Correspondance 

Utilisation

La fonction Correspondance vous permet de créer des lettres spécifiques pour les transactions financières gérées dans le système.

Vous pouvez envoyer cette correspondance directement depuis le système par télécopie ou e-mail ou par fichiers SWIFT ou IDocs (dans les domaines Marché monétaire et Devises) ou l'imprimer.

Cette correspondance peut être utilisée comme type de documentation interne pour les transactions financières (bordereaux de négociation) ainsi que pour comparer les transactions financières conclues avec des partenaires à l'aide de la correspondance externe qui peut également être confirmée par la contrepartie.

Conditions préalables

·        En sélectionnant « Définir types de correspondance » dans le Customizing, vous devez d'abord créer les différents types de correspondance. Pour chaque type de correspondance, vous devez spécifier les informations suivantes :

¡        s'il s'agit d'un type de correspondance interne ou externe ;

¡        si vous voulez que la correspondance soit archivée (code Archivage optique) ;

Objet de gestion BUS2042, catégorie de document TRO_CONF

¡        si vous voulez empêcher la correspondance d'annulation initiale d'être générée pour des types de correspondance externes ;

¡        dans quel langue vous voulez que la correspondance soit ;

¡        pour créer des IDocs, vous pouvez définir le type de partenaire et le numéro du partenaire ici. Ces paramètres sont utilisés pour déterminer un port récepteur dans l'interface de communication SAP de base. Les scénarios suivants sont possibles :

§         Saisissez un type de partenaire et un numéro du partenaire. Cela signifie que tous les IDocs sortants pour ce type de correspondance sont envoyés via ce port.

§         Saisissez uniquement un type de partenaire. Ainsi, pour chaque IDoc de ce type de correspondance, le numéro du partenaire correspond au nom du partenaire. Par conséquent, chaque IDoc est envoyé via un port spécifique.

§         Vous pouvez également affecter le type de partenaire et le numéro de partenaire individuellement dans l'exit client (RFTBCOEX).

·        En sélectionnant Définir les événements de correspondance, vous pouvez définir au niveau de la société à quel moment vous voulez que la correspondance soit créée et le type de correspondance et le formulaire (SAPscript) avec lesquels l'opération est effectuée. Vous devez également effectuer ce paramétrage pour le fichier SWIFT et le support IDoc, c'est-à-dire même lorsqu'aucun formulaire SAPscript n'est exigé.

¡        Ici, vous définissez les événements de correspondance auxquels vous voulez affecter les types de correspondance requis avec les formulaires requis à l'aide du type de produit, du type de transaction et des catégories d'événements.

Exemple d'un événement de correspondance :

Dans la société 0001, vous voulez générer une correspondance externe (001) pour des achats d'obligations porteuses d'intérêts fixes (type de produit 041) pour l'événement Contrat (20). L'entrée se présente comme suit :

Sté	Type prod.	Type trans.	Cat. événement	Type corresp.	Formulaire
0001	04I	100	20	001	F_TR_CONFIRM_ALL

Dans un formulaire, vous pouvez spécifier un texte standard avec une mise en forme définie par l'utilisateur. Lorsque la correspondance est créée, le texte est affiché avec les données de la transaction en cours. Vous pouvez définir différents textes standard pour différents types de produit, types de transaction, événements, etc.

Les formulaires SAPscript fournis avec le système (modèle de Customizing) F_TR_CONFIRM_ALL (lettres de confirmation types pour la correspondance externe) et F_TR_DEALER_ALL (lettres de confirmation types pour la correspondance interne) sont décrits dans la documentation sur les formulaires.

Pour obtenir des informations techniques sur la création de formulaires SAPscript dans les confirmations TR, voir Structure des formulaires SAPscript dans les confirmations TR

¡        Vous pouvez également spécifier si vous voulez que la correspondance soit générée automatiquement pour chaque événement de correspondance. Dans ce cas, automatiquement signifie que l'enregistrement prévisionnel de la correspondance est exécuté dès que vous sauvegardez l'événement significatif pour la correspondance.

Si vous n'activez pas ce code, l'enregistrement prévisionnel de la correspondance est effectué lorsque vous sauvegardez l'événement significatif pour la correspondance. La correspondance est ensuite créée à l'aide du programme Correspondance envoyée.

Procédure : génération d'enregistrements prévisionnels de la correspondance

¡        La correspondance externe pertinente pour le statut peut être confirmée par la contrepartie. Pour cela, paramétrez le code « Confirmation de la contrepartie requise » pour rendre la confirmation de la contrepartie obligatoire pour cet événement de correspondance.

·        Dans les événements du Customizing Définir options imprimante et Définir options télécopie (spool) (les paramétrages de Définir options télécopie (spool) s'appliquent uniquement si vous utilisez l'interface de communication de base SAPcomm), spécifiez l'imprimante ou le télécopieur que vous voulez utiliser pour les événements de correspondance de chaque société. Vous pouvez également définir plusieurs autres entrées spécifiques pour l'impression ou la télécopie (édition immédiate oui/non, entrées pour nommer les ordres spool, etc.).

Lorsque vous avez terminé les paramétrages de la correspondance dans le Customizing des domaines d'application, vous pouvez demander à l'activité IMG « Contrôler » de vérifier ces paramétrages.

·        Pour lacorrespondance externe, vous devez également gérer les informations permanentes de la correspondance de chaque partenaire dans les données de base du partenaire. Cela signifie que les types de correspondance externes peuvent être gérés indépendamment des partenaires.

Pour chaque partenaire, spécifiez au niveau du type de contrat, de lacatégorie de produit, du type de produit et du type de transaction pour chaque type de correspondance externe si vous voulez que la correspondance soit créée et, si c'est le cas, à l'aide de quel support (impression, télécopie, e-mail, SWIFT ou IDoc).

Si aucune affectation n'a été réalisée dans les informations permanentes du partenaire, aucune correspondance externe n'est générée pour les transactions financières réalisées avec ce partenaire.

Pour pouvoir envoyer la correspondance par e-mail, vous devez installer l'interface de communication SAPconnect. (Voir aussi : numéro de note : 152474)

Vous pouvez également préciser pour chaque partenaire si une confirmation de la contrepartie est requise.

Dans la zone F (Support de transfert principal pour statut de correspondance),déterminez le support qui possède le statut principal parmi ceux sélectionnés. (Pour plus d'informations, voir l'aide F1 de cette zone.)

·        Dans l'activité IMG Modifier le pilotage des messages des paramètres généraux du Gestionnaire de transactions, vous pouvez utiliser le type de message (I, W, E, -) pour déterminer la séquence de traitement d'une transaction financière pour le type de correspondance pertinent pour le statut de l'événement de transaction. Vous pouvez effectuer ces paramétrages pour tous les utilisateurs (nom d'utilisateur indiqué) ou pour des utilisateurs individuels.

Quand des messages sont-ils édités ?

Statut niveau événement Correspondance envoyée	Statut niveau événement Confirmations reçues	Événement/message
Non requis	Non requis	-
Requis	Non requis	Transition, par exemple : Débouclage ® T0 828 Prorogation ® T0 828
Requis	Requis	Transition, par exemple : Débouclage ® T0 827 Prorogation ® T0 827
Exécuté	Requis	Transition, par exemple : Débouclage ® T0 829 Prorogation ® T0 829
Exécuté	Rapproché	Modification ® T0 843

Les désignations synthétiques des messages se présentent comme suit :

T0 827	La confirmation et la confirmation de la contrepartie n'ont pas encore été exécutées.
T0 828	La confirmation (type de correspondance X ; support Y) n'a pas encore été exécutée.
T0 829	La confirmation de la contrepartie n'a pas encore été rapprochée.
T0 843	L'événement en cours a déjà été confirmé par la contrepartie.

Types de message :

W = Avertissement

E = Erreurs

I = Note dans la fenêtre

- = Message désactivé

Exemple :

Si vous définissez le message T0 843 en tant que message « E » pour l'utilisateur « EXEMPLE », cet utilisateur ne peut plus modifier une transaction déjà confirmée par la contrepartie.

Fonctionnalités

·        Il existe deux types de correspondance :

¡        correspondance externe (par exemple, confirmations) ;

¡        correspondance interne (par exemple, bordereaux de négociation).

·        Les enregistrements prévisionnels générés pour la correspondance peuvent être exécutés automatiquement lorsque l'événement significatif pour la correspondance est sauvegardé ou être d'abord sauvegardés, puis exécutés à l'aide de l'état « Correspondance envoyée ».

·        Les données des transactions financières sont préparées et introduites dans les lettres de confirmation (formulaires).

La correspondance peut être éditée par une imprimante ou un télécopieur. Elle peut également être envoyée directement par e-mail depuis le système.

Pour les transactions de dépôts à terme et les opérations de change, vous pouvez également créer des fichiers SWIFT (MT300, MT320) ou des IDocs.

·        Vous pouvez également gérer un statut de confirmation de la contrepartie pour la transaction dans le système.

Après avoir paramétré le code « Confirmation de la contrepartie requise » dans « Informations permanentes correspondance » ou dans le Customizing en sélectionnant « Définir événements de correspondance », vous pouvez utiliser les fonctions suivantes pour obtenir la confirmation des transactions par la contrepartie :

¡        Dans les domaines Marché monétaire et Devises, les transactions sont confirmées par la contrepartie à l'aide de la fonction « Confirmations reçues ».

¡        Dans les autres domaines, vous pouvez utiliser la fonction « Moniteur de correspondance » pour rapprocher les événements de correspondance qui exigent une confirmation de la contrepartie.

·        Les lettres de correspondance peuvent être archivées (archivage optique). Vous accédez à la correspondance archivée à partir de l'affichage des transactions. Si vous êtes dans le mode d'affichage/de modification d'une transaction, vous pouvez afficher les événements de correspondance en sélectionnant Saut dans le menu. En double-cliquant sur une ligne de la synthèse de correspondance, vous activez le lien aux archives et vous pouvez afficher le document. Le contenu du fichier est affiché pour la correspondance SWIFT.

·        Le statut de confirmation (c'est-à-dire, les informations relatives à l'heure, à l'événement, au responsable de la procédure, au formulaire utilisé et à la catégorie de message des confirmations) est enregistré dans la transaction.

Le pilotage des messages permet au système de vérifier pour chaque transition si la confirmation envoyée de l'événement précédent a déjà eu lieu et, si c'est le cas, si la correspondance a déjà été rapprochée dans le cas où une confirmation de la contrepartie est nécessaire. Lorsque l'événement est modifié, le système vérifie si la transaction à modifier a déjà été confirmée par la contrepartie.

·        Moniteur de correspondance

Le moniteur de correspondance propose les fonctions de traitement et de suivi suivantes :

¡        une synthèse du statut de traitement actuel ;

¡        une fonction pour paramétrer le statut de confirmation de la contrepartie sur « Rapproché » ;

¡        une fonction qui vous permet d'exécuter la correspondance planifiée directement depuis le moniteur ;

¡        une fonction pour répéter la correspondance qui a déjà été générée ;

¡        une option pour accéder à la gestion des IDocs ;

¡        une fonction pour accéder à l'historique de la transaction ;

¡        une fonction pour afficher l'archivage optique ;

¡        une fonction pour supprimer les enregistrements prévisionnels de la correspondance ;

¡        une fonction pour réinitialiser une confirmation de la contrepartie qui a été paramétrée manuellement.

·        La fonctionChangement d'imprimante vous permet de contrôler la manière dont la correspondance est affectée à une imprimante dans le Customizing. Cela peut s'avérer nécessaire lorsque l'imprimante que vous voulez utiliser est hors service.

Voir aussi :

·        Informations permanentes pour la correspondance dans les données de base du partenaire

·        Génération d'informations permanentes pour la correspondance

·        Correspondance envoyée

·        Confirmations reçues (seulement pour le marché monétaire et les devises)

·        Génération de fichiers SWIFT (seulement pour le marché monétaire et les devises)

·        Moniteur de correspondance

·        Fonction Changement d'imprimante

·        Voir aussi la documentation pour les activités IMG mentionnées dans les conditions préalables.