Ausführen einer Berichtsgruppe 

Verwendung

Den letzten Schritt der Definition einer Berichtsgruppe bildet die Ausführung der Berichtsgruppe.

Wenn Sie eine Berichtsgruppe ausführen, selektiert das System die Daten für den Bericht der Berichtsgruppe anhand der von Ihnen angegebenen Selektionskriterien. Das System selektiert die Daten entweder aus der Original-Datenbank oder aus einer Extraktdatei.

Wenn das System die Daten aus der Original-Datenbank selektiert, muss es die relevanten Datensätze zunächst selektieren und dann formatieren. Je nach dem Umfang der Daten kann der Selektionsprozess sehr zeitaufwendig sein, besonders wenn eine große Datenmenge analysiert wird.

Um die Verarbeitungszeiten zu verbessern, empfehlen wir, Ihre Berichte periodisch in Extrakten zu sichern. Ein Extrakt enthält nur die Daten, die zum Anzeigen eines Berichts erforderlich sind (einschließlich der Strukturinformationen). Wenn Sie einen Extrakt aufrufen, liest das System daher eine geringere Anzahl von Datensätzen aus der Extraktdatei. Aus diesem Grund erhalten Sie i. a. wesentlich günstigere Verarbeitungszeiten, wenn Sie mit Extrakten arbeiten.

Funktionsumfang

Sie haben die Wahl zwischen Berichtsgruppe ausführen und Berichtsgruppe im Hintergrund ausführen. Wenn Sie eine Berichtsgruppe ausführen, stellt das System fest, ob für die von Ihnen angegebenen Selektionskriterien bereits Datenextrakte existieren. Wenn dies der Fall ist, werden die bereits vorhandenen Extrakte vom System in einem Dialogfenster aufgelistet. Zusätzlich können Sie in der Liste die Option Neuesten Extrakt anzeigen auswählen. Sie können den Extrakt auswählen, den Sie anzeigen wollen.

Wenn für die von Ihnen angegebenen Selektionskriterien noch keine Datenextrakte existieren, selektiert das System die Daten aus der Datenbank und gibt den Bericht aus. Sie können auf die in einer Extraktdatei abgelegten Daten jederzeit zurückgreifen und diese Daten analysieren, ohne die System-Performance hierdurch zu beeinträchtigen.

Wenn Sie einen Release-Wechsel durchführen, werden alle als Extrakte gesicherten Berichte gelöscht, da der Report Writer alle Berichtsgruppen neu generiert. Die Extrakte werden jedoch nicht gelöscht, wenn Sie lediglich den Korrekturstand Ihres SAP-Systems ändern.

Wenn Sie einen Release-Wechsel vornehmen und die Berichtsliste sichern wollen, müssen Sie die Spool-Liste mit der Druckfunktion archivieren. Im Dialogfenster Drucken müssen Sie hierzu den Archivierungsmodus auf Nur archivieren oder auf Drucken und archivieren setzen. Archiviert wird in diesem Fall eine Spool-Datei. Auf diese archivierte Spool-Datei können Sie später zurückgreifen, um Ihre Berichtsliste auszudrucken.

Beim Ausführen von Berichtsgruppen haben Sie darüber hinaus folgende Möglichkeiten:

·        Variieren der Eingabeparameter der Berichtsgruppe. Verwenden Sie hierzu die Funktion Mehrfach selektieren.

Die Mehrfachselektion sollten Sie nur falls unbedingt notwendig verwenden (z. B. bei einer Variation über einen Kostenrechnungskreis im Gemeinkosten-Controlling).

Die Berichte Ihrer Berichtsgruppe sollten alle dieselben Variablen enthalten, damit die Eingabeparameter für alle Berichte der Berichtsgruppe verwendet werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Berichtsdaten variieren.

·        Selektieren Sie Daten, die in Archivdateien gesichert wurden, und geben Sie diese Daten aus.

·        Nehmen Sie die Selektion der Berichtsdaten, die Ausgabe des Berichts und die Variation der Eingabeparameter im Hintergrund vor.

Um die Verarbeitungszeit zu optimieren, sollten Sie zur Ausführung von Berichten, die große Datenmengen beinhalten, die Hintergrundverarbeitung verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Berichtsgruppen im Hintergrund ausführen.

·        Legen Sie zur Ausführung von Berichten im Hintergrund Varianten an. Weitere Informationen finden Sie unter Varianten für Berichtsgruppen anlegen.

Weitere Informationen über das Bearbeiten ausgegebener Berichte finden Sie unter Bearbeitung ausgegebener Berichte.