDIC), der in keinem Zusammenhang mit geschäftlicher Korrespondenz steht und für die interne Kommunikation gedacht ist.

       4.      Optionaler Schritt 4: Pflichtangabenzuweisung testen

Sie haben die Möglichkeit auf Basis des Benutzers, der E-Mail-Adresse oder Faxnummer die Pflichtangabenzuweisung zu testen.

       5.      Schritt 5: Pflichtangabenverwaltung aktivieren

Abschließend aktivieren Sie die Pflichtangabenverwaltung.

Beim Aktivieren müssen Sie sich entscheiden, ob die Pflichtangaben anwendungsgesteuert eingefügt werden sollen oder ob Sie den sicheren Modus wählen und die Pflichtangaben immer einfügen:

○       Wenn Sie sich für die anwendungsgesteuerten Pflichtangaben entscheiden, bestimmen die Anwendungen, ob Pflichtangaben eingefügt werden sollen. Die Auswahl der Pflichtangaben erfolgt über den Absender der Nachricht.

○       Im sicheren Modus werden die Pflichtangaben immer eingefügt, außer wenn die Anwendung an der Schnittstelle zum Senden festgelegt hat, dass bereits Pflichtangaben im Dokument vorhanden sind.

Ergebnis

Wenn alle oben genannten Schritte erfolgreich durchgeführt wurden, werden die Pflichtangaben automatisch in die entsprechende Geschäftskorrespondenz integriert.

 

Die Vorteile dieser Vorgehensweise sind:

●      Sie haben je nach Unternehmenssituation die Wahl zwischen inaktivem, anwendungsgesteuertem oder sicherem Modus zur Aktivierung der Pflichtangaben.

●      Sie können bei der Zuordnung der Pflichtangaben die verschiedenen Bereiche in Ihrem Unternehmen berücksichtigen.

●      Sie können sicherstellen, dass bei fehlender Zuordnung zumindest ein Standardtext mitgegeben wird.

●      Sie können Ausnahmen definieren, für die keine Pflichtangaben notwendig sind, z. B. technische Benutzer.

●      Sie können die Pflichtangabenzuordnung testen.